Begin nadat je een offerteverzoek hebt ontvangen niet meteen met schrijven. Analyseer eerst je aanbod goed door je af te vragen of je dienst echt geschikt is voor deze klant. Denk vervolgens na over opbouw, toon en doel van een offerte. Het schrijven gaat dan gemakkelijker en sneller. Doorloop de volgende stappen, voordat je de eerste letter op papier zet. Begin met het kiezen van een offertesoort. 

Hoe kies je een offertesoort?

Je kunt het type offerte pas bepalen nadat je een potentiële opdrachtgever hebt gesproken; pas dan weet je wat hij wil. Heeft hij belangstelling voor een product, dan kies je voor een productofferte. Wil hij meer weten over een dienst, dan stel je een dienstofferte op. Vervolgens ga je na of het om een maatwerkopdracht of een standaardopdracht gaat. Bedenk dat het schrijven van offertes van maatwerkopdrachten – en zeker wanneer het gaat om projectvoorstellen – meer tijd in beslag neemt. Houd daarmee rekening in je planning.

Hoe bepaal je de schrijfstijl? 

Om de toon van je offerte te kunnen bepalen, moet je eerst weten wie je lezer is. Dat is niet automatisch degene met wie je het acquisitiegesprek hebt gevoerd. Vaak heeft je gesprekspartner geen (volledige) beslissingsbevoegdheid en wordt jouw offerte ter beoordeling voorgelegd aan andere medewerkers van hetzelfde bedrijf. Hanteer bij het bepalen van een schrijfstijl daarom de volgende checklist:

Vraag aan een potentiële opdrachtgever hoe gedetailleerd een offerte moet zijn. Misschien heeft hij geen behoefte aan een volledige dienstomschrijving inclusief weekplanning, maar wenst hij een compact aanbod. Voorkom zo dat je een offerte van tien pagina’s schrijft, terwijl twee A4'tjes ook hadden volstaan. 

• Ga na of je gesprekspartner volledige beslissingsbevoegdheid heeft. Dit kun je achterhalen door aan hem te vragen of de offerte ook door anderen wordt gelezen. Wanneer dat het geval is, dan kun je – met goedkeuring van je gesprekspartner – de overige lezers annex beslissers een aparte kopie op naam sturen.
• Bedenk of je de lezer kunt aanspreken met 'je' – dat kan wanneer jullie bijvoorbeeld in het verleden meerdere keren prettig hebben samengewerkt – of dat 'u' gepaster is. Als je eenmaal een vorm hebt gekozen, hanteer die dan consequent in je offerte. Spreek dus niet de lezer in de ene zin met 'u' aan, om in de volgende alinea 'je' te gebruiken. Ook wanneer meerdere personen je offerte lezen, kun je hem richten aan je gesprekspartner. Overweeg in dat geval goed welke vorm – je of u – je hanteert; met je gesprekspartner verkeer je misschien al op persoonlijke, vertrouwde voet, maar dat hoeft met rest van je lezersgroep natuurlijk niet altijd het geval te zijn.
• Schat de deskundigheid van je lezer(s) in. Bedenk dat een opdrachtgever jou wil inhuren omdat hij een bepaalde deskundigheid zelf niet in huis heeft. Overweeg het gebruik van vaktermen in je offerte daarom nauwkeurig: wat kent de lezer wel en wat behoeft toelichting.

Hoe stel je de klantvraag vast?

Met een offerte wil je een potentiële opdrachtgever een aanbod doen dat hij niet kan weigeren. Om dat te bereiken, moet je eerst weten wat hij precies wil, oftewel: je moet de klantvraag vaststellen. Zonder duidelijke klantvraag kun je geen goede offerte schrijven. Beantwoord daarom de volgende vragen voordat je begint met schrijven:

· Wat wil een potentiële opdrachtgever met jouw product of dienst bereiken? Is hij uit op gemak (tijdswinst) of kwaliteitsverbetering? Of spelen zaken als capaciteitsuitbreiding, winst of prestige een rol?

· In welke omstandigheden zal jouw product of dienst worden gebruikt?

· Wat zijn de specifieke wensen van een potentiële opdrachtgever? Denk daarbij bijvoorbeeld aan zaken als leveringstermijnen en auteursrecht.

Hoe bepaal je het doel van een offerte?

Wanneer je niet precies weet wat je met een offerte wilt bereiken, kun je er maar beter geen schrijven. Het ontbreken van een vooropgesteld doel doet een offerte inboeten aan scherpte en overtuigingskracht. Iemand overtuigen als je niet weet waarvan je hem wilt overtuigen, is onmogelijk. Overweeg daarom de volgende zaken:

· Wil ik dat een potentiële opdrachtgever meteen "ja" zegt na het lezen van mijn offerte? Zo ja, formuleer het aanbod dan zorgvuldig. Wees concreet in je beschrijvingen, speel zoveel mogelijk in op de situatie van de opdrachtgever en hanteer steekhoudende argumenten. Het doel van de offerte is voornamelijk het overtuigen van de lezer.

· Wil ik dat een potentiële opdrachtgever om meer informatie vraagt na het lezen van een offerte? Zo ja, besteed veel aandacht aan de presentatie van jezelf als uitvoerder en jouw onderneming. Het doel van de offerte is voornamelijk het wekken van belangstelling van de lezer.

· Wil ik een langdurige relatie met deze potentiële opdrachtgever opbouwen? Zo ja, loop je prijsopgave en voorwaarden goed na. Misschien is het slim om een potentiële opdrachtgever korting in het vooruitzicht te stellen?

Bedenk overigens dat je vaak met één offerte meerdere doelen nastreeft. Je bepaalt dan per offerteonderdeel het doel.

Hoe verzamel je informatie?

Je schrijfwerk kan gemakkelijk vertraging oplopen doordat je telkens iets moet nakijken of opzoeken. Efficiënter is om alle benodigde informatie vooraf te verzamelen. Doe de onderstaande bureaucheck voordat je de eerste letter op papier zet.

· Aantekeningen van het acquisitiegesprek

· Jaarverslagen en brochures van de potentiële opdrachtgever

· Prints van belangrijke pagina's van de website van de opdrachtgever. Denk bijvoorbeeld aan de organisatiestructuur en contactgegevens

· Kopieën van (kranten)artikelen over het werk van de gewenste opdrachtgever

· Uitdraai van het register van de Kamer van Koophandel

·  Visitekaartje(s) van je contactpersoon (let op de juiste spelling van een naam!)

· (informatie-)Brochures over je eigen onderneming

· Contactgegevens van referenties

· (standaard)Voorwaarden

Hoe maak je een tekstschema?

Een tekstschema is een goed hulpmiddel bij het opstellen van een offerte. Zeker wanneer je geen ervaren schrijver bent. Doordat je een tekstschema opstelt, hak je de schrijfklus in blokken op. Zo kun je het hele proces gemakkelijker overzien en een betere tijdsplanning maken.

Het schrijven van een offerte kun je het beste inplannen door voor ieder onderdeel tijd te reserveren. Tel bij het totaal aantal uren twintig procent op. Op deze manier voorkom je dat je in tijdnood raakt en de laatste doch belangrijke stappen – zoals het controleren op spelfouten – moet afraffelen.     

Dé ultieme opbouw van een offerte bestaat niet; iedere situatie en iedere klant is weer anders. Denk daarom niet dat je verplicht bent tot het gebruik van een bepaald stramien, zoals de hieronder beschreven AIDA- of de PPPP-formule. Deze kunnen als leidraad dienen, maar je kunt ook het verloop van het acquisitiegesprek als uitgangspunt nemen.

AIDA

AIDA staat voor: Attention, Interest, Desire en Action. Oftewel: je trekt eerst de aandacht van je lezer, wekt dan zijn interesse, doet een beroep op zijn kooplust en spoort hem tot slot tot actie aan.

PPPP

PPPP staat voor: Position, Problems, Possibilities en Proposal. Oftewel: je schets de situatie, benoemt de opdrachtgevers problemen, je draagt oplossingen/mogelijkheden aan en tot slot doe je hem een voorstel.

Denk aan de eerstvolgende opdracht die je graag wilt binnenhalen. Noteer vervolgens in steekwoorden welke informatie je kwijt wilt in de offerte, die je moet schrijven om die toekomstige opdracht te krijgen. Zet vervolgens bij elkaar wat bij elkaar hoort. Breng dan de verschillende informatieblokken onder een noemer. Bijvoorbeeld 'Problems'. Ga vervolgens na wat een logische volgorde zou zijn van de verschillende onderdelen. 

Ga verder naar hoofdstuk 3: de structuur. Leer de verschillende onderdelen van een offerte kennen. 

Auteur: Janine Bruinooge