Factuursysteem

Goedemiddag allemaal,
Op dit moment werk ik met een erg strikt factuursysteem, ontwikkeld door mijn beroepsvereniging maar waarin ik weinig kan veranderen en waar snel fouten in zitten. Zij hebben het systeem zelf ontworpen in excell. Ik ben dus op zoek naar een systeem waarin ik veel gegevens kwijt kan (ik moet mijn adresgegevens, die van de klant EN die van de betalende instantie erin kunnen stoppen, de laatste twee zijn bijna nooit hetzelfde).
Wie kan mij een tip geven?
Bedankt, mariska

[René]

Bedoel je om facturen te maken? Ik gebruik daarvoor een gewone Excel-template, die ik per factuur naar hartelust kan aanpassen.

Je kunt die Excel-template van hun vast wel 'openbreken' om er je eigen veranderingen in aan te brengen. Begin eens met Extra > Beveiliging > Beveiliging opheffen (o.i.d.).

Inderdaad om facturen te maken en dat er dan vanzelf de BTW berekend wordt (kan ik ook geen rekenfouten maken) en dat je dan aan het eind van het jaar meteen kan zien hoeveel BTW je hebt geind ed.

Ik ben een excell nit-wit, misschien moet ik maar op cursus?

Maris

ps: in mijn huidige systeem kan ik de klantgegevens eenmailg invoeren en dan via een klantnummer automatisch op het factuur laten komen, maar geen idee hoe het werkt. En inmiddels moet ik bijna alles handmatig doen omdat er veel fouten in zijn geslopen en de verkeerde naam bij het verkeerde sofinummer wordt geplaatst.

[erix]

Oorspronkelijk geplaatst door mariska

Ik ben een excell nit-wit, misschien moet ik maar op cursus?

Cursus? Dat is geen slecht idee, maar er zijn vast nog wel meer Lancelotters die Excel gebruiken en slimme systeempjes hebben gemaakt. De mate waarin je je boekhouding en facturen en administratie wilt automatiseren, hangt ook een beetje af van de hoeveelheid data (gegevens) die je steeds nodig hebt (zijn je facturen sterk samengesteld uit verschillende onderdelen, die weer van belang zijn voor je admin?) en hoeveel facturen je verstuurt.

Ik maak mijn facturen gewoon in Word (template) en hou mijn projectadministratie bij in een Excel workbook met verschillende sheets (projecten, uren, kosten/btw, facturen en betaalhistorie).
Maar ik verstuur dan maar enkele tientallen facturen per jaar (50-70).

[René]

Oorspronkelijk geplaatst door mariska

dat je dan aan het eind van het jaar meteen kan zien hoeveel BTW je hebt geind

Aha, facturering gekoppeld aan de boekhouding. Ja, daar valt wat voor te zeggen, maar ik doe dat zelf los. Facturering in Excel, boekhouden in Snelstart. Met enkele tientallen facturen per jaar is dat nauwelijks een probleem.

[Aspon]

@ Rene,
Das toevallig. Ik factureer ook in excel en boekhoud in Snelstart. Gaat goed.

@ Marsika
Ik heb de factuur gemaakt n.a.v. een cursus van microsoft, zie onderstaande link:
http://www.microsoft.com/netherlands...t_excel_1.aspx
Een cursus met als resultaat een factuur. Goede cominatie. De factuur werkt goed.

Wim

[rood-llusn]

Oorspronkelijk geplaatst door Rene

Aha, facturering gekoppeld aan de boekhouding. Ja, daar valt wat voor te zeggen, maar ik doe dat zelf los. Facturering in Excel, boekhouden in Snelstart. Met enkele tientallen facturen per jaar is dat nauwelijks een probleem.

Als je de urenadministratie en/of in opdracht gereden kilometers apart bijhoudt, wordt het er niet erg overzichtelijk op. Software die urenadministratie, facturering, reisinformatie en uitgaven- en investeringsinformatie combineert, relevante historische cijfers in herinnering brengt (zoals afschrijving over meerder jaren) en automatisch termijnen bewaakt biedt bepaald voordelen.

Laten we wel zijn, de verplichte administratie was voor veel ondernemers niet de belangrijkste overweging om te beginnen. Als dat eenvoudig en goed kan is dat alleen maar fijn.

Vriendelijke groet,

Ronald van der Zant
Roodbms

[erix]

Mmh, er zijn ook nog steeds ondernemers die het geen enkel bezwaar vinden om dat kleine beetje administratie zelf te doen (hoe omslachtig dat ook in de ogen van anderen is). Alles heeft te maken met schaalgrootte: op een zeker moment voldoet ook het meest geavanceerde freelance/mkb pakketje immers niet meer omdat je met drieentwintig wereldwijde vestigingen zit en 700 leveranciers en duizenden bonnen en facturen......

Kortom, ik red mij prima met m'n excel, word en succes agenda. De high tech integrated software procurement software bespreek ik wel in een van mijn artikelen.....

[alfred]

Hey Erik,
over een paar jaar gaat jij aan SAP let maar op!

[rood-llusn]

Beste Erix,

er is naar mijn idee sprake van een misverstand. Je stelt dat veel ondernemers het zelf voeren van een administratie niet bezwaarlijk vinden. Dat is ook handig, want dan weet je direct hoe de zaken ervoor staan, zonder dat je dat via anderen moet proberen te achterhalen. Naarmate de organisatie groeit, neemt het belang van het zelf voeren van de administratie (mijns inziens) toe. En dat is niet omdat organisaties dat "leuk" vinden, maar omdat de lasten van het voeren van een administratie al hoog zijn en organisaties beseffen dat uitbesteden van (het voeren van) administratie niet goedkoper is.
Waar het echter mij om gaat is de manier waarop de administratie wordt gevoerd. Dat kan op eenvoudige, weinig inspanning c.q. tijd vergende wijze of op moeilijke, veel inspanning c.q. tijd vergende wijze (en alle tussenliggende combinaties).
Wat mij vaak bevreemd is dat (met name kleine) ondernemers geen effectiviteits-/efficientiebepaling uitvoeren ten aanzien van de ingezette middelen. Wellicht omdat kennis over alternatieve middelen ontbreekt. Het is mogelijk om met een nagelschaartje een voetbalveld kort houden. Is misschien niet de beste methode.
En hoewel de softwaregigant uit het noorden van America de markt domineert voor Office software wil dit niet zeggen dat de software van die leverancier ook het meest efficient/effectief is (voor het voeren van een administratie). Bovendien is die software verre van gratis (dit in tegenstelling tot Openoffice en derivaten. Maar dit terzijde).
Verder begrijp ik niet wat het voordeel is van verspreid opgeslagen informatie. Dat doet mij vaak aan "Malle Pietje" uit "Zwiebertje" denken. Maar al te vaak blijkt dat informatie over (ingediende overzichten) gewerkte uren, facturering, uitgaven (en investeringen) apart worden opgeslagen en dat de bewaking van allerlei zaken uitsluitend plaatsvindt op initiatief van de "administrateur" (lees: ondernemer). Wat is daar handig aan?
Natuurlijk kun je mensen in een organisatie, die niet hetzelfde werk doen, op verschillende plaatsen laten werken. De praktijk wijst uit dat dit niet effectief en efficient is. Het biedt niet veel mogelijkheden tot synergie. Dat is bij administratie niet veel anders.

Nogmaals: het gaat mij er niet om of ondernemers zelf administratie voeren, het gaat mij om de manier waarop.

Vriendelijke groet,

Ronald van der Zant
Roodbms