Btw heffen en afdragen in Nederland is relatief eenvoudig: opdrachtgevers stuur je een factuur met btw, je bewaart de bonnen van je aankopen en doet eens per kwartaal aangifte omzetbelasting, waarna je moet betalen aan, of geld terugkrijgt van, de fiscus. Maar er zijn ook steeds meer freelancers die werken voor klanten uit het buitenland. En tegenwoordig kun je bijvoorbeeld vakliteratuur of software ook eenvoudig in het buitenland bestellen. Hoe ga je dan om met de btw? We willen je voorstellen aan Robin de Vries, die als freelance vertaler regelmatig te maken heeft met btw in en uit het buitenland.

Btw in de EU

Per 1 januari 2010 geldt voor afnemers in EU-landen dat ze de btw voor diensten die ze afnemen zelf moeten berekenen en aangeven, bij de fiscus in hun eigen land.

Robin de Vries krijgt van een Duits bedrijf regelmatig vertaalopdrachten aangeboden. Aangezien Duitsland tot de EU behoort, gaat hij bij het factureren van de door hem geleverde vertaaldiensten als volgt te werk:
1. Hij maakt zijn facturen op volgens de factuurvereisten die de belastingdienst stelt, maar zet daarop geen btw.
2. In plaats daarvan noteert hij op de alle facturen aan het Duitse bedrijf ‘btw verlegd’ en vermeldt hij het btw-nummer van zijn klant.
3. In zijn aangifte omzetbelasting vermeldt Robin het totaalbedrag van de facturen voor het afgelopen kwartaal onder het kopje ‘Prestaties naar/in het buitenland’, om precies te zijn bij ‘Leveringen naar/diensten in landen binnen de EU’.
4. Robin is dan nog niet klaar met het opgeven van zijn buitenlandse omzetbelasting. De nieuwe btw-regels houden namelijk onder meer in dat de lidstaten van de EU onderling informatie uitwisselen over transacties die tussen ondernemers in verschillende EU-landen plaatsvinden. Daarvoor moet Robin een apart formulier invullen, waarin hij het btw-nummer van zijn Duitse klant en het totaal gefactureerde bedrag nog eens vermeldt. Deze opgaaf Intracommunautaire Prestaties (ICP) vult hij elke drie maanden in. 

Andersom werkt het ook zo:

Robin is toe aan een nieuwe huisstijl. Zijn opdrachtgever in Duitsland beveelt hem een goede Duitse ontwerper aan en Robin gaat met hem in zee. Als de huisstijl klaar is, ontvangt Robin een factuur waarop de btw verlegd is. Maar Robin moet nog wel btw betalen, aan de Belastingdienst. Hij doet dat als volgt:
1. Hij vult het factuurbedrag in bij zijn aangifte omzetbelasting, bij ‘Leveringen/diensten uit landen binnen de EU’.
2. Hij berekent zelf hoeveel btw hij daar in Nederland over zou moeten betalen als de huisstijl geleverd was door een Nederlandse ontwerper: 21% van het factuurbedrag.
3. Op de opgaaf ICP hoeft hij deze transactie niet te vermelden, aangezien de Duitse ontwerper de transactie opgeeft bij de Duitse fiscus.

Btw terugvorderen binnen de EU

De btw die Robin betaalt voor zijn huisstijl, is aftrekbaar als voorbelasting, ook als hij daarvoor een Duitse ontwerper inhuurt. Het enige dat Robin hoeft te doen om de btw terug te vorderen is bij zijn aangifte omzetbelasting het btw-bedrag dat hij zelf berekend heeft bij ‘Leveringen/diensten uit landen binnen de EU’ ook in te vullen onder ‘voorbelasting’. De belastingdienst zorgt er vervolgens voor dat de aangifte wordt afgehandeld met hun collega’s in Duitsland. Per saldo betaalt Robin dus geen btw en krijgt hij ook niets terug.

N.B.: ook al noemen we hierboven steeds Duitsland als voorbeeld, deze regels gelden dus voor alle EU-lidstaten.

Btw buiten de EU

En wat gebeurt er als Robin zaken doet met iemand buiten de EU? Dan zijn de regels weer anders:

Over het algemeen geldt bij factureren aan niet-EU-landen de wetgeving in het betreffende land. Robin zal voor informatie over hoe hij dat precies moet aanpakken contact op moeten nemen met de fiscus in dat land. Hij kan ook zijn financieel adviseur/boekhouder om raad vragen.

Maar: als Robin btw aan een bedrijf in een niet-EU-land betaalt of zijn betaalde btw wil terugvorderen, moet hij weer wel op dezelfde manier te werk gaan als wanneer het zou gaan om een EU-land.

Goederen en diensten

Robin is een dienstverlener, hij verkoopt dus geen producten of goederen. Voor ondernemers die dat wel doen, gelden ietwat andere btw-regels.

En hoe zit het met jouw buitenlandse transacties?

Wil je weten hoe het in jouw specifieke situatie zit met het heffen, betalen en terugvorderen van btw voor diensten in of uit het buitenland? Gebruik dan het handige hulpmiddel Diensten in en uit het buitenland van de belastingdienst. Je vult daarin de antwoorden op een serie vragen in, en als je dat gedaan hebt, lees je precies wat je in jouw geval moet doen.

Let op: dit hulpmiddel is alleen voor diensten, het leveren of afnemen van goederen komt hierin niet aan de orde.

Bronnen

• Btw in de EU vanaf 2010, Belastingdienst

Auteur: Cindy Kamstra, maart 2010

Inhoudelijk adviseur: RAAD Amsterdam