Als je het als freelancer druk hebt, dan kun je overwegen een secretaresse in te schakelen. Er is dan iemand die de post sorteert, je agenda bijhoudt, administratieve werkzaamheden verricht, de correspondentie voert en de telefoon aanneemt.

Welke mogelijkheden zijn er voor secretariële ondersteuning?

• Uitzendkracht
  Je kunt via een uitzendbureau een secretaresse inhuren. Een uitzendkracht schakel je in als je korter dan een half jaar iemand nodig hebt.
• Freelancer
  Je kunt ook een andere freelancer als secretaresse inschakelen. Dit is aantrekkelijk als je zeer tijdelijk –bijvoorbeeld bij een bepaalde klus- of onregelmatig ondersteuning nodig hebt. Freelance secretaresses zijn vaak ook eenpitters. Je vindt ze via je netwerk, op het Lancelotsforum (bijvoorbeeld Bianca) en door te googlen op de term. Let wel: de eerste pagina´s zijn van gespecialiseerde bedrijven. Daarna komen er ook individuele secretaresses in beeld.
• Vaste kracht
  Draai je in je bedrijf al tijden overuren, dan kun je overwegen een secretaresse in vaste dienst te nemen. Op termijn is iemand die met je bedrijf is meegegroeid goud waard.
• Tijdelijk contract
  Niets is zeker in de wereld. Risico´s beperk je door contracten voor bepaalde tijd af te sluiten. Je neemt iemand bijvoorbeeld voor een half jaar in dienst, als het goed bevalt kun je het contract weer verlengen. Dat kun je niet onbeperkt doen. Volgens de flexwet mag je iemand maximaal drie tijdelijke aanstellingen geven van maximaal een jaar. De vuistregel is: als je korter dan een half jaar iemand nodig hebt, kun je beter voor een uitzendbasis kiezen.
• Outsourcen
  Je kunt secretariële werkzaamheden ook outsourcen, dan wordt het werk ´extern uitgevoerd´. Er zijn organisaties die een deel van de werkzaamheden of alle secretariële werkzaamheden van je over kunnen nemen. Waarschijnlijk werkt ´jouw secretaresse´ dan vanuit haar eigen huis.
• Service
  Wil je echt een eigen secretaresse of ben je al aardig uit de brand geholpen als er een paar klussen van je bord zijn? Iemand een paar dagen per week inhuren is duur, voor welke contractvorm je ook kiest. Je kunt ook kiezen voor een telefoonbeantwoordingsservice. Of iemand inhuren die een paar uur per week wat administratieve werkzaamheden verricht. Veel van deze dienstverlening kun je inhuren als je in een bedrijfsverzamelgebouw een kantoor huurt.

Waar moet je op letten als je secretariële ondersteuning inschakelt?

Als je weet welke werkzaamheden je wilt uitbesteden en voor jezelf hebt bepaald voor welke contractvorm je kiest, zul je er een geschikte persoon bij moeten vinden. Er zijn een aantal kenmerken waaraan je goede secretariële ondersteuning herkent.

• Klik
  Het klikt tussen jullie, jullie kunnen 'elkaar vinden'. Kies voor iemand waar je een goede werkrelatie mee kunt opbouwen. Dit is belangrijk, want met een secretaresse werk je vaak intensief samen.
• Opleiding en ervaring
  Een goede secretaresse heeft minimaal mbo-niveau. Kies voor iemand die al ervaring heeft opgedaan. Minimum vereisten zijn natuurlijk dat iemand de benodigde computerprogramma´s beheerst, weet hoe een administratie in elkaar steekt en hoe zij een klant te woord staat. Je kiest voor iemand die na enige inwerkperiode zelfstandig aan de slag kan.
• Uitstraling
  Een secretaresse is vaak de eerste persoon die klanten te zien en te spreken krijgen. Je zoekt een persoon die past bij je bedrijf en die representatief is.
• Professioneel
  Een goede secretaresse is professioneel. Ze vindt haar werk leuk, neemt het serieus en wil zich er verder in ontwikkelen. Enige assertiviteit hoort ook bij het beroep. Kun je er bijvoorbeeld van op aan dat als iemand ja zegt het ook ja is, of durft ze gewoonweg geen nee te zeggen?
• Ordelijk
  Een secretaresse is iemand die ordelijk en nauwgezet werkt. Het is haar taak structuur aan te brengen, zodat jij sneller en beter kunt werken.
• Flexibel
  In een klein bedrijf verandert er vaak veel in korte tijd. Je zoekt dus iemand die flexibel genoeg is om daarmee om te gaan en in staat is zelfstandig taken op te pakken, ook als die niet direct tot haar functie behoren.
• Stressbestendig
  Tot slot is ook voor secretariële ondersteuning stressbestendigheid belangrijk. Secretaresses moeten vaak drie dingen tegelijkertijd kunnen. Hoe stressbestendig iemand is, kun je soms lastig uit een gesprek halen. In een tijdelijk contract kun je dat in de praktijk ondervinden.

Aanbevolen websites

• Lees meer over het beroep, het takenpakket en het ideale profiel van een directiesecretaresse voordat je begint met werven.
• Moneypenny en Secretaresse Support zijn voorbeelden van organisaties die secretariële ondersteuning bieden. Van dicteerservice tot een compleet dienstenpakket.

Auteur: Mariëlle de Groot