Facturen incasseren (bij een wanbetaler)
Als het goed is, heb je in je algemene voorwaarden de betalingstermijn vastgelegd. Ook op de factuur zelf staat een vervaldatum. Toch overkomt het vroeg of laat iedere freelancer: de klant betaalt niet. Wat doe je dan?
Als je de juiste stappen zet, krijg je vrijwel elke factuur betaald (met uitzondering van faillerende klanten, facturen die terecht worden betwist, en dergelijke):
Factureer op tijd. Tijdig factureren stimuleert tijdig betalen. En omgekeerd ...
- Je klant herinneren aan de factuur (zie hieronder).
- Wettelijke handelsrente in rekening brengen.
- Een sommatie sturen.
- De factuur voor incasso uit handen geven.
- De goederen terughalen
Het is verstandig hierbij vaste procedures en een vast tijdpad te hanteren, ofwel om planmatig te incasseren. Denk gedurende het hele proces ook aan het belang van dossiervorming.
Herinneren
Als een klant je factuur niet op tijd betaalt, stuur je een brief waarin je meldt dat de betalingstermijn van factuur x is verstreken en waarin je vriendelijk verzoekt om de betaling zo spoedig mogelijk in orde te maken.
Een creatief idee om je factuur beter te laten opvallen in de grote stapel van de opdrachtgever kregen we van personal brainstormer Marijke Krabbenbos: maak je factuur op felgeel A3-formaat papier. Reken maar dat hij niet meer over het hoofd wordt gezien.
Zie deze eerste herinnering als normale zakelijke communicatie met je klant, niet als een juridisch dreigement gericht aan je grootste vijand. Soms gaat er onbedoeld iets mis met de betaling, zeker bij grote organisaties. Maak er een vriendelijke, maar zakelijke brief van. Noem in de brief de datum waarvoor het geld ontvangen moet zijn, bijvoorbeeld twee weken na dagtekening van de brief.
Als je de opdrachtgever redelijk goed kent, kun je ook opbellen en vragen wat de stand van zaken is. Soms kun je hiervoor bij je normale contactpersoon terecht, soms bij de budgethouder, soms bij de boekhouder of de financiële administratie. Je zult in de praktijk moeten uitzoeken wat bij jouw klant het beste werkt.
In de fase van het herinneren is het niet verstandig om te dreigen met vervolgstappen. Dat komt onvriendelijk over en geeft een wanbetaler aanwijzingen hoe lang hij het betalen nog kan uitstellen. Noem een herinnering dus ook niet "eerste herinnering", want dan is wel duidelijk dat er nog een tweede komt.
Sommige bedrijven betalen standaard pas na een herinnering. Overweeg dus om een korte betalingstermijn te hanteren, bijvoorbeeld twee weken.
Wanneer de factuur na de eerste herinnering nog niet wordt betaald, kun je een tweede herinnering sturen, die wat strenger geformuleerd is. Je kunt deze stap ook overslaan, dat is een kwestie van stijl. Als het gaat om een goede klant met wie je een normale relatie hebt, dan is het zeker aan te raden om een tweede herinnering te sturen en nog even te bellen voordat je formele stappen zet.
Voorbeeldbrieven:
Als de klant wel wil, maar niet kán betalen, spreek dan een betalingsregeling af. Bespreek met de klant wat haalbaar is en bevestig deze afspraak schriftelijk. Leg ook vast dat de regeling een gunst is: zodra de klant zich er niet aan houdt, stap je meteen naar een advocaat of deurwaarder.
Factureer bij langlopende opdrachten maandelijks en schort je werkzaamheden op als de klant niet betaalt.
Auteur: René Pijlman
Bewerking: Marieke van Osch
Met dank aan: Olaf van der Linden, advocaat