• Zou je nu die nieuwe printer kopen als je wist dat je volgende maand zwaar in de rode cijfers kwam?
• Had je maar meer geld gereserveerd voor ziekte en andere tegenvallers! Maar ja, het kwam er steeds niet van.

Met een goed financieel beleid voorkom je dat je halverwege het jaar met zulke problemen wordt geconfronteerd. Je weet dan wat je kunt verwachten en wat je moet binnenhalen om je kosten en natuurlijk je eigen salaris te dekken. Bovendien voorkom je dat je rood komt te staan en moet lenen, terwijl dat niet hoeft. En dat is ook een bespaartip: probeer rood staan te voorkomen.

Je hebt een goed financieel beleid als je:

• duidelijke doelstellingen voor je bedrijf hebt en weet hoe je die wilt behalen. Deze doelstellingen heb je vertaald in financiële doelstellingen. Dit staat bijvoorbeeld in je ondernemingsplan of in een apart financieel plan.
• weet wat de (huidige) kosten van je bedrijf zijn, bijvoorbeeld omdat je een begroting hebt opgesteld en je een goede administratie bijhoudt.
• een plan hebt hoe je je doelstellingen gaat realiseren. Dit staat ook in je ondernemingsplan.
• goede afwegingen kunt maken omdat je financiële prioriteiten hebt gesteld.

Neem bijvoorbeeld de volgende eenvoudige doelstelling: ik wil elke maand een salaris van 2.000 euro en ik wil me verder ontwikkelen in mijn werk. Deze kun je vertalen naar:

• Ik reserveer 15 procent van mijn omzet voor opleiding en ontwikkeling.
• Ik betaal mezelf elke maand 2.000 euro salaris uit.
• Ik reserveer 2.000 euro voor vervangingsaankopen.
• Als ik jaarlijks 6.000 euro aan kosten maak, zal ik zo'n 45.000 euro aan omzet moet binnenhalen om mijn inkomens- en investeringsdoel te realiseren.

Als je weet welke andere kosten je als freelancer maakt en een inzicht in wat je wilt verdienen, kun je de benodigde omzet berekenen. Maar dat is nog iets anders dan het ook binnenhalen ervan.

In de praktijk staan geen van beide posten (omzet en kosten) natuurlijk vast. Je kunt niet aan het begin van het jaar zeggen hoeveel omzet je gaat halen. En je kunt je kosten drukken door wat te besparen of juist meer uit te geven en te investeren. Maar door het overzicht weet je waar je staat ten opzichte van je plan. Stel: je haalt minder omzet binnen dan gepland, dan weet je meteen dat je maatregelen moet nemen.

Wat zijn jouw doelstellingen voor je bedrijf? Wat wil je aan het eind van het jaar en over vijf jaar bereikt hebben? Wat betekenen deze ambities voor je financiën? Waar moet je geld voor reserveren? Hoe ga je die reservering financieren? Extra klanten?

Als je financieel gezien twee linkerhanden hebt

Als je niet zo'n financieel talent bent, kun je de financiële doelstellingen van je bedrijf en het opstellen van een begroting overdragen aan een financieel adviseur of boekhouder. Die is er sneller en beter in. Jij kunt je beter met je eigen vak bezig houden. Toch?

Nee! Schakel niet alleen een adviseur in om ervan af te zijn. Je kunt de verantwoordelijkheid over jouw financiën niet klakkeloos aan een ander overlaten. Daarvoor is het te belangrijk. Gebruik een adviseur om van te leren. Je wilt niet alleen de feiten en de cijfers weten, zodat je aan de verplichtingen van de belastingdienst hebt voldaan. Je wilt ook de kennis willen opbouwen om zelf meer inzicht te krijgen en de cijfers van je bedrijf te kunnen interpreteren. Dit kan namelijk het verschil maken tussen een freelancer die na vijf jaar een bloeiende praktijk heeft opgebouwd en de freelancer die alweer gestopt is.

Zonder inzicht in de kosten en de cijfers blijft jouw praktijk een black box. Dat wil zeggen dat jij geen enkel zicht hebt op de relatie tussen wat je doet en wat je verdiént. En dat is zakelijk een weinig belovende uitgangspositie.

Zelf een financiële planning maken

Wat meestal niet in de standaarddienstverlening van je boekhouder zit is het opstellen van een begroting. Daarin plan je je financiële situatie voor het komende jaar.

Maak een planning voor het aankomende (half) jaar. Gebruik daarvoor de instructie hieronder.

Een begroting opstellen lijkt lastig. De meeste freelancers weten aan het begin van de maand nog niet wat ze die maand allemaal gaan doen. Laat staan dat je dat voor een jáár vooruit moet bedenken.

Toch liggen meer kosten vast dan je denkt, en daar zit 'm de kneep van je begroting. Maak een Excelsheet (of een tabel in word) met daarin van boven naar beneden de kostenposten. Zet bovenin van links naar recht de maanden van het jaar (eventueel de kwartalen). En vul in welke kosten je in welke maand gaat maken.

• De huur betaal je maandelijks, de kosten voor internet, lidmaatschappen en de telefoonrekening zijn ook redelijk voorspelbaar. Dat staat vast.

• Je kunt voor de andere kostenposten (bijvoorbeeld kantoorartikelen) de gemiddelden van het jaar daarvoor nemen en die per maand in je begroting opnemen.
• Voor posten die nog onduidelijk zijn maak je een schatting. Die schatting neem je op in je begroting. Dit noem je een reservering. Je kunt daar maandelijks geld voor opzij zetten. Doe dat voor: je vakantiegeld, een potje voor eventuele ziekteperiode, de belastingen, trainingen en opleidingen die je wilt volgen en zet wat geld opzij voor vervanging van je bedrijfsmiddelen.
• Maak ook een schatting van je inkomsten. Met name je vakanties (inkomsten zijn nul) zijn daarbij interessant om te zien. Je moet immers in de maanden daarvoor de benodigde reserves opbouwen.

Met een goed financieel beleid en heldere budgetten, heb je natuurlijk nog geen cent bespaard. Maar: besparen werkt in dat opzicht net als een dieet. Als je je eenmaal bewust bent van wat je aan calorieën binnenkrijgt, ga je minder (vet) eten. Zo werkt dat ook met kostenbewust zijn en besparen.

• Zet voor jouw bedrijf de vijf grootste kostenposten op een rij. Zet daarbij hoeveel je daar maandelijks of jaarlijks aan uitgeeft.
• Stel prioriteiten: waar zit bij jou de grootste besparing?
• Waar zou je absoluut niet op willen bezuinigen? Waarom niet?
• Zijn er mogelijkheden die niet tot kwaliteitsverlies zouden leiden?

Bespaartip 3