Home Starten Bedrijfsvoering Marketing Ontwikkelen Netwerken Forum
Home
 
U bent hier: Home Starten Veelgestelde vragen Hoe belast ik onkosten door aan een opdrachtgever?

Hoe belast ik onkosten door aan een opdrachtgever?

Als je met je opdrachtgever hebt afgesproken dat je bepaalde onkosten (zoals treinreizen, taxiritten, autokilometers, literatuur, koffie/thee/lunch, verzendkosten e.d.) mag doorbelasten, dan doe je dat als volgt:

  1. Voor jou zijn dit om te beginnen gewone zakelijke uitgaven: je boekt de kosten in, bewaart de factuur of bon in jouw administratie en vraagt de betaalde btw terug aan de belastingdienst (voor zover dat is toegestaan).
  2. De kosten exclusief btw zet je op je factuur aan de opdrachtgever. Dit is onderdeel van je normale omzet.
  3. Over het geheel van de gefactureerde bedragen voor jouw dienstverlening én onkosten bereken je het btw-tarief dat voor jouw dienstverlening geldt (meestal: 21%).

Bijzonderheden met betrekking tot reiskosten

In de prijs van vervoersbewijzen in het openbaar vervoer (trein, bus, tram, metro) en taxibonnen zit 6% btw, ook al staat dat er niet op. Er staat namelijk een uitzondering in de wet op de omzetbelasting waardoor het vervoersbewijs geldt als btw-factuur. Als je het vervoersbewijs in je administratie bewaart, dan mag je 6/106e deel van de prijs als betaalde btw terugvragen. De kosten exclusief btw (100/106e van de prijs) belast je door aan de opdrachtgever. 

Bij het doorbelasten van autokosten ben je vrij om met de opdrachtgever een kilometervergoeding overeen te komen. Hiervoor gelden geen fiscale regels. De vergoeding draagt bij aan je omzet en je betaalt er gewoon btw en inkomstenbelasting over. Het is echter gebruikelijk om dezelfde vergoeding te hanteren als een werkgever belastingvrij aan zijn werknemer en jouw bedrijf aan jou mag uitkeren voor zakelijk gebruik van een privéauto: € 0,19 per kilometer (2016). Als je dit bedrag kiest zul je er geen discussie over krijgen met je opdrachtgever.

Btw op eten en drinken?

Btw over eten en drinken in een hotel, restaurant, café, pension en dergelijke mag je niet terugvorderen. Je belast de kosten inclusief btw door aan de opdrachtgever.

Hoe zit het met verzendkosten en porti?

Als je weleens boeken via internet bestelt, dan zie je dat de verzendkosten soms buiten de btw-heffing vallen. Ook op postzegels zit geen btw. Maar als jij iets naar of namens een opdrachtgever verstuurt en je belast de verzendkosten door, dan moet je dat optellen bij de omzet en daarover de btw heffen die voor jouw dienstverlening geldt (meestal 21%).

De reden dat PostNL en boekverzenders soms geen btw heffen over verzendkosten is dat voor PostNL een uitzondering staat in de wet op de omzetbelasting. De boekhandels zijn formeel een agentschap van PostNL. Als freelancer geldt deze uitzondering echter niet voor jou. Je bent dus verplicht btw te heffen over portokosten/verzendkosten.

Voorbeeld

Stel je bent freelance tekstschrijver en op verzoek van een opdrachtgever reis je per trein om iemand te interviewen (treinkaartje: € 21,40), betaal je de rekening van het café waar het interview plaatsvindt (€ 9,60), koop je een boek over het betreffende onderwerp (€ 23,95 inclusief 6% btw) en stuur je dat boek met het artikel per post naar de opdrachtgever (verzendkosten: € 2,40). Het betreft een commerciële schrijfklus, geen journalistieke, en je moet dus 21% btw heffen. Op jouw factuur komt dan bijvoorbeeld te staan:

OmschrijvingBedrag
   

Interview met J. Jansen en schrijven artikel, 4 uur à € 50 

 

 € 200,00

Treinreis naar Eindhoven voor het interview 

 

 € 20,19

Koffie/thee interview 

 

€ 9,60

Boek "Gorilla's in het wild" 

 

€ 22,59

Verzendkosten boek en artikel 

 

€ 2,40

  

 --------

Subtotaal 

€ 254,78

 

btw 21% 

€ 53,50

  

======

 

Totaal 

€ 308,28

Bij de btw-aangifte draag je de omzetbelasting van € 53,50 uiteraard af, maar mag je de volgende voorbelasting in mindering brengen:

  • Treinreis: € 1,21
  • Boek: € 1,36

Waar blijft de originele bon of factuur?

De originele bon of factuur blijft in jouw administratie. Het is immers jouw zakelijke inkoop die jij moet kunnen verantwoorden tegenover de belastingdienst. Voor de opdrachtgever geldt hetzelfde, zou je denken, maar die verantwoordt zijn kosten en btw met jouw factuur.

Als je opdrachtgever een nadere verantwoording wil zien van de gemaakte kosten, dan stuur je een fotokopie van de bon als bijlage mee met jouw factuur. Je kunt dit ook standaard doen, om discussie en betalingsproblemen te voorkomen.

Veelgemaakte fouten

Enkele veelgemaakte fouten bij het doorbelasten van kosten zijn:

  • De prijs inclusief btw wordt doorbelast aan de opdrachtgever, terwijl de betaalde btw mag worden teruggevraagd aan de belastingdienst. Zo breng je de opdrachtgever te veel in rekening en krijg jij de btw tweemaal terug: één keer van de belastingdienst en één keer van de opdrachtgever.
  • De prijs inclusief btw wordt doorbelast aan de opdrachtgever en de betaalde btw wordt niet teruggevraagd aan de belastingdienst. Dit gebeurt met name met treinkaartjes en taxibonnen, omdat veel mensen niet weten dat hiet 6% btw in zit. Het gevolg is dat de kosten voor de opdrachtgever onnodig worden verhoogd met de btw.
  • De originele bon wordt met de factuur meegestuurd aan de opdrachtgever. Daardoor kun je zelf bij een belastingcontrole in de problemen komen, omdat je jouw zakelijke kosten en teruggevraagde btw niet goed kunt verantwoorden.
  • Op de factuur van een freelancer wordt btw geheven over de dienstverlening, maar niet over de doorbelaste onkosten. Dit is fiscaal onjuist en kan je op een naheffing en/of boete van de belastingdienst komen te staan.

Pas op: je wordt wederverkoper

Als je iets inkoopt voor de opdrachtgever, dit doorlevert en via jouw factuur doorbelast dan ben je eigenlijk wederverkoper geworden van het artikel. Bij iets triviaals als een boek of kopje koffie doet dat verder niet ter zake.

Maar als je bijvoorbeeld freelance ICT-systeembeheerder bent en je opdrachtgever vraagt om een kant-en-klare computer, dan is het misschien niet verstandig om die zelf in te kopen, in te richten en door te belasten via de factuur. Jij bent dan immers de leverancier van de computer geworden en als de opdrachtgever er problemen mee heeft dan klopt hij bij jou aan. Je zou zelfs te maken kunnen krijgen met aansprakelijkheid voor fouten in de hardware. Bedenk goed wat je dienst is: is dat het leveren van kant-en-klaar ingerichte computers, of is dat het inrichten en beheren van computers van de opdrachtgever? Zorg dat je algemene voorwaarden en beroepsaansprakelijkheidsverzekering hiermee in overeenstemming zijn.

Alternatief: uitgave uit je privéportemonnee direct declareren

Als je een kleine uitgave uit je privéportemonnee hebt gedaan dan kun je die ook direct bij de opdrachtgever declareren, zonder het zelf als zakelijke inkoop te boeken en door te belasten via de factuur. Je declareert je onkosten dan inclusief btw met een declaratieformuleer, net als werknemers bij het bedrijf doen. Je voegt de originele bon of factuur bij en laat de onkostenvergoeding direct op je privérekening storten. Op deze manier blijft de transactie helemaal buiten de boeken van jouw freelancepraktijk. Dat geeft misschien wat minder administratieve overhead, al moet je wel een declaratieformulier opvragen en invullen.

In het algemeen is het echter beter de kosten die verband houden met je freelance werkzaamheden toe te voegen op je factuur. Je benadrukt zo dat je zakelijk handelt en vermijdt de schijn van declareren als werknemer. Dit zou mee kunnen wegen bij een eventuele beoordeling van een fictief dienstverband. Voor werknemers gelden bovendien verschillende fiscale regels voor belastingvrije onkostenvergoedingen, waar je als zelfstandige niets mee te maken hebt. Bij het indienen van een declaratie kan de administrateur van je opdrachtgever geneigd zijn de regels voor werknemers te volgen, dat kun je beter voorkomen.

Auteur: René Pijlman

http://www.lancelots.nl/starten/veelgestelde-vragen/onkosten-doorbelasten Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2017 ColofonAdverteren