Een jaarlijks terugkerend fenomeen in een freelancerspraktijk: het aanvragen van de juiste Verklaring ArbeidsRelatie (VAR). Vooral starters vinden het lastig. Het lijkt een black-box: je hebt vaak geen idee welke vragen tot welk resultaat leiden. Lancelots helpt je door het VAR-formulier heen en geeft je ook inzicht in de achtergronden bij de verschillende vragen.

Doel van de handleiding

In het kort: met een Verklaring ArbeidsRelatie (VAR) kun je je opdrachtgevers een mate van zekerheid geven dat ze achteraf niet worden aangeslagen voor loonbelastingen en premies. Voor zelfstandigen wordt er een onderscheid gemaakt tussen een VAR ROW (resultaat uit overige werkzaamheden), een VAR WUO (winst uit onderneming) en een VAR DGA (directeur/grootaandeelhouder van een BV). Daarnaast is er een VAR-loon, dat wil zeggen dat er sprake is van een dienstbetrekking.

Met deze handleiding willen we je helpen je VAR goed in te vullen en je daarbij enige houvast te bieden. Het is niet bedoeld om jou aan een andere VAR te helpen dan voor jou van toepassing is. We raden je dat ook af. Je loopt je dan het risico dat de Belastingdienst (BD) je achteraf toch anders indeelt. Mocht blijken –en dat gebeurt bij starters regelmatig- dat je bijvoorbeeld toch minder dan drie opdrachtgevers hebt en minder tijd aan je onderneming hebt besteed, ben je verplicht dat (schriftelijk) te melden. Anders kun je te maken krijgen met naheffingen van premies en zelfs boetes. Daarnaast is belangrijk dat je de indruk geeft dat je te goeder trouw bent, zeker als je van plan bent een onderneming op te bouwen.  

Hoe wordt het VAR-formulier beoordeeld?

Het is belangrijk het formulier vooraf in het juiste perspectief perspectief te plaatsen.

• De BD kijkt niet (alleen) naar individuele vragen, maar naar het geheel van de antwoorden op de vragen: overtuigt het geheel van jouw antwoorden hen ervan dat jij een ondernemer bent? Daarbij spelen verschillende factoren een rol, zoals een eventuele gezagsrelatie met je opdrachtgevers, het aantal opdrachtgevers dat je hebt, of je reclame maakt en of je klanten wel of niet via een bemiddelings- of detacheringsbureau binnenhaalt.
• Ook houdt de BD rekening met de branche waarin je werkzaam bent. In de IT is het gebruikelijk langer voor een opdrachtgever te werken. Een IT´er met twee opdrachtgevers wordt daarom anders bekeken dan een tekstschrijver, ontwerper of trainer met twee klanten.
• Tot slot is het belangrijk dat uit je dossiers - met daarin bijvoorbeeld je opdrachtbevestigingen- ook blijkt dat je de juiste VAR hebt gekregen. Neem zinsnedes op waaruit je zelfstandigheid blijkt. Daarmee kun je ook administratief je zelfstandig ondernemerschap aantonen. Voorbeelden kun je vinden bij vraag 2e en 2g hieronder.

De vragen en de antwoorden van het formulier

Alle vragen van het VAR-formulier op een rij.

1 Uw gegevens

Veel invullers vergeten hier vraag 1h te vullen: voor welk jaar vraag je het formulier aan?

Vul alleen vraag 1f en 1g in als je daadwerkelijk een BV hebt opgericht.

2 Uw VAR-werkzaamheden

2a Omschrijf de soort werkzaamheden waarvoor u de Verklaring Arbeidsrelatie aanvraagt: Bijvoorbeeld: schilderswerkzaamheden, of softwareontwikkeling. Beschrijf uw VAR werkzaamheden zo concreet mogelijk.

Hiermee stelt de BD vast voor welke werkzaamheden je VAR van toepassing is. Probeer die zoveel mogelijk onder één noemer te vangen, zodat je met één VAR-aanvraag het aantal uren en opdrachtgevers haalt. Een formulering als: ´IT-consultancy projecten in de ruimste zin des woords´voldoet daarvoor prima. Als tekstschrijver kom je met `redactiewerkzaamheden in brede zin´ een heel eind.

Zoals bij veel vragen het geval zal zijn, hier is geen absolute zekerheid te geven wat er geaccepteerd wordt en wat niet. Hoe de Belastingdienst de omschrijving van je werkzaamheden beoordeelt, is ook afhankelijk van individuele medewerkers in Winterswijk (daar staat het kantoor dat de aanvragen beoordeelt). Het ene jaar en bij de ene persoon wordt een bepaalde omschrijving wel geaccepteerd, het andere jaar of bij de andere persoon niet. 

Gelukkig: als je omschrijving niet wordt geaccepteerd, kun je opnieuw een verzoek indienen. Het kost je wel extra tijd, maar uiteindelijk krijg je toch je VAR.

Op het forum kun je een aantal ervaringen van andere freelancers lezen met het omschrijven van de werkzaamheden. Ook kun je je eigen omschrijving toetsen.

2b Heeft de Belastingdienst de inkomsten uit de VAR werkzaamheden in de afgelopen vijf jaar al eerder beoordeeld? Bijvoorbeeld: u heeft hierover een aanslag inkomstenbelasting ontvangen, of de Belastingdienst heeft een standpunt ingenomen bij een boekenonderzoek?

Deze vraag wordt relevant als je inderdaad een boekenonderzoek hebt gehad. Bij een boekenonderzoek checkt de Belastingsdienst achteraf jouw administratie. Heeft de Belastingdienst toen een standpunt heeft ingenomen dat afwijkt van wat je voor ogen had? In dit geval zul je aantoonbaar moeten maken dat je aanvraag dit keer wél voldoet.
Is uit boekenonderzoek gebleken dat je te weinig uren maakte, te weinig opdrachtgevers had, geen ondernemersrisico loopt of dat je er een gezagsverhouding met je opdrachtgever bestond, dan moet je bij de desbetreffende vragen (en natuurlijk in de praktijk) opletten dat je het dit keer anders doet. Er zijn twee mogelijkheden:

• Je vraagt het type VAR aan dat de Belastingdienst je op basis van het boekenonderzoek toeschreef.
• Of moet zeker weten dat je in een boekenonderzoek nu wel kunt aantonen dat de zaken er nu anders voorstaan.

TIP: Schakel professionele hulp in als je twijfelt. Een goede (belasting)adviseur weet raad.

2c Hoe beoordeelt u zelf de inkomsten uit de VAR-werkzaamheden in het jaar waarvoor u de verklaring aanvraagt?

Zie hiervoor de eisen die aan de verschillende VAR-verklaringen worden gesteld. Deze vraag lijkt twee redenen te hebben. Vul je hier VAR-loon in, krijg je die meteen en hoeft de BD verder geen actie te ondernemen. Als je invult dat je je werkzaamheden beoordeelt als een VAR WUO, en de BD komt ergens anders op uit (bijvoorbeeld VAR ROW) is dat een aanleiding om meer informatie op te vragen.

2d Hoeveel uur verwacht u aan de VAR-werkzaamheden te besteden in het jaar waarvoor u de verklaring aanvraagt?

• Minder dan 200 uur
• 200 tot 700 uur
• 700 uur of meer

De Belastingdienst leidt uit het aantal uren dat je aan je bedrijf besteedt af, hoe serieus je bent als ondernemer. Daarbij gaat het natuurlijk om alle uren die je erin steekt, niet alleen de uren dat je ook declarabel bent. Heb je je baan opgezegd en ga je fulltime aan de slag? Of kijk je liever nog even de kat uit de boom en houdt je er een parttime baan naast voor de zekerheid. Als je minder dan de helft van je tijd in je onderneming steekt, ben je geen zelfstandige ondernemer (lees: ondernemer met een VAR WUO) voor de Belastingdienst. Je kunt natuurlijk wel ondernemer zijn voor de BTW en een VAR ROW hebben.

Als je minder dan 200 uur in je zaak steekt, zul je niet in aanmerking komen voor een VAR WUO. Kruis je hier voor 200 tot 700 uur, dan hangt het ervan af of je in alle andere opzichten wel een ondernemer bent. Steek je meer dan 700 uur in je zaak, is dat een sterke aanwijzing dat je inderdaad een echte zelfstandige ondernemer bent. Met dat laatste bedoelen we dat je voor een VAR WUO in aanmerking komt. Als je later in het jaar begint, bijvoorbeeld in oktober, zul je vaak geen VAR WUO krijgen, omdat je daarvoor niet voldoende uren kunt maken. Vul in dit geval in ieder vraag 2 h (wanneer ben je gestart) goed in. Dan weet de Belastingdienst ook dat het met de datum van starten te maken heeft.

Let op: 700 uur is te weinig om aanspraak te maken op startersaftrek en zelfstandigenaftrek. Daarvoor geldt het urencriterium van 1225 uur.

2e Hoeveel opdrachtgevers verwacht u voor de VAR-werkzaamheden in het jaar waarvoor u de verklaring aanvraagt?

Veel beginnende freelancers struikelen over deze vraag. Hoe kun je nu van te voren aangeven hoeveel opdrachtgevers je gaat binnenhalen? Maak in dit geval een reële schatting. Mocht achteraf blijken dat je dit te laag of te hoog hebt geschat, dan kun je de Belastingdienst daarvan op de hoogte stellen. 

"Minimaal 3" zou voldoende moeten zijn in alle branches, maar in sommige branches zou 1 of 2 voldoende kunnen zijn, zeker als het meerjarenpatroon op ondernemerschap wijst. Dat meerjarenpatroon blijkt bijvoorbeeld uit je antwoord op vraag 2f (hoeveel opdrachtgevers had je vorig jaar?)

Achteraf toch geen drie opdrachtgevers ?

Wat is het gevolg als achteraf blijkt dat je toch geen drie opdrachtgevers hebt gehad? Dan wordt er -als er gecontroleerd wordt- eerst gekeken naar de opdrachtgevers die je wel had. In zo´n geval is het extra belangrijk dat blijkt dat er geen sprake is van een gezagsverhouding en dat je deze opdrachten wél echt als zelfstandige hebt uitgevoerd. Dat kun je het beste aantonen door in je contract (de overeenkomst met je opdrachtgever of de opdrachtbevestiging) duidelijk vast te leggen dat er geen gezagsverhouding is, dat je vrij bent de werkzaamheden uit te voeren waar en wanneer je wilt en dat er niet automatisch betaling volgt als de opdrachtgever niet tevreden is. Neem in je contracten een zin op als "Opdrachtnemer voert deze werkzaamheden naar eigen inzicht uit, en heeft het recht om tijdstip en tijdsduur ervan naar eigen inzicht vast te stellen en in te delen. Partijen komen uitdrukkelijk overeen dat er tussen hen geen enkele gezagsverhouding bestaat ter zake van deze werkzaamheden."

Kun je niet aantonen dat er sprake is van zelfstandigheid, word je bij onderzoek niet als zelfstandig ondernemer gezien voor de inkomstenbelasting. Daardoor vervallen aftrekposten als zelfstandigenaftrek en startersaftrek. En in extreme gevallen betekent het dat jouw opdrachtgevers achteraf als werkgever worden gezien. Dan word jij (bij een VAR WUO) of je opdrachtgever (bij een VAR ROW) met terugwerkende kracht aangeslagen voor loonbelasting/premies werknemersverzekeringen. Mocht de BD de indruk hebben dat je met opzet verkeerde gegevens hebt aangeleverd, kun je daarnaast op een boete rekenen.

Overigens: voorheen toetste het UWV of er sprake was van een dienstverband. Het aantal opdrachtgevers is daar een indicatie van. Vanaf 2007 ligt deze toets bij de Belastingdienst. Er is nog geen ervaring hoe de BD hiermee omgaat.  

2f Hoeveel opdrachtgevers had u voor de VAR werkzaamheden in het jaar voorafgaand aan het jaar waarvoor u de verklaring aanvraagt?

Met deze vraag zoekt de Belastingdienst naar een patroon in jouw activiteiten. Hoe ´scoorde´ je vorig jaar op deze vraag? Iemand die vorig jaar zeven of meer opdrachtgevers had, is waarschijnlijk dit jaar ook in staat voldoende opdrachtgevers binnen te halen. Dit is een belangrijke indicator van ondernemerschap.

2g Kunt u de VAR-werkzaamheden meestal zonder toestemming van de opdrachtgever door iemand anders laten uitvoeren?
Ook dit is een indicatie van hoe zelfstandig je eigenlijk bent en of je niet een ´verkapt dienstverband´ hebt. In dat laatste geval is werk door een ander laten uitvoeren immers geen optie. Ook dit is een kwestie die je vooral afdekt in je contracten, het gaat er niet om hoe het feitelijk gaat. Je schrijft bijvoorbeeld in je contract dat de werkzaamheden worden uitgevoerd door Frans Jansen Trainingen, en niet dat Frans Jansen zélf de training komt geven. Met andere woorden: je legt niet vast wíe er precies komt. Daarmee behoud je contractueel de ruimte een ander te sturen (even los van het feit dat je in de échte wereld daarmee misschien een klant kwijt zou raken als je dat ook echt zou doen).

2 h Wanneer bent u met uw VAR-werkzaamheden begonnen?

• dit jaar: vermeld datum
• vorig jaar of eerder

Let op: met name voor starters die later in het jaar beginnen, vergeet hier niet je startdatum aan te geven. Dat kan ervoor zorgen dat je ondanks een wat lager aantal uren (zie vraag 2d) toch in aanmerking komt voor een VAR WUO.

2i Is het risico voor u als een opdrachtgever niet tevreden is over het resultaat van uw werk? 

• ja
• nee

Risico lopen over je werkzaamheden markeert het verschil tussen een freelancer en iemand in loondienst. Hier is het antwoord dus "ja". Het gaat hier niet alleen om het risico dat een opdrachtgever niet betaalt, maar ook zaken als reputatieschade spelen een rol.

2j Verwacht u de VAR-werkzaamheden te verrichten voor opdrachtgevers bij wie u voorheen soortgelijke werkzaamheden in loondienst heeft verricht? 

• ja
• nee

Op zich is een opdrachtaanvaarding bij je oude werkgever geen probleem. Wel is het een signaal voor de Belastingdienst; de inspecteur zal extra scherp kijken naar je antwoorden op de andere vragen. Het aantal opdrachtgevers bijvoorbeeld, en of je ook reclame maakt.

Daarnaast is het verstandig dat je in je contracten al hard maakt dat het hier niet om een gezagsverhouding gaat. Zie daarvoor de zinsnede bij onze uitwerking van vraag 2e en 2g.

2k Verwacht u de VAR-werkzaamheden meestal te verrichten voor opdrachtgevers waar dezelfde werkzaamheden ook in loondienst worden verricht?

• ja
• nee

Dit zegt wat over de gezagsverhouding tussen jou en je opdrachtgever. Ook dit is een indicatie of er sprake is van een verkapt dienstverband. Verhuur je jezelf als interim manager, personeelsmedewerker etc. dan zul je deze vraag met ja in moeten vullen. Ook hier geldt dat de BD kijkt naar branche en de manier waarop je andere vragen hebt ingevuld. Let ook hier op de formuleringen in je contracten: die hiervoor de zinsnedes bij vraag 2e en 2g.

2l Verwacht u de VAR-werkzaamheden te verrichten via detachering, uitzending of bemiddeling?

• Nee, of voor minder dan 50%
• Ja, voor 50 % of meer via bemiddeling
• Ja, voor 50% of meer via uitzending en/of detachering

De BD zegt hierover: "Als u via een uitzend- of detacheringsbureau werkt, dan zal de Belastingdienst meestal van mening zijn dat u in dienstbetrekking bent bij dat bureau. Werkt u via een of meer bemiddelingsbureaus, dan zal de Belastingdienst u meestal beschouwen als zelfstandig ondernemer. Bent u zelfstandig ondernemer en werkt u een enkele keer voor een uitzend- of detacheringsbureau, dan blijft de Belastingdienst u wel als zelfstandig ondernemer beschouwen."

Overigens wordt waarschijnlijk ook hier de branche waarin je werkt in ogenschouw genomen. De markt voor freelance IT´ers gaat immers grotendeels via bemiddelingsbureaus.

3 Uw inkomsten

3a Wat zijn uw geschatte jaarinkomsten voor de VAR-werkzaamheden in het jaar waarvoor u de verklaring aflegt?

• minder dan 10.000
• 10.000-25.000
• 25.000 of meer

Ook de hoogte van je inkomsten (het gaat hier om je omzet) speelt hier een rol. Stel: je beweert meer dan 700 uur in je zaak te steken., en hier minder dan €10.000,- aan inkomsten op. Dat roept bij de Belastingdienst natuurlijk vragen op. Maar aan de andere kant: een ondernemer die bezig is met de ontwikkeling van een hoogst innovatief product zal eerst moeten investeren voor er genoeg terugkomt.

3b Worden door uw opdrachtgever(s) loonheffingen ingehouden op deze inkomsten?

• ja
• nee

Als je deze vraag met "ja"  beantwoordt, betekent dat dat je géén ondernemer bent. Je hebt een dienstverband.

3c Wordt u door uw opdrachtgever(s) doorbetaald als u ziek bent of vakantie heeft?

• ja
• nee

Voor ondernemers is het antwoord hierop altijd "nee".  Er is immers geen sprake van een zuivere zakelijke verhouding tussen twee gelijkwaardige instellingen, als je deze vraag met ja beantwoordt. Er wordt dan ook betaald als er geen prestatie wordt geleverd.

3d Bent u verplicht alle aanwijzingen van uw opdrachtgevers op te volgen bij de uitvoering van de VAR-werkzaamheden?

• ja
• nee

Een belangrijke indicator voor zelfstandigheid: deze vraag geeft antwoord op de vraag: werk je in een gezagsrelatie?  Als je verplicht bent alle aanwijzigen op te volgen, is dat een sterk signaal dat er toch sprake is van een (verkapt) dienstverband.

3e Verwacht u dat de inkomsten in het jaar waarvoor u de verklaring aanvraagt voor meer dan 70 % worden behaald bij een opdrachtgever?

• ja
• nee

Hoe is je omzet opgebouwd? Wat als je twee klanten hebt met facturen voor € 100,- en één klant die je een omzet biedt van €30.000,-? Als je heel veel voor één klant werkt, kijkt de BD ook goed of er ook andere aanwijzigen zijn voor een dienstverband. Er is dan sprake van een ´structureel karakter´.  Ook hier is de kunst bij voorbaat in een contract vast te leggen dat het hier niet gaat om een gezagsverhouding. Zie hiervoor vraag 2e en 2g.

4 Uw werkwijze

4a Verstuurt u facturen voor de VAR-werkzaamheden waarvoor u deze verklaring aanvraagt?

• ja
• nee

Een van de kenmerken van een ondernemer is dat hij zijn diensten/producten factureert. Dat is een administratieve verplichting. Je vult hier dus "ja"  in.

4b Maakt u reclame voor de VAR-werkzaamheden?

• ja
• nee

Reclame maken en zelf opdrachten binnenhalen zijn goede indicatoren van ondernemerschap. Het gaat hier niet alleen om advertenties, maar ook om visitekaartjes, een website, netwerkactiviteiten etc.

4c Bent u ingeschreven bij de Kamer van Koophandel?

• ja
• nee

Veel ondernemers zijn verplicht zich in te schrijven bij de Kamer van Koophandel (KvK). Schrijf je in bij de KvK vóórdat je een VAR aanvraagt.

4d Heeft u personeel in dienst?

• ja
• nee

Als je mensen in dienst hebt, is dat natuurlijk een positieve indicatie voor zelfstandig ondernemerschap.

4e Heeft u een btw-nummer?

• ja
• nee

Iemand die een btw-nummer heeft, is in ieder geval ondernemer en geen medewerker. Of het hier dan gaat om een VAR WUO of een VAR ROW wordt niet duidelijk uit deze vraag.

4f Investeert u jaarlijks meer dan 2.500? 

• ja
• nee

Investeringen zijn een positief signaal voor ondernemerschap. Zeker als je bij vraag 3a aangeeft weinig inkomsten uit je werkzaamheden te halen, is het aannemelijker dat je toch een ondernemer bent als je een substantieel bedrag investeert. Let op: het gaat hier niet alleen om machines of andere hardware. Ook briefpapier en een website zijn investeringen. Maak hiervoor een investeringsbegroting.

4g verwacht u de VAR-werkzaamheden meestal op de locatie van uw opdrachtgever te verrichten?

• ja
• nee

Waar je je werk doet, is een indicator voor zelfstandigheid. Maar ook hier wordt rekening gehouden met de branche. Een freelance systeembeheerder of interimmanager zal het grootste deel van zijn werk op locatie bij de opdrachtgever moeten doen.

4 h Beschikt u over de vergunningen/certificaten die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de VAR-werkzaamheden?

• ja
• nee
• niet van toepassing

Mag je de werkzaamheden überhaupt uitvoeren? Dit zul je met "ja" of "niet van toepassing" moeten beantwoorden. Het is natuurlijk niet slim om werkzaamheden zonder de benodigde vergunningen uit te voeren. Niet alleen voor je VAR en de BD, maar ook voor je opdrachtgevers. Je bent immers aansprakelijk als het misgaat.

4 i Houdt u een boekhouding bij of laat u deze bijhouden?
Het bijhouden van een administratie is een verplichting als ondernemer. Dus hier is het antwoord: "ja, ik houd een boekhouding" bij of "Ja, ik laat dat doen". Het hebben van een boekhouder of belastingadviseur is ook een indicatie van ondernemerschap. Daarnaast heeft de Belastingdienst daarmee meer vertrouwen in wat jij aanlevert, en zul je dus minder snel een boekenonderzoek krijgen.

Tweede VAR voor een ander soort werkzaamheden

Als je al een VAR-WUO hebt en je vraagt een tweede VAR aan voor een ander soort werkzaamheden, dan kan het zijn dat je voor die tweede activiteit onvoldoende opdrachtgevers of uren verwacht om ook daarvoor een VAR-WUO te krijgen. In dat geval kun je op je tweede VAR-aanvraag een aantekening maken dat je als ondernemer meerdere opdrachtgevers hebt en daarbij verwijzen naar de eerder afgegeven VAR (tip: doe er een fotokopietje bij). Het aanvraagformulier wordt dan gezonden naar de belastingeenheid waar je onder valt. Die kent jouw situatie en houdt bij de beoordeling van de tweede VAR-aanvraag rekening met de eerder verstrekte VAR, zodat de kans groter is dat je ook voor de tweede activiteit een VAR-WUO krijgt. Bron: ASPON.

Bronnen

• Verklaring Arbeidsrelatie aanvragen, Belastingdienst.

Advies: Alfred Cohen, Raad Amsterdam

Auteur: Mariëlle de Groot