Met alleen de zin "aan mij heeft u een hele goede", red je het niet. Er is meer voor nodig om een opdrachtgever te overtuigen om met jou in zee te gaan. Als je je aanbod presenteert, is het belangrijk dat je:

• Heldere informatie geeft over je dienst.
• Steekhoudende argumenten geeft waarom dit aanbod zo goed is.
• Bezwaren goed kunt weerleggen.
• Je prijs slim verwoordt.

De juiste presentatievolgorde 

De aanbodfase draait om de oplossingen die jij voorstelt voor het probleem van een opdrachtgever. Opdrachtgevers vinden het meestal prettig om uit meerdere oplossingen te kunnen kiezen. Als je je oplossing in verschillende jasjes verpakt, kun je aan deze wens tegemoet komen.

Een oplossing kun je op verschillende manieren presenteren.

Wat is volgens jou de beste methode?

1. Je presenteert allereerst de oplossing, vervolgens vertel je iets over jouw eigen vaardigheden bij het uitvoeren van de oplossing en tot slot maak je de kosten kenbaar.
2. Je vertelt in eerste instantie iets over jezelf, dan maak je jouw visie op het probleem kenbaar en uiteindelijk presenteer je de kosten.
3. Je schetst het kostenplaatje, legt vervolgens uit hoe je het probleem aanpakt en vertelt tot slot iets over jezelf – degene die de werkzaamheden zal uitvoeren.
4. Je vertelt slechts in grote lijnen hoe je het probleem wilt oplossen en zegt dat je alle details zult uitwerken in een offerte.

Antwoord

Als je wilt dat je opdrachtgever overtuigd is van jouw aanpak, dan kun je het beste voor scenario 1 kiezen. Dit is de meest logische manier om je aanbod te presenteren. Als je deze opbouw hanteert, is de kans groot dat een opdrachtgever je aanbod goed begrijpt en dat het goed aankomt. De oplossing is voor hem het meest relevant. Je legt dus uit hoe je het probleem zult oplossen (het daadwerkelijk aanbod van diensten), wie het probleem zal oplossen (je presenteert jezelf en je bedrijf), en welke kosten er aan de oplossing zijn verbonden (het honorarium). 

Je kunt er eventueel voor kiezen om je aanbod volgens scenario 2 te presenteren. Op die manier leg je meer nadruk op de oplossing dan op de uitvoerder. Hiervoor kun je kiezen als je bedrijfspresentatie zeer kort is; je bent pas met je eigen bedrijf begonnen en beschikt nog niet over zo veel ervaring.

Scenario 3 is daarentegen echt uit den boze; daarbij meld je eerst wat het een opdrachtgever kost (een negatief aspect) en dan pas wat hij er voor krijgt (positief aspect).

Aan scenario 4 kleven eveneens haken en ogen. Je laat een opdrachtgever in het ongewisse. Je loopt daarbij zelf de kans dat je onnodig veel werk op je hals haalt. Je hebt je aanbod niet bij je gesprekspartner getoetst. Hierdoor weet je niet of je goed zit of dat je de plank helemaal misslaat. De kans is daardoor groot dat je voor niets een offerte schrijft. Roep daarom nooit lukraak dat je het wel opschrijft in een offerte. Zeker niet wanneer het acquisitiegesprek bedoeld is als een eerste kennismaking en je dus – vanwege gebrek aan informatie – nog geen concreet aanbod kunt doen.

Een goede offerte schrijven

Om een goede offerte te kunnen schrijven, is het belangrijk dat jouw aanbod nauw aansluit bij de wensen van je gesprekspartner. Benut de aanbodfase in het acquisitiegesprek om zijn wensen nog scherper te krijgen. Je kunt dit doen door bijvoorbeeld terug te grijpen op je eerdere ervaringen; wat je deed je in een vergelijkbare situatie. Leg dit aan je gesprekspartner voor en kijk hoe hij op je suggestie (de voorgestelde oplossing) reageert. Hoe beter je weet wat een opdrachtgever wel en niet wil, hoe beter je je aanbod later in je offerte kunt presenteren.

Een ijzersterke argumentatie

De kracht van een goed aanbod doen schuilt in het feit dat je je gesprekspartner ervan overtuigt dat de door jou voorgestelde aanpak de juiste is. Je gesprekspartner overtuigen, doe je door je aanbod te onderbouwen met steekhoudende argumenten.

Onderbouw je aanbod met argumenten
Natuurlijk kun je formuleringen als "Ik verzeker u, dit is de beste aanpak" of "Met deze aanpak is een goed resultaat gegarandeerd" gebruiken om je aanbod kracht bij te zetten. Maar die zinnen zeggen pas echt iets als je ze kunt onderbouwen met argumenten. Voeg daarom sterke argumenten aan je aanbod toe. Ga op zoek naar bewijzen die aantonen dat jouw aanbod inderdaad het beste is. Je kunt daarvoor het eerstvolgende acquisitiegesprek dat je moet voeren als uitgangspunt nemen. Of als je nog niks in de planning hebt staan, kun je het laatste aanbod dat je deed opnieuw van (betere) argumenten voorzien. Gebruik de volgende checklist bij het opstellen van de argumenten.

Argumentenchecklist

Overtuigen doe je met behulp van bewijzen. Als bewijs kunnen dienen:

• Onderzoekresultaten. Let op dat je alleen onderzoekresultaten gebruikt van instituten die betrouwbaar zijn en die je gesprekspartner kent.
• Referenties. Een lijst met opdrachtgevers (naam & telefoonnummer) die tevreden zijn over jouw werkzaamheden wekt veel vertrouwen.
• Publicaties. Een positief artikel in een dagblad of tijdschrift of op een website over jouw bedrijf kan bijdragen aan je imago als die van bijvoorbeeld deskundige.
• Voorbeelden van eerdere opdrachten. Dit kan zijn in de vorm van foto's, een Powerpoint-presentatie of een website.

Een opdrachtgever overtuig je ook door je aanbod te presenteren als een voordeel voor hem. Som de positieve gevolgen op.

Hoe ga je om met bezwaren?

Je goede argumenten ten spijt zul je waarschijnlijk ieder acquisitiegesprek worden geconfronteerd met bezwaren. Je gesprekspartner heeft nog bedenkingen bij je aanbod. Raak daarvan niet in paniek! Bezwaren kunnen nuttig zijn; ze leveren je extra informatie op over de problemen en zorgen van een opdrachtgever. Bij bezwaren is het daarom zaak eerst naar ze te luisteren en dan pas ze te weerleggen. En hoe je dat laatste slim doet, kun je oefenen.

Weerleg bezwaren
Bekijk de laatste twee opdrachten die je hebt uitgevoerd. Ga na welke bezwaren de opdrachtgever aanvankelijk had en welke er wellicht tijdens het uitvoeren van de werkzaamheden rezen. Als je de bezwaren hebt genoteerd, bedenk dan hoe je – nu je daar rustig over kunt nadenken en ruim de tijd voor kunt nemen – daar op zou reageren. Hoe kun je die bezwaren weerleggen? Let daarbij op de do's en de don't's.

Bezwaren do's

• Bezwaren zijn vaak gebaseerd op een bepaald gevoel. Een opdrachtgever is onzeker omdat hij weinig van jouw vakgebied afweet, of hij is angstig vanwege slechte ervaringen uit het verleden. Speel bij het weerleggen van bezwaren in op die gevoelens. Leef met je gesprekspartner mee en toon begrip: "Ik begrijp dat u zich daarover zorgen maakt."
• Als een opdrachtgever tegenstribbelt, is het slim om niet alleen te letten op zijn verbale communicatie, maar ook op zijn lichaamstaal. Soms spreekt een opdrachtgever zijn bezwaren niet duidelijk uit. Door hem daar op te wijzen, dwing je hem zijn bezwaren onder woorden te brengen. "U vindt mijn aanbod interessant, toch merk ik dat u aarzelt. Waar heeft uw twijfels over?"
• Vraag wat voor je gesprekspartner de doorslag zou geven en speel daar dan op in.
• Toon je beperkingen. Het is helemaal niet raar dat je niet ieder bezwaar kunt wegnemen. Wees daar eerlijk over. Een opdrachtgever zal die eerlijkheid alleen maar waarderen.

"Heel simpel: een goed gevoel hebben."
Gerrit gaat heel ontspannen met bezwaren om, zo schrijft hij in het forum: "Als ik tijdens het gesprek een gevoel krijg dat de ander sceptisch over mijn werk is, of dat zij/hij het eigenlijk te duur vindt (zonder het uit te spreken), of als ik de ander gewoon niet aardig vind, dan klikt het niet. In zo'n geval begin ik er niet aan."

Bezwaren don't's

• Hoe vervelend je de tegenwerpingen van je gesprekspartner ook vindt, ga nooit drammen. "Maar het is dé oplossing?" Dit kan voor irritatie zorgen bij een opdrachtgever.
• Kruip niet in je schulp - "Ja, zo'n groot project heb ik inderdaad nog niet eerder geleid. Het zal spannend zijn", maar straal zelfvertrouwen uit. Lukt dat niet, neem de opdracht dan niet aan.
• Eigenlijk wil je meteen reageren als je gesprekspartner bezwaar maakt. Toch is het raadzaam om hem de tijd en de ruimte te geven om zijn bedenkingen kenbaar te maken. Doe je dat niet, dan kan dat voor irritatie zorgen bij een opdrachtgever. Je reageert dan als een gebeten hond, wat van weinig professionaliteit getuigt. Bovendien voelt je gesprekspartner zich niet gehoord. De kans bestaat daarbij dat je belangrijke informatie misloopt.
• Kaats de bal niet terug door je gesprekspartner allerlei verwijten te maken: "Goh, wat raar dat u deze methode nog niet kent."

Goochelen met de prijs

Veel freelancers vinden het noemen van de prijs het moeilijkste moment in een acquisitiegesprek. Ze zien op tegen een eventuele onderhandeling: het "gezeur" over uurtarieven en percentages. Vaak ontwikkelt iedereen in de loop van de tijd zijn eigen tactiek voor het omgaan met met dit lastige moment.

Hoe presenteren anderen hun prijs? Bespreek met collega-vakgenoten hun ervaringen in het forum. Zo meldt deze freelancer dat ze in een acquisitiegesprek altijd met een "fixed price" werkt: "Ik noem eigenlijk nooit uren of uurtarieven. Ik ben erachter gekomen dat het bijhouden van uren, het rekenen in uren en het discussiëren over uren mij veel meer tijd kosten dan wanneer ik gewoon voor een bepaald bedrag een oplossing bied. Het heeft wat oefening gevraagd, maar ik kan wel zeggen dat ik momenteel een bepaald gevoel heb bij wat ik vind dat een bepaalde oplossing zou moeten kosten. Ik overleg dat met de klant, we zetten een krabbel en als ik een keer de boot in ga omdat ik het verkeerd heb ingeschat, jammer dan. Dat breit zich vanzelf wel weer recht."

Prijsaanwijzingen

Enkele tips om je op weg te helpen:   

• Noem de prijs aan het einde van de aanbodfase. Op die manier leg je de nadruk op de diensten die je levert (hetgeen een opdrachtgever krijgt) en niet wat het kost (hoeveel een opdrachtgever eraan kwijt is).
• Durf aan opdrachtgever te vragen wat hij de waarde vindt van jouw dienst.
• Ga niet pingelen; je staat niet op de markt. Je kunt volstaan met de mededeling dat er onderhandelingsruimte is, maar dat je daar tijdens de huidige ontmoeting nog niet over wil gaan tot het noemen van exacte bedragen. Om goed te kunnen onderhandelen moet je eerst weten wat het budget is van je gesprekspartner en of hij daadwerkelijk belangstelling heeft voor jouw aanbod.
• Stem je prijspresentatie af op je gesprekspartner. Heeft je gesprekspartner al vaker freelancers ingehuurd voor dergelijke klussen, dan zal hij waarschijnlijk niet zo van de prijs opkijken. Je kunt er dan voor kiezen om de prijs als een totaalbedrag te presenteren. Als je gesprekspartner nog een groentje is wat betreft het samenwerken met freelancers, dan kan het slim zijn om de prijs op te delen in deelbedragen voor elke deeltaak.

Ga verder naar hoofdstuk 6: De afronding. Leer hoe je goed een acquisitiegesprek afrondt.  

Auteur: Janine Bruinooge