Post subject to peer review

Dan moet je een betere controleur/ leidinggevende op de zaak zetten en/ of de werkbaarheid van de database is onder de loep laten/ kunnen nemen.

Kijk ook eens bij Medhelp of een zoektocht op bijvoorbeeld "medical database systems". Ik heb zelf geen ervaring met de medische sector.

Dezelfde problemen ga je mogelijk tegen aan lopen met sommige content creators en providers.

Voordat je automatisch gegevens kan inlezen van in de documenten zelf zou je eerst alles internationaal op één lijn moeten hebben of bruggen daarvoor moeten hebben. Stel dat je een beginpunt voor die datum hebt, dan vallen mogelijk documenten voor die datum daar uit, en zul je daar iets aparts voor moeten schrijven of alsnog handmatig invoeren.

Voorbeeld:

neem de auteursnaam:
RTL: Achternaam voornaam
RTL: Achternaam voorletter(s)
LTR: voornaam achternaam
LTR: voorletter(s) achternaam
getrouwd: mogelijk twee achternamen
Spaanstalige culturen: meerder achternamen (soms wel 4 of 5)
De RTL persoon die vriendelijk wil zijn en zijn/ haar naam LTR schrijft.
De LTR persoon die vriendelijk wil zijn en zijn/ haar naam RTL schrijft.

Dan heb je voorvoegsels. Sommige landen schrijven deze aan elkaar en plakken het aan de achternaam.
Dan heb je bijvoorbeeld arabisch, chinees, cyrillisch schrift in plaats van bijvoorbeeld westers schrift.
Dan heb je verschillende encodings.

Dit zou je allemaal automatisch in het document moeten terug vinden (ongeacht het document type) en iedereen zou zich aan precies dezelfde standaard moeten houden. Iemand zou de documenten moeten controleren voordat ze de deur uit werden gestuurd.

Wil jij bijvoorbeeld het gesprek voeren met organisatie a omdat ze complete voornamen gebruiken en met organisatie b. omdat ze alleen voorletters gebruiken. En stel dat organisatie a. CNN is en organisatie b. BBC is.

In een utopische wereld of als zo'n softwareproduct bestaat zou dat mogelijk voordelen hebben. Hou er wel rekening mee dat je elke redactionele mogelijkheid binnen de organisatie kwijt raakt over de documenten tenzij je dit inbouwt. Dan zit je alsnog gegevens aan te passen. Met het risico dat je binnen een organisatie hetzelfde debat gaat voeren als internationaal (het wiel opnieuw uitvinden). En dat de gegevens van organisatie a. dan weer niet aansluiten met organisatie b. en/ of een content creator.

De eindgebruikers zijn de bezoekers en de mensen die met de informatie werken. Dat zijn niet per definitie diegenen die de informatie invoeren, alhoewel dit uiteraard ook kan. Als je geen internationale standaard hebt, dan zullen content creators voor verschillende organisaties verschillende formaten aan moeten gaan leveren. Elke keer als er een wijziging of in het document zou dat moeten gebeuren. Dat zou je natuurlijk kunnen automatiseren, maar factor in dat verschillende bedrijven werken met verschillende producten bijvoorbeeld Microsoft, OpenOffice, Corel en Adobe. Dat de content creator niet al die pakketten in huis heeft of de laatste versie daarvan/ of de content creator heeft wel de laatste versie, maar de content uitgever niet. Dan zul je moeten blijven waarborgen dat die conversie mogelijk blijft. Je kunt uiteraard de documenteigenschappen definitie velden gebruiken, maar dan moet je zorg dragen dat die velden internationaal hetzelfde zijn en iedere content creator/ provider dat hetzelfde invoert, anders zal iemand het alsnog in moeten gaan typen. Als je iemand aanstelt om dat te doen en zorg te dragen dat alle gegevens netjes ingevoerd worden en correct de deur uitgaan verleg je het probleem alleen maar. Anders heb je contentmeuk automatisch toegevoegd aan je systeem. En hoe vaak zie je de documenteigenschappen niet leeg staan bij documenten? Die zul je eerst ingevuld moeten zien krijgen. Hoe doe je dit met oude documenten? En wat als je het document herimporteerd, maar iemand is vergeten de velden in te vullen? Dan zijn al je velden leeg. Je zou theoretisch de tekst zelf kunnen scannen, maar dat kan voor allerlei problemen zorgen.

Hou tevens rekening met dit alles met software en programmeer taal upgrades. Dat iedereen die op tijd moet afleveren zodat je het programma op tijd kunt upgraden, security updates kunt uitvoeren, en geen programmeer complicaties hebt.

Om je verder moed in de schoenen te geven kijk bijvoorbeeld naar Quicktime, WMA en RealPlayer. PAl en NTSC. VHS en BETA. Blu-ray en HD DVD. Aan de positieve kant een voorbeeld waar het wel kan: html. Daar zitten nu al alle browsers gelukkig op dezelfde format. En ook java is platform independent.

Ik zeg niet dat het onmogelijk is, maar als het niet bestaat is het een behoorlijke klus.

Het voordeel van een database is dat als het eenmaal in staat dat je het in principe elke andere formaat of database kan plaatsen. Dit geeft je enorme vrijheid in het bewerken van gegevens.

Je zult inderdaad alles op een bepaald moment in moeten voeren. Maar goed als je een brood wilt bakken zul je deeg moeten maken en ingrediënten moeten kopen. Wat is de kosten vs. baten analyse? Is er een productiviteit rendement? Is het efficiënter voor de invoerder? Is er een gebruiksgelijkhouding of verbetering voor de eindgebruiker?

Ik vind dat je op zich een goed idee hebt, maar tenzij je een uitgewerkte versie hebt is het iets wat redelijk nog wat werk vergt en zeer fout gevoelig is.

Je hebt bijvoorbeeld wel barcode scannen van documenten. Bijvoorbeeld van HP:
http://www.techzine.nl/nieuws/12968/...ocumenten.html

De achterliggende zorgvuldigheid en handmatige invoer blijf je houden. Het gaat er alleen om hoe doe je dat zo efficiënt en ergonomisch mogelijk, hou je de meeste opties voor de toekomst en de data zo accuraat mogelijk.