Facturen laten sturen, ipv zelf sturen

[Sjaak]

Oorspronkelijk geplaatst door Roy Korpel

Bovendien, lopen jullie nog naar de brievenbus met facturen? uhm.. het is 2009 heh

haha, ik verstuur nu alles per PDF zo in de email.

Juist, Roy, nu leg je mogelijk de vinger al direct op een zere plek! Tot enkele maanden geleden verzond ik al mijn facturen per e-mail. Met het uitbreken van de kredietcrisis bleken ook steeds vaker mailtjes kwijt te raken of zouden bijlagen ontbreken

Dit fenomeen heb ik niet alleen zelf vastgesteld, ook in ondernemerskringen werd dit gesignaleerd. Het advies was dan ook om maar weer papieren facturen te sturen, die lijken minder snel kwijt te raken . De betalingen op zich gaan er niet veel sneller door, maar ik hoef vrijwel geen kopie-facturen meer te versturen, want ze komen allemaal aan. Ondanks dat het e-mailverkeer de analoge versie van TNT aardig heeft verdrongen, lijkt het verzenden per e-mail vreemd genoeg toch een meer vrijblijvend karakter te behouden. Zeg eerlijk: de impact van een klik op 'delete' staat toch niet in verhouding tot het verscheuren van een brief?

[nick]

Wij factureren al jaren uitsluitend digitaal. Daarbij wordt bij elke uitgaande factuur een machtigingsformulier toegevoegd, voor klanten die liever in het vervolg automatisch willen betalen. Bij herinneringen voegen we ook altijd de originele factuur toe, zodat een smoesje als "ik kan de factuur niet meer vinden" weinig zin heeft.

Er zijn altijd klanten die we na 2 digitale herinneringen een aanmaning per post moeten sturen. Als hierop ook geen reactie komt, dan geven we de vordering uit handen aan een deurwaarder.

Ik zou dit hele process liever niet door een extern bedrijf laten doen. Je verliest zo het contact met je klanten, er zijn nou eenmaal klanten die altijd op tijd betalen en die wil ik niet meteen doorsturen naar een deurwaarder als er eens een factuur wat later voldaan wordt. Daarbij moet ik wel vermelden dat wij veel particulieren en kleine ondernemers in ons klantenbestand hebben, waardoor het wellicht niet vergelijkbaar is met anderen op dit forum.

Groet, Nick