Hoe raak je een opdrachtgever kwijt?

Hieronder volgen vier door opdrachtgevers veel genoemde redenen:

• Je komt je afspraken niet na.
• Je werkt met onvoldoende aandacht aan je taken.
• Je denkt te weinig mee.
• Je prijs is te hoog.

Het meest voorkomende antwoord is het eerste. Opdrachtgevers verliezen snel hun interesse als blijkt dat jij je afspraken niet nakomt. Dit schaadt jullie persoonlijke relatie. Naast betrouwbaarheid spelen kwalificaties als vakkundigheid, expertise, betrokkenheid en interesse een belangrijke rol bij het ontwikkelen van een goede relaties met je opdrachtgever. Hieruit kun je opmaken, dat een kerstkaartje sturen of geschenken uitdelen niet de doorslag geven bij het uitdelen van opdrachten. Effectief relatiemanagement is dan ook veel meer dan dat. Je kunt relatiemanagement op verschillende manieren inzetten:

• Projectgericht.
• Persoonsgericht.
• Procesgericht.
• Partnershipgericht.

Vraag nadat je een opdracht hebt gekregen naar de verwachtingen van je opdrachtgever. Zo weet je waar je aan moet voldoen en maak je een klantgerichte indruk. Dat komt je relatie ten goede komt.

Relatiemanagement kun je projectgericht inzetten. Je wilt de verwachtingen van een belangrijke opdrachtgever overtreffen door een uitstekende uitvoering van de opdracht of het project. Je sluit aan op het werkproces van je opdrachtgever.

Om je opdrachtgever zeer tevreden te maken, doe je meer dan is afgesproken. Je levert je werk voor de deadline af, je geeft eens advies vanuit jouw expertise en denkt mee met de organisatie. Je bent een professional: je levert natuurlijk niet constant extra gratis diensten. Wanneer je opdrachtgever je na een goed advies vaker hierom vraagt, kun je voorstellen hiervoor een offerte te maken.

Vraag jezelf af welke taken je als vanzelfsprekend hebt uitgevoerd en welke als extra voor je huidige of laatste opdrachtgever.

Wil je een relatie een geschenk of eigen werk geven? Kies met zorg iets passends uit. Dat laat meer indruk achter dan een dertien uit een dozijn geschenk. Kies ook het juiste moment om het te geven. Je geschenk valt meer op wanneer je het niet geeft rond de jaarwisseling.

Relatiemanagement kun je ook persoonsgericht inzetten. Je geeft individuele aandacht en laat je waardering blijken. Relatiegeschenken zijn een bekend voorbeeld van persoonsgericht relatiemanagement. Maar ook immateriële zaken kunnen hiertoe bijdragen, zoals een uitnodiging om een evenement bij te wonen of een hartelijke felicitatie met bijvoorbeeld een promotie.

Do's en don'ts van een relatiegeschenk

• Breng je relatie niet in verlegenheid met je geschenk
• Geef iets duurzaams
• Kies het juiste moment
• Zet niet je eigen logo groot erop
• Geef geen cadeaubon
• Verras!

Bedenk zelf een aantal persoonsgerichte relatiemanagementactiviteiten. Bijvoorbeeld:
· Je opdrachtgever moet een belangrijke presentatie houden. Je biedt je aan als klankbord. 
· Je opdrachtgever is een echte smulpaap. Voor een andere relatie heb je meegewerkt aan de samenstelling van een kookboek. Je geeft dit boek als relatiegeschenk cadeau aan je opdrachtgever. 
· Voor een project waar je zelf niet bij betrokken bent, is je opdrachtgever op zoek naar mensen met een bepaalde expertise. Een aantal van jouw belangrijke relaties beschikt over deze expertise. Jij brengt hem daarmee in contact.

Een procesgerichte benadering van relatiemanagement gaat uit van de samenwerking tussen jou en de opdrachtgevende organisatie.

Met wie heb je contact?
Wanneer je een project uitvoert voor een organisatie, heb je vaak met meer personen te maken dan alleen met je opdrachtgever als individu. Denk bijvoorbeeld aan de werknemers op de afdelingen boekhouding, personeelszaken en secretariaat.
· Breng in kaart met wie je contact hebt en met wie je misschien contact wilt hebben (je bestaande en wenselijke contacten) bij je opdrachtgever.   
· Bedenk vervolgens welke activiteiten deze relaties ten goede komen.

Voorbeelden van procesgerichte activiteiten zijn:

• Een duidelijke factuur sturen volgens eerder gemaakt afspraken.
• Het secretariaat laten weten wanneer en waar je bereikbaar bent.

De meest vergaande vorm van samenwerking is een partnership. Partnershipgerichte benadering van relatiemanagement kenmerkt zich door bijvoorbeeld:

• Een relatie gefocust op de organisatie van de opdrachtgever als geheel.
• Intensief contact over en weer.
• Structurele samenwerkingsvoordelen voor jou en je opdrachtgever of partner.

Een goed voorbeeld van de partnership-benadering kun je vinden in de casus: copywriter Daan sluit aan op de werkprocessen van de opdrachtgever. Belangrijk leerpunt: goede communicatie is de Haarlemmerolie in de relatie met je opdrachtgever!

Slaag je erin je markt- en concurrentiepositie te verbeteren door deze intensieve samenwerkingsvorm, dan is er sprake van een geslaagd partnership. Activiteiten kunnen zijn gezamenlijk nieuwe diensten ontwikkelen en investeringen delen.

Je hebt je relatiebestand kritisch bekeken, en nagedacht over activiteiten om je relaties te verdiepen en te verstevigen. Tot welke conclusies ben je gekomen? Misschien heb je gemerkt dat er sprake is van achterstallig onderhoud, of dat je veel aandacht hebt geschonken aan klanten die jou weinig opleveren. Neem een moment om hierbij stil te staan voordat je naar het volgende onderdeel gaat.  

In het afsluitende onderdeel van deze training ga je een relatiemanagementplan opstellen.