Relatie met je boekhouder

[Janine]

Het eerste jaar van mijn freelancepraktijk heb ik de administratie zelf gedaan. Een grote fout; bij de eerste aanslag voor de inkomstenbelasting bleek er van alles aan mijn boekhouding te ontbreken. Ik ben toen snel op zoek gegaan naar een boekhouder. Uiteindelijk kwam ik terecht bij een administratiekantoor dat ik me herinnerde van een workshop Freelancen. Mijn boekhouder (of om precies te zijn: boekhoudster) heeft een divers klantenbestand: naast zeer ervaren freelancers en bedrijven, ook starters. Ik vond dat ontzettend fijn; ik kon al mijn 'domme' startersvragen zonder schaamte stellen. Ze regelt voor mij nu ieder jaar zaken als de schatting, omzetbelasting en inkomstenbelasting. Meestal ontmoeten we elkaar een keer per jaar om alles door te spreken en tussentijds hebben we contact per e-mail. Dat vind ik meer dan voldoende; hoe vaak ik shop en mijn creditcard trek, dat bepaal ik zelf wel.

[Isabelle]

Natuurlijk, ik bepaal ook wel zelf wat ik met mijn geld doe. Maar waar mijn adviseur me laatst terecht voor waarschuwde is dat veel freelancers hun bestedingspatroon heel gemakkelijk aanpassen aan hun bestedingsruimte. Als het goed loopt, wordt die ruimte immers bijna ongemerkt steeds groter. Eigenlijk wil ik proberen die bestedingen wat meer constant houden zodat er wat meer ruimte komt voor investeringen en natuurlijk om te sparen voor onverhoopt krappere tijden. Ik ben benieuwd of andere freelancers dat goed kunnen.

[René]

Oorspronkelijk geplaatst door Isabelle

Maar waar mijn adviseur me laatst terecht voor waarschuwde is dat veel freelancers hun bestedingspatroon heel gemakkelijk aanpassen aan hun bestedingsruimte. Als het goed loopt, wordt die ruimte immers bijna ongemerkt steeds groter.

Ik ken mezelf sinds de start een 'salaris' toe, door maandelijks een vast bedrag over te maken van de zakelijke rekening naar privé. Jaarlijks stel ik dat wat bij en/of geef mezelf winstdeling Zo wordt je ruimte niet ongemerkt groter hoor.

[JP (één)]

Vanaf het begin heb ik (met mijn drie partners) besloten om de boekhouding uit te besteden. Het is niet het werk waar wij goed in zijn, dus het gaat je sowieso tijd kosten. En wij willen ook nog van een privéleven genieten.

De tijd die wij in het werk willen stoppen, besteden bij liever aan onze dienstverlening. En als je het zelf doet, loop je inderdaad het risico dat je toch allerlei financiele missers maakt. En met een viertal wil je niet dat daarover weer conflicten gaan ontstaan.

Ik denk trouwens dat wij geld verdienen door ons op ons eigen werk te concentreren.

[Isabelle]

En hoe doen jullie dat met julliezelf salaris geven en winstdeling? Jij kan vast niet zomaar jezelf spontaan winstdeling toekennen omdat je NU op vakantie wilt?

Isa

[JP (één)]

Wij hebben alle vier een arbeidsovereenkomst met onze BV en zijn dus behalve aandeelhouder ook "gewoon" werknemer (dat is een heel bewuste keuze geweest).
We krijgen daarom een vast loon, waarbij we rekening hebben gehouden met het door de fiscus gestelde bodembedrag. Je wordt als aandeelhouder / directeur verondersteld iets van € 38.000 aan salaris te ontvangen.
Als ik nu op vakantie wil, behoud ik mijn recht op salaris.

De winst die we hopen de maken, wordt niet als salaris uitbetaald. Na afsluiting van een boekjaar gaan we over tot het uitkeren van divident. De winst krijg ik niet als werknemer, maar als aandeelhouder uitbetaalt.

Bedoelde je dat?

[alfred]

Deze week had ik bij een nieuwe relatie het perfecte voorbeeld van hoe het fout kan gaan bij een freelancer.

Ze was een jaar of 4 bezig; Vrij kort na de start had ze via FNV een spreadsheet ontvangen waarmee ze haar boekhouding kon doen. Gevolg was dat ze alles zelf deed en lekker goedkoop helemaal geen boekhouder gebruikte. Ze deed netjes wat haar verteld was bij de FNV. Op enig moment trad ze ook nog 2,5 dag in loondienst.

Gevolg is dat we nu haar oude aangiften gaan corrigeren omdat ze nogal wat kosten niet heeft verwerkt in de aangifte en dus behoorlijk wat aftrekposten heeft laten liggen. De reactie was 'o kun je dat ook aftrekken'.

Verder gaan we haar status als zelfstandige eens goed beoordelen want een heel jaar 2,5 dag loondienst betekend dat je tijdelijk freelancer bent in plaats van zelfstandige en dat je misschien geen recht op zelfstandigenaftrek hebt.

Kortom...als ondernemer loopt zij dus behoorlijk wat fiscaal risico, de fiscus kan 5 jaar terug gaan en dat is 5 jaar correct + 5 jaar boete. Als zij nu zelf corrigeert voordat de fiscus corrigeert kan dat aardig wat in de boetesfeer schelen.

Het is verstandig om regelmatig te communiceren met je adviseur. Gaat het over aftrekbare kosten, dan is 1x per jaar voldoende maar je freelance status (denk aan die 2,5 dag) dat is soms iets waar je om de paar maanden per project zelfs naar moet kijken.

Maar ja zijn er meer mensen die nooit een boekhouder of adviseur inschakelen ? ik ben eigenlijk wel benieuwd wat voor jullie de reden was om voor het eerst een adviseur in te schakelen,

Alfred

[Isabelle]

Oorspronkelijk geplaatst door JP (één)

Wij hebben alle vier een arbeidsovereenkomst met onze BV en zijn dus behalve aandeelhouder ook "gewoon" werknemer (dat is een heel bewuste keuze geweest).
We krijgen daarom een vast loon, waarbij we rekening hebben gehouden met het door de fiscus gestelde bodembedrag. Je wordt als aandeelhouder / directeur verondersteld iets van € 38.000 aan salaris te ontvangen.
Als ik nu op vakantie wil, behoud ik mijn recht op salaris.

De winst die we hopen de maken, wordt niet als salaris uitbetaald. Na afsluiting van een boekjaar gaan we over tot het uitkeren van divident. De winst krijg ik niet als werknemer, maar als aandeelhouder uitbetaalt.

Bedoelde je dat?

Ja dat bedoelde ik JP. Het klinkt heel zorgvuldig en duidelijk.

Hebben jullie die afspraken zelf in elkaar gezet of heb je daarbij ook een boekhouder/accountant bij laten adviseren?

[René]

Oorspronkelijk geplaatst door Janine

Het eerste jaar van mijn freelancepraktijk heb ik de administratie zelf gedaan. Een grote fout; bij de eerste aanslag voor de inkomstenbelasting bleek er van alles aan mijn boekhouding te ontbreken.

Ai ai ai Ik heb mijn administratie door een accountant laten opzetten in een boekhoudpakket, heb het me laten uitleggen en heb daarna zelf mijn administratie gevoerd. Dat doe ik ruim 7 jaar later nog steeds. Het heeft nooit problemen opgeleverd en bevalt me eigenlijk goed. Ik doe zelf mijn btw-aangiftes, behalve de laatste. Die doet mijn accountant samen met de eindejaarscorrecties, jaarrekening etc.

Het enige nadeel vind ik het upgradegedoe van het boekhoudpakket als er weer iets verandert (BTW-tarief, euro, nieuwe versie boekhoudsoftware, elektronische aangifte). Maar goed, ik ben ict'er, dus dat softwaregerommel overleef ik wel.