Met een offerte overtuig je een opdrachtgever van jouw kwaliteiten. Maar hoe doe je dat? Welke elementen moet een offerte bevatten om dat doel te bereiken? Op deze pagina lees je een overzicht van de meest gehanteerde onderdelen in een offerte. Print het stramien uit en gebruik het als checklist tijdens het schrijven. Voor wie het echt groots wil aanpakken, is er ook een lijst met extra's, zoals de begeleidende brief.

1. Titelblad

Het is de eerste pagina die een lezer ziet, dus zorg voor een duidelijk en mooi titelblad. Maak het duidelijk door een prikkelende maar een doeltreffende titel te kiezen. Je kunt de titel bijvoorbeeld in rijmvorm weergeven of een citaat (van een opdrachtgever) gebruiken. De lezer moet ook weten wie de auteur is. Vermeld daarom je naam of bedrijfslogo op het titelblad. Op een mooi titelblad wordt aandacht besteed aan het papier (dikte, kleur), lettertype en vormgeving. Je kunt bijvoorbeeld de bedrijfskleuren van een opdrachtgever op het titelblad terug laten komen.  

2. Inhoudsopgave

Bij een uitgebreide offerte is een inhoudsopgave absoluut noodzakelijk; die fungeert als een routebeschrijving voor de lezer. Zorg dan ook voor een duidelijke lay-out en heldere benamingen van hoofdstukken.

3. Inleiding

De inleiding is vaak de plek waarop de ontvanger echt begint met lezen. Een inleiding is goed wanneer die:

• De interesse wekt van de lezer.
• Op een persoonlijke wijze de aanleiding van de offerte beschrijft.
• Jouw enthousiasme voor de potentiële opdracht overbrengt.
• Het onderwerp van de offerte beschrijft.
• De opbouw van de offerte verklaart.

Probeer in een inleiding zoveel mogelijk de woorden of gedachten van de opdrachtgever te gebruiken.

Voorbeeld actuele klantsituatie:
"2005 was een goed, maar hectisch jaar voor uw bedrijf. Het aantal klanten groeide sterk en ook de omvang van het personeelsbestand nam hard toe. De groeiende groep collega's zorgde echter ook voor meer communicatieproblemen. U merkte dat het houden van stafvergaderingen niet meer voldoende was om al het personeel in te lichten over zaken als de bedrijfsresultaten of het nieuwe beleid. U wilt daarom een bedrijfsblad uitgeven: een toegankelijk geschreven tijdschrift dat op grote schaal binnen het bedrijf met grote regelmaat wordt verspreid."

4. Actuele klantsituatie

In deze passage zet je uiteen in welke situatie de klant zich bevindt. Probeer zo kernachtig mogelijk te schrijven en gebruik zoveel mogelijk de woorden van de klant zelf. Hij zal zich daardoor eerder begrepen voelen en het zorgt voor vertrouwen; jij weet precies waar het om draait.

5. Klantvraag

Wat verwacht een klant nu eigenlijk van jou? Een goede offerte geeft concreet en kernachtig antwoord op deze vraag. Geen ellenlange betogen dus, maar slechts enkele zinnen. Een klantvraag moet verder duidelijk herkenbaar en persoonlijk zijn. 

Voorbeeld klantvraag "Het bedrijfsblad moet in de toekomst een belangrijke spreekbuis van de organisatie vormen. Aan mij als communicatiedeskundige stelde u de vraag wat de beste manier is om een dergelijk tijdschrift te beginnen: welke stappen moet uw bedrijf zetten?"

6. Het aanbod

Het aanbod is een van de belangrijkste, zo niet het belangrijkste, onderdeel van een offerte. In deze passage presenteer je jouw antwoord op de vraag van de klant. Hij moet het idee krijgen dat jij als geen ander weet hoe je zijn probleem kunt oplossen. Dit doe je door:

• Je aanbod in fasen te beschrijven. Fase 1 in het opstellen van een beleid kan bijvoorbeeld de onderzoeksfase zijn waarin je medewerkers naar hun pestervaringen vraagt.
• Door de voordelen of resultaten van jouw acties weer te geven.
• Door concreet je aanbod te beschrijven. Probeer jargon te voorkomen.
• Door alternatieven te noemen.

Na het concrete aanbod kun je in dezelfde passage ook de argumenten noemen waarom de klant met jou in zee moet: wat is jouw toegevoegde waarde? Je kunt er ook voor kiezen om die informatie in een aparte alinea op te nemen.

7. Planning

Voor een klus van een dag hoef je geen tabellen en grafieken te maken. Wanneer de opdracht zich uitstrijkt over een langere periode, is het daarentegen wel handig om een schema aan de offerte toe te voegen. Zorg voor een overzichtelijke planning met duidelijke omschrijvingen van de verschillende tabellen. Bij een korte uitvoeringsperiode kun je bijvoorbeeld een draaiboek in je offerte opnemen. Je beschrijft dan per tijdsbestek welke actie je zult ondernemen: 09.00 – 10.00 uur opening van dag; de aanwezigen stellen zich voor en daarna wordt het dagprogramma toegelicht.

8. Prijs

Hoewel de prijs niet altijd doorslaggevend is, is hij wel altijd van groot belang. Verpak je prijs daarom slim. Enkele tips:

• Geef de prijs niet al te opvallend weer. Dus niet vetgedrukt.
• Vermeld de prijs zoveel mogelijk in de lopende zin en noem daarna nogmaals de voordelen. Bijvoorbeeld: "De totaalprijs voor een nieuwe website bedraagt € 2.000. Dit is inclusief ontwerp, technische ondersteuning voor een jaar en domeinbeheer."
• Geef inzage in de berekening. Dit kun je doen door een lijst te maken van de uit te voeren taken. Je beschrijft de werkzaamheden per taak of onderdeel.  
• Vermeld je honorarium per dagdeel en niet per uur. Zo voorkom je discussies over halve uren en kwartieren.
• Formuleer de prijs als een investering, niet als een kostenpost. Je kunt ook de term begroting gebruiken.

Voorbeeld afsluiting: "Wij willen graag een bijdrage leveren aan een verbeterde werksfeer op uw afdeling. In week 50 zal ik contact met u opnemen om de offerte te bespreken. Mocht u in de tussentijd vragen hebben, belt of mailt u mij gerust."

9. Afsluiting

"Ik hoop u hiermee een passend aanbod te hebben gedaan." Of nog zo een: "Ik hoop spoedig een reactie van u te ontvangen." Fout zijn deze standaardslotzinnen niet, maar als lezer doen ze je weinig. Probeer daarom een offerte op een persoonlijke en positieve manier af te sluiten. Vermeld eveneens een concrete vervolgactie.

10. Voorwaarden

De levering van een dienst of product is altijd verbonden aan een aantal voorwaarden. Presenteer je voorwaarden overzichtelijk. De voorwaarden hebben betrekking op zaken als: aansprakelijkheid, auteursrecht, leveringstermijnen, betalingsregelingen en garantievoorwaarden. Het is gebruikelijk om de voorwaarden als bijlage aan een offerte te voegen.

Auteur: Janine Bruinooge