Home Starten Bedrijfsvoering Marketing Ontwikkelen Netwerken Forum
Home
 
U bent hier: Home Bedrijfsvoering Administratie Archiveren

Archiveren

Als freelancer ben je verplicht een administratie bij te houden. Daarbij hoort de wettelijke plicht je administratie te archiveren, zodat deze nog langere tijd beschikbaar is voor belastingcontroles. De Belastingdienst noemt dit de 'fiscale bewaarplicht'. Daarnaast kun je je archief nodig hebben als je onverhoopt verzeild raakt in een (juridisch) conflict.

Wat moet je archiveren?

ArchiefdozenJe moet alles wat tot de administratie van je bedrijf behoort in de originele vorm archiveren. Daaronder valt:

  • Geldadministratie: kas- en bankboeken.
  • Debiteuren- en crediteurenadministratie (inclusief adressen en relatiegegevens), inkoopfacturen en verkoopfacturen, voorraad-, inkoop- en verkoopadministratie (artikelgegevens, omschrijvingen, prijzen).
  • Kasbewijzen en dagafschriften van je bank.
  • Memoriaal, journaal, grootboeken. Dit zijn onderdelen van je financiële administratie, in je eigen boekhoudpakket of bij de administrateur.
  • De fiscaal of juridisch relevante correspondentie (inkomende en uitgaande brieven).
  • Overige basisgegevens, zoals opdrachten, bestellingen, kasrollen, planning, gegevens over gebruikte materialen, gewerkte uren, en uitvoering van werkzaamheden. Wat precies 'basisgegevens' zijn, verschilt per branche. Vraag het zonodig na bij je adviseur of administrateur of bij de Belastingdienst. Maar meestal kun je het met wat gezond verstand wel bedenken.
  • De jaarrekening met de balans en de winst- en verliesrekening.
  • Je agenda (bijvoorbeeld ter onderbouwing van een rittenadministratie die je bijhoudt om de bijtelling wegens privégebruik van een auto van de zaak te verantwoorden, of ter onderbouwing van het aantal gewerkte uren of gedeclareerde zakendiners).
  • Zakelijke gegevens op computers, inclusief smartphones, zoals e-mails en je elektronische agenda.

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden, ongeacht de drager (harde schijf, usb-stick, cd, dvd enz.). Je moet ervoor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een belastingcontrole kunnen worden gebruikt en dat de gegevens leesbaar en toegankelijk zijn. Printjes bewaren is hiervoor niet altijd genoeg. De Belastingdienst zegt hierover: "Alleen als uw administratie van geringe omvang is zodat een controle van de afgedrukte bestanden binnen redelijke tijd kan worden gedaan, mag u uw gegevensbestanden verwijderen." Bij veel freelancers zal de administratie vermoedelijk 'van geringe omvang' zijn, maar het kan geen kwaad naast de gegevens van je boekhouding ook de cd met boekhoudsoftware te bewaren.

De jaarrekening moet je (ook) op papier bewaren!

Als je een deel van je administratie laat verzorgen door een administratiekantoor, dan vallen jouw gegevens en bestanden bij dat kantoor ook onder jouw fiscale bewaarplicht. Het is daarom verstandig om jaarlijks een kopie van die administratie op te vragen en zelf te bewaren. Bespreek met je administrateur in welke vorm deze kopie kan worden geleverd, want je bent er tegenover de Belastingdienst verantwoordelijk voor dat de administratie bij een belastingcontrole vlot kan worden geraadpleegd.

Je bent strikt genomen niet verplicht privébescheiden te bewaren. Dat wil zeggen: als je privé en zaak netjes gescheiden houdt. Wanneer je zakelijke ontvangsten of betalingen via je privérekening laat lopen, moet je de afschriften daarvan wel bewaren. Maar ook bij een strikte scheiding tussen zaak en privé is het verstandig privébescheiden vijf jaar te bewaren (en eventueel langer na verleend uitstel voor de aangifte), zodat je bij een belastingcontrole de juistheid van de aangifte inkomstenbelasting kunt staven.

Hoe lang moet je archiveren?

Als administratieplichtig ondernemer ben je wettelijk verplicht je administratiebescheiden zeven jaar te bewaren.

Let wel: deze periode van zeven jaar begint pas te lopen op het moment dat het betreffende stuk geen actuele waarde meer heeft in je bedrijf.  De ordner met bankafschriften en facturen heb je gedurende het jaar bij de hand. Dan gaat hij naar je accountant of administrateur voor de jaarrekening een aangifte. Pas daarna heb je deze ordner niet meer nodig en moet je hem nog zeven jaar bewaren in het archief.

Een langlopend contract, zoals een verzekering, archiveer je pas nadat het is beëindigd. Daarna moet je het nog zeven jaar bewaren.

De bewaarplicht loopt gewoon door na beëindiging van je bedrijf. Als je stopt met freelancen, dan mag je dus niet al je spullen in de vuilnisbak gooien.

Hoe richt je je archief handig in?

Maak om te beginnen onderscheid tussen je eigen administratie, werkdossiers en naslagmappen, waarin je informatie snel wilt kunnen opzoeken. Deze richt je thematisch in, of op een andere manier die je zelf handig vindt. Dit is niet je archief. Je stopt iets pas in het archief als je het niet meer in je onderneming gebruikt. Het archief is alleen bedoeld om dingen weg te stoppen voor een eventuele belastingcontrole, een juridisch conflict of iets dergelijks. Normaliter zoek je nooit dingen op in je archief.

Je archief kun je het beste per kalenderjaar indelen.

  • Koop minimaal één goedkope kartonnen archiefdoos of -map per jaar bij de kantoorboekhandel. Schrijf het jaartal er in grote letters op.
  • Berg stukken die je niet meer gebruikt op in het archief van het jaar op het moment van opbergen, niet in het jaar waarop het stuk gedateerd is. Pas nadat het stuk zijn actualiteitswaarde heeft verloren begint namelijk de bewaartermijn te lopen.
  • Nadat een jaar helemaal is afgesloten kun je de archiefmap stevig dichtbinden en wegstoppen in een kast, kelder of zolder.

Je elektronische archief kun je op dezelfde manier inrichten. Maak speciale archiefmappen per kalenderjaar waarin je de relevante bestanden wegstopt. Om te voorkomen dat je die groeiende hoeveelheid materiaal steeds moet back-uppen, kun je na afsluiting van een jaar de betreffende archiefmap op cd branden en de cd in je fysieke archiefmap bewaren. Je weet dan dat je een back-up in je archief hebt en je kunt de afgesloten archiefmappen buiten je normale dagelijkse of wekelijkse back-up houden.

Na een jaar of acht freelancen komt dan het moment waarop je een oude jaardoos kunt weggooien. Bijvoorbeeld: op 1 januari 2018 kun je de archiefdoos van 2010 weggooien (want er kunnen stukken in zitten die je op 31 december 2010 hebt gearchiveerd en de bewaarplicht van die stukken eindigt zeven jaar later op 31 december 2017).

Let op: er zijn dingen die je niet wilt weggooien, ook niet na zeven jaar. Freelancers in de creatieve hoek (fotografen, tekstschrijvers, webdesigners etc.) hebben bijvoorbeeld te maken met het auteursrecht, dat blijft gelden tot 70 jaar na de dood van de maker. Daarnaast zijn er rechtsvorderingen die verlopen na 20 of 30 jaar. Bewaar bijvoorbeeld teksten of foto's, contracten en licenties, relevante correspondentie, eigendomsbewijzen, akten, polissen e.d. in aparte ordners die je nooit weggooit. Op die manier kun je je archiefmappen na zeven jaar wel gewoon weggooien, zonder je zorgen te maken over stukken die erin zitten die je nog langer wilt bewaren.

Wat gebeurt er als je geen goed archief hebt?

Als je bij een belastingcontrole geen goed archief hebt dan kun je een (hoge) belastingaanslag opgelegd krijgen op basis van een schatting van de Belastingdienst, met omkering van de bewijslast. Jij moet dan overtuigend aantonen dat de aanslag te hoog is, en zonder goed archief is dat lastig. Daarnaast kun je boetes krijgen en in extreme gevallen zelfs gevangenisstraf.

Verantwoording

Dit artikel behandelt alleen de algemene fiscale bewaarplicht waar je als freelancer normaliter mee te maken hebt. Er gelden speciale regels voor zaken als: (rechten op) onroerend goed, ontbinding van een BV, personeelsadministratie, digitaliseren van een papieren archief, conversie van geautomatiseerde administraties e.d.

Bronnen

  • Hoe lang moet u uw administratie bewaren? Belastingdienst.
  • Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht (PDF). Brochure van de Belastingdienst.
  • Ondernemerswijzer 2005/2006. Sdu Uitgevers, Deventer.
  • Elsevier IB Almanak 2006.

Auteur: René Pijlman

http://www.lancelots.nl/bedrijfsvoering/administratie/archiveren Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2017 ColofonAdverteren