Er bestaat nogal wat discussie over wat nu bedrijfskosten zijn en wat niet.  Met een lijst met bedrijfskosten, ben je er nog niet helemaal.

Geen exacte wetenschap

De ene ondernemer twijfelt niet en geeft alles op als kostenpost, terwijl de andere ondernemer elk risico probeert te vermijden en vrijwel geen kosten opgeeft. Deze twijfel ontstaat omdat het opgeven van bedrijfskosten geen exacte wetenschap is. Elk bedrijf, elke situatie en elke uitgave is weer een geval op zich. Eigenlijk ben jij als ondernemer de enige die weet welke uitgaven zakelijk zijn.

De Belastingdienst geeft richtlijnen op waar ondernemers zich aan dienen te houden. Ze stellen grenzen door de doelmatigheid van de uitgaven te toetsen. Bestaat er gerede twijfel aan je opgave, dan gaat de Belastingdienst onderzoeken of je fraude hebt gepleegd. Ze kunnen dan besluiten je administratie door te spitten en je een boete te geven als je inderdaad de grenzen hebt overschreden. Een luxe boot van een half miljoen gebruiken om vergaderingen te houden bijvoorbeeld, kan natuurlijk niet. Dit overschrijdt alle grenzen van wat wordt verstaan onder een gebruikelijke vergaderplaatsen dus is het opgeven van de kosten niet geldig.

Tips

• Houd een ordelijke administratie bij: Een ordelijke administratie bijhouden is niet alleen bedoeld om als ondernemer een goed overzicht te hebben van je financiën en van alle handelingen die je verricht. Nee, ook de Belastingdienst, die ondernemers verplicht een administratie bij te houden, stelt het zeer op prijs als je alle handelingen ordelijk optekent. Op die manier kunnen ze namelijk eenvoudig controleren of je het 'ondernemersspel' volgens de regels speelt. Een slechte administratie kan leiden tot een grondig onderzoek. Bij het opgeven van twijfelachtige kosten worden over het algemeen eerder boetes gegeven bij een slechte administratie. Bovendien zal je financieel adviseur of het administratiekantoor bij een ordelijke administratie meer tijd kunnen vrijmaken om je van goede (belasting)adviezen te voorzien.
• Kijk of het de moeite waard is: Als je twijfelt over het opvoeren van kleine bedragen, kun je jezelf afvragen of het de moeite van het opvoeren waard is. Je hebt dan misschien een beetje belastingvoordeel, maar mogelijk wel een hoop gedoe met de belastingdienst om te bewijzen dat het werkelijk bedrijfskosten betreft.

Strategieën

Je kunt op verschillende manieren omgaan met zakelijke kosten:

1. De kosten opvoeren en het risico lopen om in discussie te moeten gaan met de Belastingdienst.
2. De kosten niet opvoeren, en daardoor meer belasting betalen.
3. Van tevoren overleggen met een belastinginspecteur. Je gaat dan een zogenoemde vaststellingsovereenkomst aan.
4. Als je een boekhouder hebt, vraag die dan om raad. Ook die kan bij twijfel vooraf in overleg gaan met de belastingdienst, of naderhand de discussie voeren.

Voorbeeld: over welke kosten zou wel eens twijfel kunnen ontstaan?

Piet is beeldend kunstenaar in Groningen. Bedrijven, organisaties en particulieren kunnen bij hem terecht voor sculpturen. De meeste van zijn klanten komen uit de regio, aangezien Piet het vooral moet hebben van mond-tot-mondreclame bij hem in de stad. Zijn grootste uitgaven betreffen grondstoffen en materiaal.

• Als Piet besluit het waterpoloteam van zijn studerende zoon in Maastricht te gaan sponsoren, zal hij dit mogelijk niet als zakelijke kosten kunnen opgeven. Wat voor belang heeft Piet er immers bij dat dit team gesponsord wordt? Het is een ander verhaal als het waterpoloteam toevallig ook gesponsord wordt door een grote Groningse ondernemer, die al eerder interesse toonde voor de beelden van Piet. Als Piet dit kan aantonen, mag hij de kosten wel degelijk aftrekken van zijn omzet.
• De computer die hij heeft gekocht. Gebruikt hij deze maar één keer per week om de administratie te doen, en wordt de computer de rest van de week gebruikt door zijn chattende dochter, dan kan Piet de kosten niet of slechts gedeeltelijk aftrekken. Anders wordt het als hij alle ontwerpen voor zijn beeldende kunst eerst op de computer vormgeeft. Dan is het een essentieel bedrijfsmiddel en volledig aftrekbaar.
• Werkkleding is niet altijd aftrekbaar. Piet kan in zijn atelier niet zonder stevige overall en schoenen met stalen neuzen. Maar als Piet er geen groot logo opzet (zoals de Belastingdienst verplicht stelt bij dit soort kleding) en hij ook nog eens twee dagen in de week staat te tuinieren in diezelfde overall, dan is de kleding niet aftrekbaar.
• Piet besluit een cursus webdesign te volgen. Als Piet dit doet om er vervolgens zijn eigen website mee te kunnen ontwerpen is de cursus volledig aftrekbaar. Als hij de cursus volgt om de website van de plaatselijke politieke partij te ontwerpen waar hij lid van is, zijn de kosten uiteraard niet aftrekbaar.

Op deze manier zijn er nog honderden voorbeelden te verzinnen. Het belangrijkste is: ga niet over de schreef. Natuurlijk wordt een computer niet meteen een privé-uitgave als je er ook af en toe een mailtje naar familie mee verstuurt. Maar je kunt natuurlijk niet zomaar drie computers kopen als je een beeldend kunstenaar zonder personeel bent. In dat laatste geval moet je wel echt goed kunnen aantonen waarom je die andere twee computers nodig hebt. Het komt je geloofwaardigheid bij de Belastingdienst niet ten goede als beide computers op de kamers van je kinderen staan met allerlei games erop.

Auteur: Niels Arts