Home Starten Bedrijfsvoering Marketing Ontwikkelen Netwerken Forum
Home
 
U bent hier: Home Marketing Acquisitie Offerte Training Offerte maken Offertetaal

Offertetaal

Tijdens een acquisitiegesprek kun je nog een beroep doen op je imponerende stem of je enthousiaste gebaren. In een offerte moet je het echter hebben van je schrijfstijl. Hoe beter je formuleert, des te groter de kans dat een potentiële klant met je in zee wilt. Je schrijfstijl moet bij een offerte behalve helder en klantgericht, ook wervend zijn.

Hoe kom je tot een heldere schrijfstijl?

Wanneer je deskundige bent op een bepaald gebied, heb je vaak niet door dat je voor buitenstaanders in een onbegrijpelijke taal over je werk spreekt. Vaktermen, voorbeelden en verbanden die voor jou volkomen logisch zijn, doen bij lezers niet automatisch een belletje rinkelen. Door helder te schrijven, voorkom je dat je offerte voor een potentiële klant een raadplaatje wordt.

Helder schrijven kun je leren door voortaan voor je offerte dezelfde doelgroep als het Jeugdjournaal te hanteren: kinderen in de leeftijd van negen tot en met twaalf jaar. De inhoud van het nieuwsprogramma mag dan bestemd zijn voor kinderen, het taalgebruik ervan is allesbehalve kinderachtig. Het is simpel en concreet, waardoor het programma voor alle leeftijdsgroepen toegankelijk is.

Leg eens op papier een vrij technisch proces uit aan een Jeugdjournaalkijker. Je kunt bijvoorbeeld de werking van apparaten zoals een magnetron of stofzuiger beschrijven. Houd tijdens het schrijven de volgende checklist bij de hand.

  • Schrijf actief. Actieve zinnen betrekken de lezer meer bij de tekst en de lezer ervaart ze ook als prettig. Dus niet: "Uw commentaar wordt gewaardeerd." Maar: "Ik waardeer uw commentaar."
  • Vermijd ambtelijk taalgebruik. Dus niet: "althans". Maar: "dat wil zeggen." "Derhalve" is gewoon "daarom" en "omtrent" vervang je door "over".
  • Schrijf specifiek. Zelfstandige naamwoorden als 'procesintegratie' en 'tijdbesparing' roepen bij lezers meestal geen concreet beeld op. Als je veel van dat soort begrippen in een tekst hanteert, zal de lezer de informatie maar gedeeltelijk in zich opnemen. Gebruik zelfstandige naamwoorden waarbij de lezer zich iets kan voorstellen. Geef anders een concreet voorbeeld ter verduidelijking van dergelijke termen.

Hoe kun je wervend schrijven?

Eigenlijk is een offerte een veredelde reclamefolder: allebei zijn ze geschreven om de lezer tot kopen aan te zetten. Een wervende schrijfstijl kenmerkt zich door positief taalgebruik. In een reclamebrochure tref je dan ook niet gauw woorden als 'saai' of 'waardeloos' aan. Onderdelen die in een offerte baat hebben bij een wervende (positieve) schrijfstijl, zijn met name de klantvraag, jouw visie op de klantvraag en het aanbod.

Kijk de wervende schrijfkunst af van reclameschrijvers. Natuurlijk kun je de in reclamebrochures veelgebruikte slogans en kreten niet letterlijk overnemen in je offerte. Ze kunnen je echter wel helpen de sterke kanten van je aanbod te verduidelijken. Schrijf een belangrijk offerteonderdeel zoals het aanbod, eens als een reclamefolder. Presenteer je oplossing kernachtig. Onderbouw de meerwaarde van jouw aanpak en je deskundigheid met slogans. Deze oefening dwingt je om op een scherpe en positieve manier naar je aanbod te kijken. Je kunt daardoor later makkelijker die wervende toon in je offerte opnemen.

Wat houdt klantgericht schrijven in?

Je schrijft een offerte met meestal een specifiek persoon in je achterhoofd. Laat die ene lezer dat ook merken. Je schrijft klantgericht wanneer je ieder offerteonderdeel vanuit het standpunt van de klant benadert. Leer klantgerichte schrijfstijlen kennen door het volgende onderzoek.

Zelf ben je ook een klant van de bakker, de sportschool of de bank. Waarschijnlijk kom je in het klantenbestand van tientallen bedrijven voor. Bestudeer de klantbrieven die je de afgelopen twee weken ontving. Welke vond je prettig en waarom? Benoem ook de slechtste klantenbrief en ga na wat je er zo slecht aan vond? Was dat omdat:

  • Je niet direct werd aangesproken, maar bijvoorbeeld als 'de rekeninghouder'.
  • De brief niet inging op jouw specifieke situatie. Bijvoorbeeld: een energieleverancier verandert het betalingssysteem. Hierdoor moeten sommige klanten hun rekeningen voortaan betalen door zelf het bedrag over te boeken, terwijl bij andere klanten dit nu via automatische incasso zal gebeuren. In de brief over de verandering staan de verschillende mogelijkheden opgesomd. Als klant moet je zelf nagaan voor welke betalingsmogelijkheid jij in aanmerking komt.
  • De brief is opgesteld vanuit het perspectief van de schrijver en niet vanuit de lezer. In een offerte zie je dit terug door veelvuldig gebruik van het woord 'ik' of 'wij'. Je vertelt dan voornamelijk wat jij allemaal kunt, terwijl het beter is om te vertellen wat dit alles voor een klant betekent.

Ga verder naar hoofdstuk 6: de verzending en de nazorg. Leer wat je moet doen na het schrijven.

Aanbevolen websites

  • Online cursus 'Schrijven van een zakelijke tekst'
    Het schrijven van een zakelijke tekst gaat niet iedereen gemakkelijk af. In deze cursus helpen we je op weg. Je leert hoe je de schrijfopdracht verheldert, hoe je de tekst opbouwt en hoe je bij het schrijven zelf te werk gaat. Tenslotte leer je hoe je de tekst aan je opdrachtgever ‘verkoopt’.

Auteur: Janine Bruinooge

http://www.lancelots.nl/marketing/acquisitie/offerte/training/offertetaal Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2018 ColofonAdverteren