Welk administratiepakket?

[erix]

Hoezo pakket?
Ik heb van mijn accountant twee spreadsheets gekregen (excel) waar ik mijn bedrijfskosten en bankafschriften in kan registreren. Zo houd ik ook zicht op de kosten. Op basis van die sheets kan ik 4x per jaar zelf btw aangifte doen, de accountant krijgt begin januari een ordner met alle bonnen en facturen en de beide sheets. Voor ca. 600 euro per jaar heb ik dan aangifte IB incl. BTW controle en alle jaarstukken.
Daarvoor heb ik met davilex business compact gewerkt, een drama.
Op zich heb je met een bescheiden administratie volgens mij helemaal geen pakket nodig, maar een meedenkende accountant.

[rood-llusn]

Het werken met een produkt zoals excel heeft een belangrijke handicap en dat is dat de data en de presentatie ervan een zijn. Daar heb je geen last van als je gebruik maakt van een database. Die slaat alleen de gegevens op en voor de presentatie kies je wat en vooral hoe je (het) wilt. Denk nu niet dat met database access wordt bedoeld, want die 2GB maximale databaseomvang is sneller bereikt dan je denkt/wilt (zeker als je documenten in je database archiveert, wat wel een goed idee is als je alles bij elkaar wilt houden). Bovendien kent access geen ISO weeknummers en bestaan tijdstippen na 24:00 uur niet.
Het is mijn ervaring dat het arbeidsintensief en foutgevoelig is om spreadsheets te onderhouden. Serieus versiebeheer (hiermee wordt niet bedoeld een volgende volledige kopie na wijziging) wordt er veelal niet op toegepast. In een database is het eenvoudig om een historie /ontwikkeling van hetzelfde gegeven vast te leggen en kun je noodzakelijke verbanden eenvoudig afdwingen.

Mijn voorkeur gaat uit naar een administratiepakket gebaseerd op een database en niet naar spreadsheets, die zijn wel toegankelijk maar foutgevoelig en vergen relatief veel beheer. Want je kiest of voor een spreadsheet per opdrachtgever (maar hoe gebruik je dan verschillende tarieven) of voor een spreadsheet per (tarief/)jaar en als je na verloop van tijd iets algemeens/nieuws toevoegt in een spreadsheet moet je alle voorgaande spreadsheets (en de extra (veiligheids-)kopieen) ook aanpassen. Een waarlijk recept voor chaos of in elk geval veel werk, lijkt mij en dat is misschien niet erg als het je hobby of werk is, maar minder fijn als je primaire werkzaamheden niet op administratief/automatiserings vlak liggen.

Groeten,

Ronald van der Zant
Roodbms

[sioux]

Ik heb ondertussen gekozen voor SnelStart en het bevalt erg goed. Geen hoge aanschafprijzen en het doet wat het moet doen. Daarnaast een vriendelijke helpdesk die snel reageert (ook per email). En dankzij de starterskorting is de aanschaf voor mij als startende eenmanszaak helemaal geen probleem!

[erix]

Hoewel mijn accountant Unit4Agresso gebruikt, kan hij voor mijn aangifte IB volstaan met het 1x per jaar in ontvangst nemen van een ordner vol facturen en bonnen; en een administratie in excel, door mij ingevoerd en aangeleverd samen met een rittenadministratie. Nu dan op veler verzoek hier vindbaar op Lancelots. Verkoopboek is voor facturen die je verzendt; bankboek voor het inkloppen van (zakelijke) rekeningafschriften.

Braaf zelf invullen en e-mailen naar je accountant. BTW aangifte rolt er ook uit als je zelf de juiste perioden pakt (3 maanden). Lees voor gebruik de disclaimer: vraag uw accountant om advies. Dit systeem is alleen geschikt voor eenvoudige boekhoudingen.
Voordeel: accountant hoeft niets in te kloppen en jijzelf hoeft geen boekhoudpakket aan te schaffen.

[mimamaartje]

Hallo Erix,

Met mijn goede voornemens om het mijn boekhouder ook makkelijk te maken ben ik van plan om jouw excelsheets uit te proberen.
Hoe duidelijk en mooi ook, heb ik toch een vraagje: in het verkoopboek maak je verschil tussen totaalbedrag en omzet hoog tarief. Wat is dat verschil? Volgens mij is dat bij mij altijd heztelfde, tenzij ik een videocamera of zo moet huren voor een opdracht.

Groet, Maartje

[erix]

"Omzet hoog tarief" is je netto omzet (zonder 19% btw). In het volgende kolommetje zet je het btw-bedrag dat je over die omzet hebt gerekend. Daarom heet het ook Omzet Belasting . Totaalbedrag is je bedrag onderaan je factuur, dus omzet + btw, dat komt in de eerste kolom.
Het maakt overigens niet zo veel uit hoe je het opslaat of opschrijft. Als maar zichtbaar is welke facturen je hebt verzonden en hoe de bedragen zijn opgebouwd uit omzet en btw. Soms is een opdrachtgever vrijgesteld van BTW en dan hoef je die als opdrachtnemer ook niet in rekening te brengen en het tarief kan natuurlijk ook 6% zijn.
Als jij een camera huurt, kan je die kosten gewoon bij het factuurbedrag optellen. Jij betaalt btw over de huur, maar die btw verleg je naar de eindklant. De huur van de camera komt echter niet als verkoopregel in je verkoopboek terug.

[mimamaartje]

Thnx voor je snelle reactie! Ik ben al hard aan het intypen

Oorspronkelijk geplaatst door erix

Hoezo pakket?
Ik heb van mijn accountant twee spreadsheets gekregen (excel) waar ik mijn bedrijfskosten en bankafschriften in kan registreren. Zo houd ik ook zicht op de kosten. Op basis van die sheets kan ik 4x per jaar zelf btw aangifte doen, de accountant krijgt begin januari een ordner met alle bonnen en facturen en de beide sheets. Voor ca. 600 euro per jaar heb ik dan aangifte IB incl. BTW controle en alle jaarstukken.
Daarvoor heb ik met davilex business compact gewerkt, een drama.
Op zich heb je met een bescheiden administratie volgens mij helemaal geen pakket nodig, maar een meedenkende accountant.

Ik zou indien mogelijk ook graag deze sheets ontvangen. Ik heb meerdere Excel administraties op internet gevonden, maar allemaal misten ze ergens eea.

[Moderator]

Ben je er nu nog helemaal bij ? Of denk je: waar gaat dit in godsnaam over.

In het laatste geval is het wellicht verstandig je te scholen in het bijhouden van een werkende administratie voor je freelancepraktijk.
Lancelots Academy heeft speciaal voor jou de training: Hoe breng ik orde in mijn administratie? ontwikkeld. De training wordt verzorgd door Alfred Cohen, die je misschien al kent via dit forum.

Maar ook voor je andere vragen kun je terecht bij de Lancelots Academy.
Hoe vind ik meer klanten, bijvoorbeeld. Of: Hoe stuur ik mijn professionele ontwikkeling? Alle trainingen zijn speciaal ontworpen voor freelancers en worden ook gegeven door freelancetrainers.

[erix]

Er zit handel in die Excel sheets! Ze komen er aan.

Let wel, het is geen boekhoudkundig tool, het is een overzicht dat ik invul en dat samen met de papieren boekhouding voldoende is voor mijn accountant om de jaarrekening op te maken.