Extra offerte-onderdelen

Wil je een grote opdracht – bijvoorbeeld een langlopend project – binnenslepen, dan is het verstandig je offerte uit te breiden met een aantal onderdelen. Hier vind je een overzicht van de extra's.  

1. Begeleidende brief

Een begeleidende brief verstuur je meestal bij uitgebreide offertes. In de brief vertel je:

• Waarom je de offerte uitbrengt.
• Waarvoor je een offerte uitbrengt.
• Wat het belangrijkste voordeel van jouw dienst is.
• Wat je zult doen om het de opdrachtgever zo makkelijk mogelijk te maken.
• Over een eerdere ontmoeting of telefoongesprek.

De informatie in de begeleidende brief zal enigszins overlappen met die in de offerte. Vermeld in de begeleidende brief echter nooit de prijs; dit kan een opdrachtgever meteen afschrikken. Een begeleidende brief is juist bedoeld om de band met een opdrachtgever te versterken en je enthousiasme naar voren te brengen. De brief mag niet langer zijn dan één A4'tje. Behoefte aan schrijfinspiratie? Bekijk dan het voorbeeld van een begeleidende brief. 

2. Jouw visie op de klantsituatie

Je geeft in deze passage concreet weer wat jouw visie is op het probleem van de klant. Twee à drie regels volstaan. Let op: je draagt nog geen oplossingen aan. Deze passage neem je op nadat je de klantvraag hebt beschreven.

Voorbeeld bij de gewenste klantsituatie:
"Nadat iedereen op uw afdeling heeft deelgenomen aan de cursus Efficiënt vergaderen, verlopen de vergaderingen beter: meer onderwerpen komen aan bod, besluiten worden sneller genomen en iedereen leest de notulen en bereidt zich voor op het volgende overleg."

3. De gewenste klantsituatie

Je beschrijft de situatie van de klant als het probleem is opgelost. Het schetsen van de toekomstige situatie kan in een paar regels.

4. Uitvoerders

Bij een grote en langlopende opdracht kan het zijn dat jij met andere freelancers samenwerkt en optreedt als contactpersoon. Een opdrachtgever kent graag alle uitvoerders. Stel daarom iedereen door middel van een een korte omschrijving voor.

5. Bedrijfspresentatie

Is dit de eerste keer dat je een opdrachtgever een aanbod doet, voeg dan aan je offerte een korte presentatie over je onderneming toe: beschrijf kort wat je doet en welke ervaringen je hebt. Heb je moeite om de kracht van je eigen bedrijf kernachtig te formuleren, probeer dan eens een elevator pitch op te stellen.  

6. Referenties

Als aanvulling op je bedrijfspresentatie kun je een aantal referenties noemen: opdrachtgevers bij wie je in het verleden goede resultaten hebt geboekt. De referenties kun je eventueel als aparte bijlage aan de offerte toevoegen.

Auteur: Janine Bruinooge