BTW BTW terugvorderen op inkopen in het buitenland

[express]

Hallo, aangezien wij, koeriersbedrijf, de laatste tijd vaak in het buitenland rijden en daar dus kosten maken zoals diesel, tol, overnachting etc. wil ik graag advies hoe ik boekhoudkundig het beste met de BTW om kan gaan.

Voorbeeld 1 - Ik tank, betaal met zakelijke pas, BTW staat apart op de bon vermeld, BTW gelijk afboeken op bijv. Nog te vorderen BTW buitenland?

Voorbeeld 2 - Ik betaal tol met de zakelijke pas maar de BTW staat niet apart vermeld op de bon, zelfde als bovenstaande?

Voorbeeld 3 - Ik dien een BTW bon in maar krijg deze om welke reden dan ook niet terug van de buitenlandse Belasting, nu loopt de rekening Nog te vorderen BTW buitenland niet meer glad op het eind, moet ik dit dan weer terugboeken als kosten op de desbetreffende post (bijv.diesel, tol) of kan ik een Grootboekrekening gebruiken als BTW oninbaar?

Hoop op een helder antwoord, bij voorbaat dank

[Roel Jongman]

Hallo express,

1. Je kunt inderdaad de btw buiten de kosten houden en reserveren op een rekening nog te vorderen buitenland, aangezien je per land apart de btw moet terugvragen is het misschien handig om per land een aparte rekening te maken. Het feitelijk terugvorderen kan 1x per jaar (minimaal 50 euro) of bij grotere bedragen elk kwartaal (minimaal 400 euro per aangifte)

2. nee indien er geen btw op de bon is vermeld kan de btw niet worden teruggevorderd.

3. JA, als btw niet kan worden teruggevorderd kun je die gewoon als kosten verantwoorden. ook als bijvoorbeeld pas na 2 jaar duidelijk is dat je niet krijgt uitbetaald, meestal boek je het dan als bijzondere lasten en gaat niet helemaal terughalen welke kostenrekeningen exact betrokken zijn.

[express]

Hallo Roel,

Allereerst bedankt voor je heldere en zeer snelle antwoord. Zit ik toch nog met 2 vragen. In feite komt het er dus op neer dat je, als er op een bon van bijv. tol staat; "incl.IVA ..%" je de btw hiervan niet kan tergvragen? Ten tweede, vraag ik me af wat uiteindelijk voordeliger is, namelijk de btw terug krijgen, of het boeken als kosten zodat je de winst meer drukt.

Handige site trouwens, ga hier zeker nog eens terugkomen
Groeten, Rob

[Bel_Eng]

BTW terugvragen uit EU landen is altijd voordeliger dan het als kosten op de zaak zetten. Is namelijk gewoon geld wat je kunt krijgen, omdat je het als ondernemer niet hoeft te betalen.

Terugvragen doe je per jaar, en er is doorgaans een drempel van 50 euro per land. Drie keer tanken per land is doorgaans voldoende om aan de drempel te voldoen.

Het is wel bewerkelijk. Elk bonnetje scannen, en van elk tankstation het adres & BTW nummer invoeren.

Vanuit Duitsland kreeg ik een keurige brief met de mededeling dat ze het bewuste bedrag gingen overmaken. Wel in augustus, en het ging om BTW in het jaar daarvoor. Lange adem, maar mijns inziens de moeite!

Succes ermee!