Zelfstandig ondernemers mogen alle kosten aftrekken die 'dienstbaar' zijn aan hun bedrijf. Dit geldt ook voor eenmanszaken. Maar welke kosten tellen nu wel en niet als bedrijfskosten? Sommige kosten mogen geheel zakelijk worden opgevoerd, terwijl dat voor andere kosten slechts gedeeltelijk of helemaal niet geldt.  Je zult een passende manier moeten vinden om met je bedrijfskosten om te gaan.

Lijst bedrijfskosten

Als je wilt bekijken welke kosten wel en niet aftrekbaar zijn voor eenmanszaken, neem dan de volgende lijst door. De meeste kosten die freelancers maken kun je hieronder terugvinden. Wil je meer informatie over een bepaalde soort kostenpost? Raadpleeg dan je financieel adviseur of stel je vraag in het Lancelots-forum.

Geheel aftrekbaar als bedrijfskosten

Kantoor

• Huur van een kantoor.
• Huur en inrichtingskosten van een zelfstandig zakelijk deel van een privéwoning (alleen als je een aparte ingang, sanitair, etc. tot je beschikking hebt en je minimaal 70% van je inkomen op die plek verdient).
• Kosten van de afschrijving en aanschaf van kantoormeubilair, -apparatuur en -benodigdheden.
• Drukwerk (briefpapier, enveloppen, visitekaartjes enzovoort).
• Supplies (toner/inkt-cartridges).
• Porti.
• Schoonmaakkosten.

ICT

• Abonnement vaste telefoon en internet op kantoor (maar als je een kantoor aan huis hebt, zonder eigen opgang e.d. dan ziet de belastingdienst dit als privékosten, aangezien ook de meeste niet-ondernemers deze kosten hebben).
• Mobiele zakelijke telefoon (smartphone).
• Gesprekskosten zakelijke gesprekken via de privételefoon.
• Afschrijving en onderhoudskosten computer(s), laptop(s), scanner(s), printer(s) et cetera.
• Digitale fotocamera (de regels hiervoor zijn nog niet zo streng. Maar je kunt je afvragen tot welk tijdstip de belastingdienst het nog accepteert dat je als boekhouder een digitale camera koopt om foto’s op je website te kunnen plaatsen).
• Opneemapparatuur (MD/iPod).
• Gegevensdragers (cd's/cd-R's, geheugenkaarten).
• Software, voor zover zakelijk.

Vervoer, reis- en verblijfkosten

• Afschrijving, onderhoudskosten, verzekering, brandstof, parkeerkosten, motorrijtuigenbelasting enzovoorts van een auto van de zaak (die meestal wel leidt tot een bijtelling wegens privégebruik)
• Zakelijke treinreizen, taxikosten, strippenkaart et cetera.
• Zakelijke (motor)fiets en onderhoudskosten hiervan.
• De kosten die je van de Belastingdienst mag opgeven voor het maken van zakelijke kilometers met je privéauto (€ 0,19 per kilometer).
• Hotel.
• Autohuur.

Marketing

• Website (ontwerp, hosting).
• Reclame (advertenties, betaalde vermelding Gouden Gids, Google Adwords, e.d.).

Ondersteuning en verplichtingen

• Accountant/adviseur/administrateur.
• Lidmaatschappen van beroeps-/brancheverenigingen.
• Jaarlijkse inschrijving Kamer van Koophandel.
• Inschakelen van andere freelancers/bedrijven (bijvoorbeeld een financieel adviseur)

Verzekeringen

• Auto op de zaak.
• Zakelijke inventaris (op kantoor, maar ook thuis).
• Aansprakelijkheidsverzekering

Kennis en ontplooiing

• Vakliteratuur (boeken, tijdschriften, online vakbibliotheek)
• Zakelijk relevante opleidingen, cursussen e.d.

Beroepsspecifieke instrumenten en materialen

• Werkkleding. Zo mogen artiesten (waaronder ook trainingsacteurs) kosten aftrekken als uiterlijke verzorging en theaterkleding.

Gedeeltelijk aftrekbaar

• Kosten voor lunch, diner, borrel et cetera met zakenrelaties, relatiegeschenken, congresbezoeken, studiereizen en andere vormen van representatie zijn beperkt aftrekbaar. Je mag hiervan 73,5% (in 2006: 75%) aftrekken. Er is ook een alternatieve regeling waar je voor kunt kiezen, maar die zal voor de meeste freelancers ongunstiger zijn: tot € 4.100 (in 2006: € 4.000) niet, daarboven geheel aftrekbaar. Om deze regeling toe te passen is het verstandig een aparte grootboekrekening voor deze kostensoorten in je administratie op te nemen. De btw op eten en drinken in de horeca mag je niet terugvragen, maar je mag deze kosten wel inclusief btw als kosten boeken.
• Als je vanuit huis werkt en gaat verhuizen, zijn de verhuiskosten gedeeltelijk aftrekbaar. Een voorbeeld: moet je 30 dozen verhuizen waarvan 9 zakelijk, dan is 30 procent van de kosten aftrekbaar.
• Alle kosten in verband met een werkruimte in de eigen woonruimte, zoals de levering van energie. De regels hiervoor zijn ontzettend ingewikkeld. Raadpleeg dus voor de zekerheid je financieel adviseur.

Niet aftrekbaar

• Geldboetes.
• Algemene literatuur.
• Kleding en persoonlijke verzorging (tenzij je het totaal niet privé kunt gebruiken, zoals bij artiesten of clowns).
• Computers, rekenmachines, e.d. als ze privébezit zijn. Ofwel: als je een computer vooral gebruikt om de meeste futuristische games te spelen, dan mag je deze niet opvoeren als bedrijfskosten.
• Opleidingen van persoonlijk belang. Als schrijver van historische artikelen kun je bijvoorbeeld niet zomaar een universitaire studie geschiedenis opvoeren. Let wel: deze studiekosten kun je wel privé opgeven bij de aangifte inkomstenbelasting.
• Het halen van een rijbewijs.
• Persoonlijke hulpmiddelen zoals een bril, een gehoorapparaat en een arbeidsongeschiktheidsverzekering.
• ADSL en abonnementskosten telefonie als je die privé gebruikt.

Tot slot

Dit artikel gaat over het opgeven van bedrijfskosten voor de aangifte inkomstenbelasting, niet over het opgeven van btw voor de btw-aangifte. Let daarop, want de regels kunnen afwijken bij de btw-aangifte. Zo kun je bij sommige kosten wel volledig de btw aftrekken, terwijl de kosten zelf maar gedeeltelijk aftrekbaar zijn.

Auteur: Niels Arts