Citaat:
Oorspronkelijk geplaatst door adraanb
Vooral de aanmaningen zijn bij mij veelal via de telefoon en 'persoonlijke' berichten. Hier baal ik nu een beetje van, aangezien je dan snel een persoonlijke toon aanslaat en dit veelal misbruikt wordt.
|
Dag Adriaan,
Alhoewel debiteurenbeheer (want zo heet het) ook uitbesteed kan worden, vind ik het zo'n belangrijk onderdeel van je bedrijfsvoering dat je het m.i. zelf moet blijven doen. Het is misschien niet altijd even leuk, maar het hoeft zeker niet altijd vervelend te zijn!
Goed debiteurenbeheer begint al bij de basis.
Zelf factureer ik juist wél per maand: de bedragen zijn dan kleiner (dus laagdrempeliger) en als het een keertje misgaat, ga je niet voor het volle pond het schip in.
Ga eerder in het proces over tot persoonlijk contact. Als je daarmee wacht tot de aanmaning (waaruit ik gemakshalve concludeer dat je daarvóór minstens 1 herinnering hebt gestuurd) is aan jouw kant de irritatie waarschijnlijk al zo hoog opgelopen dat het geen prettig gesprek meer kán zijn.
Pak de telefoon bij het overschrijden van de betaaltermijn met ca. een week en informeer vriendelijk of de factuur misschien niet binnen is gekomen/niet helemaal goed was/er anderszins iets niet in orde is of was??? Als de respons "Ach jee, helemaal vergeten!!" staat het geld waarschijnlijk omgaand op je rekening, zeker als je vriendelijk gevraagd hebt wanneer je de betaling tegemoet kunt zien. Aangezien de klant dan een datum voorstelt, is de kans groter dat die afspraak (want dat is het) nagekomen wordt.
In dit stadium is het nog een vrij onschuldig telefoongesprek. Als er echt problemen zijn aan de andere kant, kun je nu ook gelijk al een betalingsregeling afspreken of een anderssoortige afspraak maken. Zijn er geen problemen anders dan vergeetachtigheid, dan kun je er ook nog een 'commercieel' (niet alleen verkoop, maar ook onderhoud van het contact) gesprek van maken: "nu ik je toch aan de telefoon heb ...".
Stuur pas een herinnering als deze stap geen resultaat heeft opgeleverd.
Maak die persoonlijk: refereer aan het telefoongesprek en de inhoud daarvan en geef een uiterste betaaldatum (i.p.v. betaaltermijn).
Vergeet niet aan het einde van je brief (want dat is het eigenlijk) alvast je excuses aan te bieden voor het geval betaling en herinnering elkaar gekruist hebben.
Nog geen resultaat? Tijd voor een aanmaning, waarin je omgaande betaling verlangt (wederom met vermelding van de uiterste betaaldatum) en vermeldt duidelijk, met naam en toenaam, het incassobedrijf waar je de vordering bij uitblijvende betaling aan zal uitbesteden. Er zit dus geen sommatie meer na de aanmaning.
De toon van de aanmaning is niet meer vriendelijk, maar puur zakelijk en behoorlijk standaard. Hanteer geen enkele marge: overschrijding is uitbesteding.
Mensen kunnen je niet meer 'misbruiken' dan jij het toelaat.
Zorg dus dat je je werkwijze en alle termijnen van te voren goed op een rijtje hebt (anders gezegd, dat je een helder beeld van je grenzen hebt), dan kun je
juist een persoonlijk en zelfs prettig telefoongesprek voeren, dat zelfs de kans heeft een onbedoeld positieve uitwerking te krijgen (beter contact met je klant, misschien zelfs meer werk, ...).
Ik zou zeker het eerste deel van het debiteurenproces om die reden niet aan een ander over willen laten.
De agenderingen voor dit proces kunnen inderdaad goed geautomatiseerd worden, al zou je daarvoor maar Outlook o.i.d. gebruiken. Je hoeft er in ieder geval niet speciaal een boekhoudpakket voor aan te schaffen.
Groeten, Renée