Home Starten Bedrijfsvoering Marketing Ontwikkelen Netwerken Forum
Home
 
U bent hier: Home Marketing Acquisitie Opdrachtbevestiging

Opdrachtbevestiging

Een opdrachtbevestiging is een schriftelijke vastlegging van een eerder gemaakte, mondelinge overeenkomst tussen jou als freelancer en een opdrachtgever. Een opdrachtbevestiging heeft als doel duidelijkheid te scheppen. Enerzijds staat in de overeenkomst precies wat een opdrachtgever van jou verlangt en kan verwachten, anderzijds vermeldt de bevestiging wat jij van een klant mag verwachten.  

Wanneer stuur je een opdrachtbevestiging?

In principe hoef je geen opdrachtbevestiging te sturen; als een klant jou telefonisch een opdracht verstrekt, dan is dat al rechtsgeldig. Maar in het geval van onenigheid sta je natuurlijk sterker als je het een en ander op papier hebt gezet. Dit kun je doen in de vorm van een offerte (bij omvangrijke projecten) of een opdrachtbevestiging (bij kleine klussen). Een combinatie van beide is ook mogelijk.

Een opdrachtbevestiging stel je op als:

  • Het een eenvoudige klus betreft: de opdracht omvat slechts een paar taken of een specifieke dienst, of de uitvoeringsperiode is kort. In dit geval is het niet nodig om een offerte op te stellen. Een offerte schrijf je wanneer je voor het eerst zaken doet met een opdrachtgever en als je een uitgebreid aanbod doet. Je vertelt gedetailleerd over de dienst die je aanbiedt. Een offerte bestaat dan ook uit verschillende onderdelen (actuele klantsituatie, klantvraag, het aanbod, de planning, et cetera) en telt aanzienlijk meer pagina's dan een opdrachtbevestiging.
  • Een opdrachtgever akkoord is met de eerder verstuurde offerte. In je opdrachtbevestiging verwijs je dan voor de details (opdrachtbeschrijving) naar de offerte. Je kunt er ook voor kiezen om de offerte te laten ondertekenen en dat document als overeenkomst aan te merken.
  • Je regelmatig voor een opdrachtgever werkt en je werkwijze en voorwaarden bekend zijn. In een opdrachtbevestiging kun je de nieuwe, te verrichten taak kort toelichten.    

Wie stelt een opdrachtbevestiging op?

Als freelancer zul je regelmatig opdrachtbevestigingen moeten opstellen. Zeker als je voor een groot aantal verschillende opdrachtgevers werkt of als je opdrachten een kort tijdsbestek beslaan, zal het maken van een opdrachtbevestiging een regelmatig terugkerende bezigheid zijn.

Het kan echter ook zo zijn dat niet jij, maar een klant een opdrachtbevestiging opstelt. Grote bedrijven hanteren vaak standaard-opdrachtovereenkomsten. Iedere freelancer die werk voor ze wil verrichten, krijgt zo'n overeenkomst voorgelegd. Als een klant een opdrachtbevestiging opstelt, is het belangrijk dat je de bevestiging goed leest alvorens je de overeenkomst ondertekent. Stem je bijvoorbeeld in met alle voorwaarden? Welke bepalingen zijn er opgenomen omtrent het auteursrecht?

Wat moet er in een opdrachtbevestiging staan?

  1. Een exacte en duidelijke beschrijving van de diensten die je zult uitvoeren of van het resultaat dat je zult opleveren. Je somt op aan welke voorwaarden je diensten zullen voldoen. Bijvoorbeeld bij het geven van een training stel je de trainingsduur vast, licht je het programma toe en vertel je wat de deelnemers concreet zullen leren.
  2. Het overeengekomen honorarium (vergoeding) dat je ontvangt voor het werk dat je zult verrichten.
  3. Een overzichtelijke begroting van het aantal uren dat je aan de opdracht zult besteden.
  4. De verhoging van de vergoeding als je extra werk moet verrichten of meer tijd kwijt bent aan de opdracht. Eventueel kun je ook een prijsvermindering in de bevestiging opnemen: als je minder tijd aan de opdracht besteedt, dan breng je ook minder in rekening. Je kunt de urentoename of –afname op verschillende manieren in een bevestiging vermelden. Je kunt ervoor kiezen om een marge te noemen: bij een bepaald aantal extra gewerkte uren wordt het honorarium met een bepaald percentage verhoogd. Een andere mogelijkheid is dat je vermeldt dat je de verhoging in overleg met een klant vaststelt.
  5. De betalingswijze die je hanteert. Bijvoorbeeld: je brengt aan het einde van elke kalendermaand de gewerkte uren in rekening.
  6. De periode waarbinnen je de diensten levert.
  7. Onder welke algemene voorwaarden je werkt. Je algemene voorwaarden stuur je als aparte bijlage met de opdrachtbevestiging mee. In de voorwaarden staan bijvoorbeeld onder andere bepalingen over auteursrecht en aansprakelijkheid. In de opdrachtbevestiging moet je vermelden dat de algemene voorwaarden op de opdrachtbevestiging van toepassing zijn; als een opdrachtgever de bevestiging ondertekent, gaat hij automatisch akkoord met je algemene voorwaarden. 
  8. De aanvangsdatum van de opdracht: je vermeldt dat je begint met het uitvoeren van de opdracht zodra beide partijen de bevestiging hebben ondertekend.
  9. De geldigheidsduur van de opdrachtbevestiging.
  10. De ontbindende voorwaarden; je noemt dat je de overeenkomst op ieder moment kunt beëindigen bij onredelijke eisen van de opdrachtgever. Bijvoorbeeld: als een opdrachtgever zich niet houdt aan de eerder afgesproken voorwaarden, of een uitbreiding verlangt van de reeds overeengekomen hoeveelheid taken.     

Voordat je een handtekening onder een opdrachtbevestiging zet, moet je je altijd afvragen of je die opdracht ook écht wilt. Want niets is zo vervelend als met tegenzin een opdracht te moeten uitvoeren en te denken: "Had ik nou maar niet getekend."   

Geraadpleegde boeken

  • Boomen, T. van den & Hoeflaken, W. van (2006). Handboek Freelancen. Uitgeverij Nieuwezijds.
  • Ondernemerswijzer 2005 - 2006
  • Wapperom L. & Warmerdam J.(2002). Zelfstandig ondernemen zonder personeel. Kluwer .

 Auteur: Janine Bruinooge

http://www.lancelots.nl/marketing/acquisitie/opdrachtbevestiging Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2017 ColofonAdverteren