Richtlijnen omschrijving financiële administratie

[Mitel]

Beste,

Ik ben sinds kort voor mezelf begonnen. Nu weet ik dat de administratie van mijn oude werkgever vrij onoverzichtelijk was. Het inboeken van boekingsregels gebeurde niet echt verfijnd, de ingevulde omschrijvingen van bijvoorbeeld een ingekomen inkoopfactuur gingen echt alle kanten op. Ik wil niet dezelfde fout maken en ben eigenlijk op zoek naar wat richtlijnen wat betreft het boeken in een financiele administratie.

Is er bijvoorbeeld een handige, eenduidige vaste opbouw die ik kan hanteren voor de omschrijving bij inkomende facturen?

Bij voorbaat dank,
K.

[Roel Jongman]

Beste Mitel,

Vaste richtlijnen zijn er niet echt. Het is vooral wat jij zelf handig of belangrijk vind, ook ligt het een beetje aan het pakket wat je gebruikt en welke informatie die al geeft in een boekingsregel.

En het is inderdaad slim een vaste "format" aan te houden.
Ik zelf gebruik exact online en daar zie je in de boekingsregel standaard al de crediteur, het boekstuknummer, de referentie (factuurnummer crediteur) en bij mij is de omschrijving dan meestal omschrijving van de factuur, er zit dus niet echt extra informatie de omschrijving, maar verhoogd wel de herkenbaarheid.

[Mitel]

Beste Roel,

Bedankt voor de vlotte reactie! Ik ben er zelf nog niet helemaal uit welk pakket ik ga gebruiken. Heb 'Exact' al vaker voorbij horen komen dus die mogelijkheid ga ik eens verder uitzoeken!

Ja bij die omschrijving ging het iedere keer mis, die ging van de hak op de tak en schoot echt alle kanten uit. Er werd net ingevuld waar men op dat moment zin in had. Hier zou dus geen vaste opzet voor zijn?

[Roel Jongman]

Ik ken geen vaste opzet, ik heb al veel bedrijven gezien als boekhouder en op veel klussen was het altijd een van de dingen die ik wilde verbeteren om die omschrijvingen inzichtelijk te krijgen. Maar voor mij hangt het dus ook vooral af welke info je al uit het systeem kan halen en welke info nog waarde toevoegt. Daarnaast hangt het ook af van het soort factuur.

Bijvoorbeeld facturen van uitzendbureau's als je meerdere uitzendkrachten hebt is naast het weeknummer ook de naam van de uitzendkracht belangrijk

Ik heb ook wel eens een bedrijf gezien dat wel voorraad (niet zo veel) had maar zijn voorraadadministratie apart bijhield in excel. Daar heb ik uiteindelijk in alle omschrijvingen van zowel inkoop- als verkoopfacturen toch het artikelnr en aantal in de omschrijving laten opnemen zodat ook via het grootboek toch de voorraad makkelijker gereconstrueerd kon worden. Dat heeft gezorgd dat fouten er makkelijker uit gehaald konden worden en er ook minder verschillen kwamen tussen de waarde in de excelsheet en de waarde op de balans.

Kortom wat mij betreft bestaat een standaardomschrijvingsmethodiek niet echt. Het belangrijkste criterium is dat het (zoveel mogelijk) extra info oplevert die je kunnen helpen bij het analyseren van je kosten.

[Mitel]

Kijk hier kan ik wat mee! Naar dergelijke voorbeelden (uitzendkrachten/voorraad) was ik opzoek. Het is inderdaad ook afhankelijk welke informatie het gekozen pakket al genereerd! Thanks