Het maken van een goede eerste indruk is van belang voor het verdere verloop van een acquisitiegesprek. Maar hoe doe je dat?

Tip
Klanten waarderen het als je kunt laten zien dat je een acquisitiegesprek hebt voorbereid. Je kunt bijvoorbeeld de artikelen die je ter voorbereiding hebt gelezen op tafel leggen. Het is niet nodig dat je er over praat. Het laten zien van de artikelen aan een opdrachtgever, is al genoeg om een goede indruk te maken.

Eerste indruk

Grafisch vormgever Geert Peters brengt een bezoek aan Suzanne Groeneweg, afdelingshoofd Communicatie van de gemeente Utrecht. De gemeente Utrecht wil een aantal nieuwe brochures uitbrengen en is daarvoor op zoek naar een grafisch vormgever. Geert weet dat de gemeente die dag met verschillende vormgevers gesprekken voert. Geert heeft Suzanne nog niet eerder ontmoet.

Wat kan Geert volgens jou het beste doen? Hoe kan hij het gesprek met Suzanne Groeneweg beginnen?

Scenario 1

Geert meldt zich om 10.30 uur – precies op tijd - bij de receptie. Daar krijgt hij te horen dat hij op de vierde verdieping moet zijn. Al met al duurt het nog ruim vijf minuten voordat hij de kamer van Suzanne heeft gevonden. De deur staat open, dus hij loopt direct naar binnen. Daar ziet hij Suzanne al met koffie en thee klaar zitten en een schrijfblok in de aanslag. "Kon je het wel makkelijk vinden?" vraagt ze, als hij zijn hand uitsteekt. Hij knikt van ja en zegt dan dat hij het nieuwe gemeentehuis zo mooi vindt. Hij vertelt dat de bouwstijl van deze architect hem aanspreekt. Hij noemt een aantal andere gebouwen die door dezelfde architect zijn ontworpen. Als hij gebouw nummer vier noemt, wordt hij onderbroken door Suzanne: "Zullen we beginnen?"

Scenario 2

Geert meldt zich om 10.15 uur – een kwartier te vroeg - bij de receptie. Daar krijgt hij te horen dat hij op de vierde verdieping moet zijn. Al met al duurt het nog ruim vijf minuten voordat hij de kamer van Suzanne heeft gevonden. Hij besluit nog even op de gang te wachten. Vijf minuten voor half elf meldt hij zich bij Suzanne. Ook al staat de deur open, hij klopt toch aan. "Kon je het wel makkelijk vinden?" vraagt Suzanne als hij zijn hand uitsteekt. Hij knikt van ja en haalt zijn schrijfblok en andere benodigdheden tevoorschijn. Hij laat Suzanne koffie en thee inschenken en wacht tot zij het gesprek opent: "Wij zijn hier vanochtend bij elkaar om de vormgeving van de nieuwe brochures te bespreken."

Scenario 3

Geert meldt zich om 10.15 uur – een kwartier te vroeg - bij de receptie. Daar krijgt hij te horen dat hij op de vierde verdieping moet zijn. Al met al duurt het nog ruim vijf minuten voordat hij de kamer van Suzanne heeft gevonden. Ook al staat de deur open, hij klopt toch even aan. Hij ziet dat Suzanne bezig is met het beantwoorden van haar mail. Op haar verzoek neemt hij alvast plaats aan de vergadertafel. Hij pakt zijn schrijfblok en neemt zijn vragenlijst nogmaals door. Hij laat Suzanne thee en koffie inschenken en opent dan zelf het gesprek. Hij pakt zijn lijst met vragen en begint met vraag 1. 

Welk scenario spreekt jou het meest aan en waarom?

• Welke indruk wekt Geert bij scenario 1 met zijn late binnenkomst en zijn social talk over architectuur?
• Doe je er goed aan om de klant het acquisitiegesprek te laten beginnen, zoals Geert doet in scenario 2? Of is een actievere houding hier juist op zijn plaats?
• Is een vroege binnenkomst – zoals Geert doet in scenario 3 – een goede manier om te laten zien dat je eager bent? Wat vind je van het feit dat hij zelf het gesprek begint?

Tips

De magische klik
Het moet klikken in een gesprek, maar wat is dat dan? Mariëlle schrijft in het forum:

"Dat je elkaar kunt vinden in het gesprek.
∙ Als beide partijen hetzelfde belangrijk lijken te vinden.
∙ Als dat wat zij zeggen iets bij jou losmaakt en andersom.
∙ Als je het idee hebt wel samen door een deur te kunnen.
∙ Als je vermoedt dat de samenwerking ook leuk kan zijn.
∙ Als je ook wel wat kunt lachen tijdens zo'n gesprek.

Kortom, het gesprek heeft iets leuks."

Je kunt je entree bij een acquisitiegesprek verbeteren door slim gebruik te maken van je eigen ervaringen. Wat moet je als freelancer wel en niet doen om een goede eerste indruk te maken? Gebruik je eerdere ervaringen – bij acquisitie- of sollicitatiegesprekken – om een tiplijst samen te stellen. Je eigen do's en don't's kun je dan inzetten bij een volgend gesprek. Hier alvast enkele voorbeelden.

• Zorg dat je op tijd aanwezig bent. Op die manier kun je rustig de omgeving bekijken en een indruk krijgen van het bedrijf waar je te gast bent. Observeer het gedrag van medewerkers bij de receptie bijvoorbeeld: let op hoe zij met elkaar communiceren. Pas hier je eigen stijl iets op aan.
• Stem je houding af op die van je gesprekspartner. Als je gesprekspartner bijvoorbeeld erg formeel taalgebruik bezigt, communiceer dan ook op die manier. Verval niet in de je-vorm.
• Het is verstandig om je kledingstijl af te stemmen op die van je gesprekspartner. Natuurlijk moet het wel kleding zijn waarin je je prettig voelt.
• Bij het eerste contact is het belangrijk om je gesprekspartner aan te kijken en een stevige handdruk te geven. Let er verder op dat je rust uitstraalt en wees vriendelijk. Ook wanneer je gesprekspartner ongeïnteresseerd op je komst reageert. Blijf kalm. Rust kun je ook uitstralen door je manier van spreken: spreek wat nadrukkelijker en articuleer goed. Af een toe een kleine stilte in het gesprek laten vallen, draagt tevens bij aan een rustige houding.
• Als je aan tafel zit met je armen over elkaar, neem je een defensieve houding aan. Gespreide armen zorgt voor een open houding.
• Ook al ben je zenuwachtig, ga niet 'plukken'. Laat je haar, nagels en sieraden met rust. Als je toch per se iets in je handen wilt hebben, kun je een pen of potlood vasthouden.
• Bedenk dat er ook verschillen zijn tussen een acquisitie- en een sollicitatiegesprek. Jij komt niet dagelijks op het kantoor van de opdrachtgever werken, dus je hoeft zijn cultuur niet over te nemen. Als freelancer word je vaak juist als frisse man/vrouw van buiten gevraagd en mag je best je eigen stijl hebben. Zoek echter altijd óók naar aansluiting.

Let op positieve lichaamstaal

Probeer tijdens het gesprek:

• Rechtop te zitten, naar de ander toe gebogen.
• Spiegelen, ga mee met de houdingen van de ander.
• Je armen geopend te houden.
• De ander minstens de helft van de gesprekstijd aankijken.
• De naam van je gesprekspartner af en toe gebruiken.
• Net buiten de persoonlijke ruimte van je gesprekspartner blijven.

Het verloop van een acquisitiegesprek

Meerdere gesprekken
Om een acquisitiegesprek goed te kunnen afronden, zijn soms meerdere ontmoetingen nodig. Niet alle fasen komen dan in een gesprek voor. Bij een eerste ontmoeting kan het bijvoorbeeld zijn dat je uitleg geeft over je werkmethode, de wensen van de opdrachtgever inventariseert en een eerste aanbod doet. Je spreekt met de opdrachtgever af dat je het aanbod verder uitwerkt. In het tweede gesprek bespreek je dan het definitieve, uitgewerkte aanbod en sluit je het acquisitiegesprek af.

Als freelancer neem je de functie van gespreksleider aan; jij leidt de klant van de ene fase naar de andere. Dit doe je uiteraard zonder drammerig te zijn. Een opdrachtgever moet zijn verhaal kwijt kunnen. Het kan nuttig zijn om hem bijvoorbeeld te laten uitweiden over de verbouwing van zijn kantoor; dat kan bruikbare informatie opleveren over zijn visie op zijn bedrijf en zijn persoonlijkheid.

Sjors Kleingeest geeft communicatietrainingen. Hij is bij Bas de Groot, directeur van een onderzoeksbureau, op bezoek. Doel van het gesprek is om na te gaan of Sjors Bas de Groot kan leren omgaan met de media. Nadat de handen zijn geschud en het eerste contact is gelegd, opent Sjors het acquisitiegesprek: "Zo, u moet dus binnenkort een aantal persconferenties houden. Ik weet precies hoe ik u daarvoor kan klaarstomen. We beginnen met een korte uitleg ..." Sjors vertelt uitgebreid over zijn trainingsmethode en zijn ervaringen met eerdere soortgelijke klussen. Vervolgens doet hij Bas de Groot een concreet aanbod.

A. Wat vind je van de manier waarop Sjors de rol van gespreksleider op zich neemt?

Denk daarbij aan de verschillende fasen van een acquisitiegesprek:

• Opening: waar je een voorstel doet voor het doel en de opbouw van het gesprek. Je gaat na of een opdrachtgever daarmee akkoord gaat. Het doel van een acquisitiegesprek kan bijvoorbeeld ook een nadere kennismaking zijn.
• Analysefase: je brengt de wensen van een opdrachtgever in kaart.
• Aanbodfase: je geeft uitleg over je bedrijf en presenteert een concreet aanbod.
• Afrondingsfase: je vat het gesprek samen en maakt concrete afspraken.   

B. Schrijf concreet op hoe Sjors doel en opbouw van het gesprek aan Bas de Groot kan voorstellen.

• Ga verder naar hoofdstuk 4: De analysefase. Leer hoe je de wensen van een opdrachtgever in kaart brengt door goed door te vragen, te luisteren en samen te vatten.

Auteur: Janine Bruinooge