Voor een project dat je niet alleen wilt of kunt doen, kun je een andere freelancer inschakelen. Je betaalt dan geen loon, maar krijgt een factuur met btw. De freelancer zorgt zelf voor afdracht van belastingen, verzekeringen en andere kosten.

Inhuren zonder risico's

Als je een freelancer inhuurt, mogen er geen misverstanden bestaan over de arbeidsrelatie. Anders kun je later alsnog aangeslagen worden voor loonheffingen en premies. De ander moet als zelfstandig ondernemer erkend worden door het UWV en de Belastingdienst. De enige manier waarop je daar zekerheid over krijgt, is als de ander je een kopie van zijn VAR WUO kan geven.

Een VAR WUO is een verklaring van de Belastingdienst dat de inkomsten die de freelancer geniet door de belastingen als winst uit onderneming worden beschouwd. De VAR geldt voor de werkzaamheden die erin beschreven zijn (bijvoorbeeld, fotografie, redactiewerk of het realiseren van websites) en is maximaal een jaar geldig. Bij een passende en geldige VAR WUO zal de Belastingdienst bij de freelancer zelf aankloppen voor belastingen en premies. Jij loopt daarmee geen risico. De Belastingdienst eist dat je in je administratie zowel een kopie van de VAR als een geldig legitimatiebewijs van de freelancer in je administratie bewaart.

Heeft de freelancer een VAR ROW (resultaat uit overige werkzaamheden) of geen VAR, dan moet je verloning via een payrollservice of inhuren op uitzendbasis overwegen. De tussenpartij verzorgt dan o.a. de inhouding van loonheffingen en premies. Je loopt anders het risico dat de Belastingdienst achteraf bepaalt dat de werkzaamheden toch als dienstverband worden beschouwd en er geen sprake was van zelfstandigheid. In dit geval wordt voor het innen van de heffingen en premies bij de opdrachtgever (bij jou dus) aangeklopt.

De Belastingdienst stelt de volgende criteria aan zelfstandigheid:

• De freelancer mag het werk naar eigen inzicht uitvoeren of uitbesteden.
• Hij werkt niet op een door jou aangewezen plaats of tijd.
• Hij krijgt alleen betaald bij levering van de dienst. Dus niet als hij het werk niet uitvoert of als hij ziek wordt.

Opdrachtbevestiging opstellen

Om de afspraak over het werk te bevestigen stel je een opdrachtbevestiging op. Daarin bevestig je de gemaakte afspraken over onder andere de opdracht en het tarief. Jij kunt de opdrachtbevestiging zelf opstellen, maar je kunt ook vragen aan de freelancer dat te doen. Kies je voor de laatste optie, kijk dan goed of je het met de weergave van de afspraken en de voorwaarden eens bent.

Maak maatwerk van contracten. Denk ook vooraf wat je wilt dat er gebeurt als de samenwerking mislukt of niet bevredigend is. Doe je dat niet, dan kun je vastzitten aan een vergoeding die je de ander schuldig bent, waar voor jou geen waarde tegenoverstaat. Bijvoorbeeld in het geval dat jouw opdrachtgever niet tevreden is.

Wat je bijvoorbeeld kunt doen: verdeel de opdracht in fases en zorg ervoor dat je iedere fase kunt beslissen of je doorgaat of niet. Of neem een clausule in het contract op waarin afspraken staan over de betaling als de opdrachtgever niet tevreden is en - in het uiterste geval - niet betaalt.

Factuur ontvangen

De freelancer declareert zijn werkzaamheden door te factureren. Die factuur boek je in je administratie als bedrijfskosten. Let goed op dat de factuur aan de vereisten voldoet. Let op dat je meteen schriftelijk reageert als er iets in de factuur niet in orde is.

Samenwerken met freelancers

Over de vraag of er bij samenwerking tussen freelancers een baas moet zijn, buigen andere freelancers zich in het forum. Vrijwel iedereen is het er over eens dat in ieder geval één iemand de leiding moet hebben. Goede afspraken onderling zijn van groot belang.

Leer meer over het selecteren en briefen van een freelancer, in deze casus over inhuur van een freelancer en wat daarbij komt kijken

Bronnen

• Inhoudelijk adviseur: Olaf van der Linden, van Advocatenkantoor Van der Linden
• Website van de Belastingdienst, met name de pagina's over de VAR en de pagina's over het inhuren van een freelancer.

Auteur: Mariëlle de Groot