Begeleidende brief

Voorbeeld van een begeleidende brief bij een offerte

Unex Softwaresystemen
T.a.v. de heer B. Bosman
Postbus 1200
1002 AA  AMSTERDAM

Utrecht, 20 januari 2006

Betreft: offerte concept bedrijfsblad Unex Softwaresystemen  

Geachte heer Bosman,

Afgelopen maandag – 16 januari 2006 – heeft u mij rondgeleid door het kantoor van Unex en uitgebreid verteld over de groei van uw bedrijf. Ik heb mijn ogen en oren toen goed de kost gegeven. Ik heb nu een goede indruk van uw situatie en uw wens de communicatie binnen het bedrijf te verbeteren. Ook heb ik al enkele ideeën over de uitvoering hiervan. Zoals afgesproken ontvangt u hierbij mijn offerte voor het maken van een concept van een bedrijfsblad.

Die maandag vertelde u mij dat, met de groei van uw bedrijf de communicatie op de werkvloer ingewikkelder is geworden; het duurt langer voordat informatie bij alle medewerkers bekend is. U wilt echter dat uw bedrijf zijn transparante karakter behoudt en wilt daartoe een bedrijfsblad uitgeven. Om dit te realiseren heb ik een tijdschriftconcept ontwikkeld.

Het concept bestaat uit een aantal vaste tijdschriftonderdelen (zoals rubrieken en columns) en wisselende elementen. Met behulp van mijn uitgebreide netwerk van freelancers, is het mogelijk om op korte termijn een proefnummer te maken. Het proefnummer zal uitgebreid worden getest; ik zal het niet alleen met u uitvoerig bespreken, maar ook voorleggen aan een deel van het personeel. Op basis van de reacties pas ik het concept aan. Ook hier wordt het personeel – de toekomstige lezers - nauw bij betrokken. Deze werkwijze zorgt ervoor dat het perfectioneren van het bedrijfsblad niet alleen sneller, maar ook gemakkelijker en beter verloopt. Op korte termijn kunt u dan de eerste, officiële uitgave van het Unex-bedrijfsblad aan uw personeel uitdelen.     

De uitdaging een interessant en toegankelijk bedrijfsblad te maken, ga ik graag aan. Met veel enthousiasme voer ik het concept hiervoor uit. Binnen twee weken neem ik contact met u op om mijn voorstel te bespreken. Mocht u eerder vragen hebben, belt u mij dan gerust op nummer 030 – 123 45 67.

Met vriendelijke groet, 

Jasper Koenraads

Bedrijfscommunicatie enzo