Een goed georganiseerde werkruimte geeft rust in je hoofd en levert tijdwinst op. Als je één keer de tijd neemt voor de organisatie van je werkplek, is het daarna een kwestie van bijhouden. Wat je administratie betreft, is een goede organisatie niet alleen prettig en nuttig, maar zelfs vereist.

Pak je werkplekergernissen aan

Maak aan de hand van onderstaande vragen een lijstje van je werkplekergernissen van de afgelopen tijd:

• Naar welke dingen heb je lang of zelfs vergeefs gezocht?
• Welke documenten zijn meermalen door je handen gegaan waarbij je je afvroeg wat je ermee moest, om ze vervolgens weer op dezelfde stapel terug te leggen?
• Hoe vaak dacht je: "Hè, had ik maar een ... (viergaatsperforator, puntenslijper, nietmachine, vul maar aan)".

Je kunt zelf vast nog meer ergernissen bedenken!

Werk deze ergernissen vervolgens om tot concrete acties. Dus niet iets als "ik ga mijn kast heel anders indelen", maar "maak een map met alle offertes", bijvoorbeeld.

Stappenplan

Inbak: documenten die je nog niet hebt bekeken en waarover je een beslissing moet nemen, bijvoorbeeld de post.
Actie: alles wat je binnen een week wilt doen. Reserveer tijd in je agenda om deze klusjes af te werken. Als je de klusjes hebt gedaan, archiveer je het bijbehorende document of gooi je het weg.
Lezen: gooi weg wat niet noodzakelijk is. De rest bewaar je voor als je met de trein naar een afspraak gaat, bijvoorbeeld. Iets wat je dringend moet lezen, hoort in de bak Actie.
Werkarchief: hierin breng je alles onder wat met je lopende projecten te maken heeft.
Referentiearchief: voor afgeronde projecten, handleidingen, achtergrondinformatie en dergelijke.
Uitbak: documentatiemateriaal dat terug kan naar de eigenaar, uitgaande post.

1. Houd een paar weken bij aan welke bureau-artikelen je behoefte hebt (bijvoorbeeld een viergaatsperforator, puntenslijper, plastic mapjes).
2. Plan een hele dag in je agenda voor de (re)organisatie.
3. Op die dag verzamel je al je papieren en documenten (behalve wat al goed en logisch is opgeborgen) en je sorteert ze. Bedenk een indeling die voor jou handig is. Te denken valt aan Inbak, Actie, Lezen, Werkarchief, Referentiearchief en Uitbak. Alles wat met je administratie te maken heeft, deel je in de volgens de aanwijzingen in het artikel over fysieke administratie. Gooi alle documenten weg die je ook digitaal hebt (tenzij het om getekende offertes en dergelijke gaat).
4. Maak een lijstje van alle spullen die je nodig hebt naar aanleiding van de punten 1 en 3: ordners, bakjes, enzovoort. Ga de stad in om alles aan te schaffen of bestel ze bij een leverancier van kantoorartikelen. Vaak heb je ze al een dag later in huis. Koop goede spullen; wegschuivende plakbandhouders en krachteloze nietmachines zijn een bron van ergernis.
5. Maak op je pc een mappenstructuur aan (ook in Outlook) die overeenstemt met je papieren archief. Zet alle documenten in de goede mappen. Gooi weg wat weg kan. Schoon je mailbox op. Controleer bij mailtjes die je weggooit, of de afzender in je adressenboek staat.
6. Maak je bureau schoon. Koop een mooie plant of een bos bloemen. Zet die op je bureau.
7. Zodra je de kantoorartikelen hebt, berg je al je spullen en documenten op.
8. Ga zitten en geniet.
9. Plan elke week een uur in om je werkplek (zowel fysiek als digitaal) op orde te brengen.

Auteur: Marieke van Osch