Home Starten Bedrijfsvoering Marketing Ontwikkelen Netwerken Forum
Home
 
U bent hier: Home Bedrijfsvoering Administratie Fysieke administratie

Fysieke administratie

De formele vereisten waaraan een administratie moet voldoen, zijn bekend. Maar hoe richt je de papierwinkel in?

Verdeel je documenten in bakken

Koop een paar ordners, een setje tabbladen en een aantal bakken om documenten tijdelijk in te bewaren. Veel boekhouders adviseren (ongeveer) het volgende systeem, waarbij je een onderscheid maakt tussen zowel inkomende en uitgaande documenten. De inhoud van de bakken is bedoeld om de dagelijkse post en andere documenten snel te sorteren.

Je maakt zeven bakken:

  1. Uitgaande facturen. Hierin komen de documenten die je nodig hebt om deze op te maken. Bijvoorbeeld de urenlijsten per project waar je aan werkt.
  2. Inkomende facturen. Hierin bewaar je tijdelijk de de rekeningen van leveranciers die je zelf moet betalen.
  3. Contante uitgaven, ook wel genoemd: kas. Hierin komen alle bonnen van contante betalingen.
  4. Rekeningen die betaald zijn via je privérekening (bijvoorbeeld een telefoonrekening).
  5. Alle bankafschriften.
  6. Belastingzaken.
  7. Contracten en vergelijkbare documenten die met opdrachtgevers en leveranciers verband houden, maar niet met belastingzaken.

Van bakken naar een ordner

Je bewaart de documenten tijdelijk in de bakken. Uiteindelijk verhuizen ze allemaal naar verschillende secties van een ordner, gescheiden door tabbladen. Deze ordner lever je eens per kwartaal in bij je boekhouder voor de aangifte van de btw, tenzij je die zelf verzorgt.

De verhuizing van je documenten naar een ordner is eenvoudig voor de bak met uitgaande facturen (1), belastingzaken (6) en contracten (7). Deze hevel je op gezette tijden over naar de corresponderende sectie in je ordner. Eens per kwartaal moet je dit minimaal doen, maar eens per maand is beter.

  • Maak de uitgaande facturen (1) op basis van wat er in de bak uitgaande facturen zit (urenlijsten bijvoorbeeld). Verstuur de facturen en stop een kopie ervan in de corresponderende sectie van je ordner. Orden ze op nummer.
  • Splits de bak met belastingpapieren (6) door middel van tabbladen naar secties over btw, inkomstenbelasting, ziektekosten en een sectie algemeen (voor belastingzaken die niet in een van deze categorieën passen).
  • Orden de contracten en vergelijkbare documenten (7) op alfabet.

Voor de bakken 2 tot en met 5, die met je uitgaven te maken hebben, is het iets ingewikkelder. Het principe is echter simpel: van elke uitgave moet je kunnen verantwoorden dat je die voor je bedrijf hebt gedaan. Dus achter een afschrift van je zakelijke bankrekening komt het 'bewijsstuk' hiervan: een factuur of een bon. De bak met de bankafschriften wordt dus samengevoegd met de drie bakken met rekeningen, zowel de zakelijke, de privé- als de contante uitgaven. De manier waarop dit gebeurt, verschilt per soort uitgave:

Bak 2: inkomende facturen:

  1. Wanneer een factuur binnenkomt, stop je deze in de bak inkomende facturen.
  2. Zodra je de factuur betaald hebt, stop je deze in de bak met bankafschriften.
  3. Als je de factuur wilt boeken (of als je boekhouder dat doet), stop je voor de overzichtelijkheid het corresponderende bankafschrift voor de factuur. De facturen en afschriften verhuizen vervolgens naar een sectie tussen tabbladen van een ordner.

Bovenstaand lijstje is vrij eenvoudig, omdat je een inkomende factuur rechtstreeks betaalt via je zakelijke rekening. Met contante uitgaven of uitgaven via je privérekening moet je nog een extra stap doen.

Bak 3: contante uitgaven of kas

Net als inkomende facturen moeten ook contante uitgaven op je zakelijke rekening komen te staan. Een manier om dit te doen is door bijvoorbeeld honderd euro op te nemen van je zakelijke rekening. Stel dat je vervolgens 96 euro hiervan contant uitgeeft aan kantoorspullen. Alle bonnetjes komen dan achter het bankafschrift in een mapje. Dit doe je eens per kwartaal. De resterende vier euro wordt dan als privé geboekt.

Bak 4: privérekeningen

Sommige zakelijke uitgaven betaal je in eerste instantie via de privérekening. De kosten die je privé maakt, tel je eens in de zoveel tijd bij elkaar op en dat bedrag maak je dan over van je zakelijke naar je privérekening. Verder werkt het net als bij de gewone inkomende facturen.

En dan?

Een administratie die op deze manier geordend is, is geschikt om er de aangifte btw, de aangifte inkomstenbelasting en de jaarrekening op te baseren. Als je dit door je boekhouder laat doen, breng je de ordner eens per kwartaal naar hem toe voor de btw-aangifte. Je hoeft dan niet de hele ordner te geven, maar alleen de stukken uit de betreffende periode (bijvoorbeeld aan een prikkertje met tabbladen tussen de verschillende secties). Dit betekent dan wel dat je precies moet weten welke stukken je moet overhandigen. Als je hier vanaf wilt zijn, lever je gewoon de hele ordner in. Langer dan een week hoef je deze niet te missen.

Bronnen

Inhoudelijk adviseur: Raad Amsterdam

Auteur: Erik Weijers

http://www.lancelots.nl/bedrijfsvoering/administratie/fysieke-administratie Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2017 ColofonAdverteren