Een factuur moet worden uitgereikt voor de vijftiende van de maand die volgt op de maand waarin de goederen of diensten zijn geleverd/verleend. Sinds januari 2004 geldt er een nieuwe, Europese regelgeving voor het factureren. De volgende gegevens moeten op de factuur worden vermeld:

• De datum waarop je de factuur gemaakt hebt.
• Een uniek volgnummer.
• Je btw-nummer.
• Naam, adres en woonplaats (NAW) van leverancier en afnemer.

• Omschrijving van de geleverde diensten of goederen.
  Uit deze omschrijving moet blijken of er btw geheven moet worden op de dienst of niet.
• Het aantal geleverde goederen of diensten. Bijvoorbeeld: het aantal gedeclareerde uren.
• Datum of periode waarin de goederen of diensten geleverd zijn.

• Prijs exlusief btw.
• Het toegepaste btw-tarief en het te betalen btw-bedrag.

Wie is verplicht te factureren? Als je klantenkring vooral uit ondernemers bestaat, val je onder het factuurstelsel. Je bent verplicht om facturen te sturen. Dit geldt voor de meeste freelancers. Een kenmerk van dit stelsel is dat de btw van de factuur aan de fiscus verschuldigd is op het moment dat de factuur wordt uitgereikt (zie ook aangifte btw). Op dit punt verschilt het factuurstelsel van het kasstelsel, waarbij de btw pas verschuldigd is op het moment dat de klant betaalt.

• Als je ingeschreven bent bij de Kamer van Koophandel, is het verplicht om het Kvk-nummer te vermelden. Hierover worden wel eens tegenstrijdige adviezen vernomen, vandaar dat we hier de Handelsregisterwet 1996 citeren: "Artikel 25: 1. Degenen die krachtens artikel 5 verplicht zijn tot het doen van opgaven voor de inschrijving van een onderneming of een rechtspersoon in het handelsregister, zorgen ervoor dat op alle van de onderneming of de rechtspersoon uitgaande brieven, orders, facturen, offertes en andere aankondigingen, met uitzondering van telegrammen en reclames, is vermeld onder welk nummer de onderneming of de rechtspersoon in het handelsregister is ingeschreven."
• In tegenstelling tot wat je vaak leest, is het niet verplicht om het btw-nummer van de afnemer te vermelden. Dit is wel verplicht bij levering naar het buitenland.

Het toegepaste btw-tarief wordt uiteraard alleen vermeld als je btw-plichtig bent voor de betreffende dienst. Het is aan te raden, maar niet verplicht, om het op de factuur te vermelden als je bent vrijgesteld van btw-plicht. De opdrachtgever weet dan dat het ontbreken van een btw-bedrag niet te wijten is aan slordigheid.

Niet verplicht, wel nuttig

Bovenstaande punten zijn de verplichte zaken. Op een factuur staan echter meestal ook de volgende dingen vermeld (zie ook deze voorbeeldfactuur):

• Je rekeningnummer
• De betalingstermijn
• Als je niet btw-plichtig bent, is het raadzaam om dit op de factuur te vermelden

Facturen moeten, net als andere documenten uit de administratie, zeven jaar bewaard worden.

Tenslotte zijn er nieuwe regels die alleen gelden in uitzonderingsgevallen.

Bronnen

• Boomen, T. van den, & Hoeflaken, W. van, (2005) Handboek Freelancen. Uitgeverij Nieuwezijds.
• Verplichte gegevens op uw factuur, Belastingdienst.
• Inhoudelijk adviseur: RAAD Amsterdam

Auteur: Erik Weijers