Wel of niet factureren van telefonisch projectoverleg, en projectmeetings

[Roel Jongman]

laat ik een simpele vergelijking maken. Bij veel bedrijven krijg je een gratis bakkie koffie, als ik naar Starbucks of een nader koffiehuis ga moet ik altjid betalen voor de koffie..

Kortom, bij elk project waar je uitvoerend aan werkt hoort een beetje overleg om het tot een goed einde te brengen.

Als jou rol echter projectleider of coördinator is en je werk bestaat uit het overleggen met uitvoerenden om tot een goed eindresultaat te komen dan lijkt het mij volstrekt logisch dat je daarvoor je uren berekend. Binnen die rol zal er dan ook af en toe overleg plaatsvinden over jou functioneren als coordinator of de voortgang van het project. Dat zijn dan vaak je "gratis of service uurtjes" maar je ziet dan ook weer dat in dat soort rollen niet raar word gekeken als je alle uren schrijft. terwijl bij uitvoerende rollen veel meer gekeken word naar de productieve uren.

[Flierp]

En hoe doen jullie dat met reistijd? Stel ik heb een (betaald) overleg van 3 uur, maar heen en terug reizen kost me bij elkaar ook 1,5 uur.... zouden jullie dat ook factureren? Ik vind dat zelf gek voelen, tot nu toe dus ook nooit gedaan, maar misschien is dat helemaal niet zo raar?

[Daniella]

Ik heb er ook niet veel verstand van maar ik denk niet dat je voor de reisuren je gebruikelijke uurtarief zou moeten hanteren. Dat lijkt me een beetje gek. Wel kun je je reiskosten factureren. Lijkt me minder gek

[nancy_kelpie]

Je zou inderdaad reiskosten kunnen declareren, maar alleen als je van te voren aangeeft dat je dat doet. Niet opeens als verassing achteraf.

Zelf zie ik dat als een soort service. Als je een normaal uurtarief hanteert zit daar over het algemeen ook wat service bij in. De meeste klanten waar ik echt geweest ben zijn trouwere klanten dan waar ik niet kom, dus ik vind het helemaal geen probleem. Ook gaat de communicatie dan vaak beter. Dus ik vind het 't sowieso wel waard om op eigen kosten er heen te rijden.

Vaak biedt de klant wel aan koffie/lunch/diner te betalen als het in een restaurant is, dat vind ik wel aardig.

[Roel Jongman]

Hiervoor is het lastig om 1 vaste regel te hebben. Ik heb projecten gedaan waar ze het compleet van zelfsprekend vonden dat de reisuren ook berekend werden, en projecten waar het volledig onbespreekbaar was.

Vaak gebruik ik het ook als stuurmiddel. Bijv als ik denk dat mijn aanwezigheid niet cruciaal is of dat de te bespreken onderwerpen ook telefonisch kunnen dan geef ik de klant de keus, ik wel er best bij komen zitten maar dan reken ik ook gewoon een dag werk, want ik moet voor deze meeting een hele dag vrij maken vanwege reistijd en de tijd die de meeting kost.

Vaak zie je ook wel dat de reistijd tegen half geld word doorberekend.

Ik laat ook wel meewegen hoe goed het tarief is, als ik ergens voor 100 euro per uur word ingehuurd ben ik minder moeilijk over reistijd dan wanneer ik voor 50 euro werk. Het grappige is wel dat degene die je voor 100 euro per uur inhuurt vaak minder moeite heeft met betaald overleg en reistijd als degene die je voor 50 euro inhuurt. De laatste is een inkoper op prijs, de eerste op kwaliteit en die snapt vaak wat beter dat overleg in een project net zo belangrijk is als productieve uren.

Kortom, probeer altijd of er ruimte is om deze overleg en reistijd door te belasten. Nee heb je, ja kun je krijgen. Door het standaard nooit te doen doe je jezelf zeker tekort. Je zult nooit een projectmanager horen dat je een overleg bent vergeten door te belasten, zelfs als ie ze zelf wel had gebudgeteerd.
Naar mate je vaker probeert deze uren ook betaald te krijgen krijg je ook een steeds beter gevoel bij welk type projecten of opdrachtgever het wel kan en bij welke niet.