Waarmee moet je rekening houden als je naast je vaste baan af en toe een freelance opdracht uitvoert? Zomaar beginnen is niet verstandig. Dit stappenplan helpt je op weg.

Stap 1: Bespreek de opdracht(en) met je werkgever

Wanneer je een opdracht uitvoert die niet in het verlengde ligt van het werk dat je in loondienst verricht, hoef je geen problemen met je werkgever te verwachten. Toch is het verstandig je plannen met je werkgever door te spreken om eventuele problemen te bespreken. Als er een risico is op belangenverstrengeling (je adviseert als adviseur bij de milieudienst over de mazen in de milieuwetgeving) of als je een concurrentiebeding in je contract hebt staan, is dit zeer aan te raden. Als je problemen verwacht, laat dan een advocaat vooraf naar je arbeidscontract kijken en vraag advies over de juridisch beste aanpak.

Stap 2: Schrijf je in bij de Kamer van Koophandel

Ook als je af en toe een freelanceklus doet, moet je je binnen een week vóór of na vestiging van je onderneming inschrijven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Als je je te laat of niet inschrijft, kun je een boete krijgen. Je kunt je tegelijkertijd aanmelden bij de Belastingdienst en krijgt dan meteen een btw-nummer mee.

Omzetbelasting

Op basis van je aanmelding beoordeelt de belastingdienst of je btw-plichtig bent. Als dat het geval is dan krijg je een btw-nummer, moet je btw heffen en afdragen, en een btw-administratie bijhouden. Dit regel je tegelijkertijd met je inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Je krijgt je btw-nummer dan meteen (zie ook stap 4).

Maak je weinig omzet, dan krijg je via de kleine-ondernemersregeling vermindering op de btw die je moet betalen. Bovendien kun je om ontheffing vragen van je administratieve verplichtingen voor de btw-administratie. Je moet dan wel aannemelijk kunnen maken dat je de komende jaren minder dan € 1.345 aan btw verschuldigd bent.

Inkomstenbelasting

De Belastingdienst bepaalt op basis van je gegevens ook of je belastingplichtig bent voor de inkomstenbelasting. Als je naast je vaste baan incidenteel freelance opdrachten uitvoert, is dit meestal het geval. Je inkomsten worden dan door de Belastingdienst aangemerkt als 'Resultaat uit overige werkzaamheden (ROW)'. Dit heeft als gevolg dat je geen gebruik kunt maken van belastingfaciliteiten zoals zelfstandigenaftrek, investeringsaftrek en de fiscale oudedagsvoorziening.

Zodra duidelijk is hoe de Belastingdienst je inkomsten bestempelt, kun je een VAR aanvragen. De Verklaring ArbeidsRelatie (VAR) is een bewijsstuk dat je als freelancer aan je opdrachtgever kunt overhandigen. Opdrachtgevers willen soms weten hoe de inkomsten van hun freelancers door de Belastingdienst worden beschouwd om vervelende situaties achteraf te voorkomen. De kosten die je maakt in verband met de werkzaamheden kun je wel aftrekken. Die kosten kun je opvoeren in je aangifte inkomstenbelasting. Kosten met zowel een zakelijk als een privé-element kun je niet of beperkt aftrekken. Voor zaken als de aanschaf en het gebruik van een auto, het uitvoeren van werkzaamheden en de aanschaf en het gebruik van een pand, gelden dezelfde regels als voor echte ondernemers. De bonnen moet je vijf jaar bewaren.

Je moet dan wel een administratie bijhouden, maar deze mag eenvoudiger van opzet zijn dan wanneer je een echte ondernemer zou zijn. Dan moet je bijvoorbeeld ook een jaarrekening opstellen.

Je VAR kun je alleen aanvragen via het speciaal daarvoor bestemde formulier toe te sturen aan de Belastingdienst in Winterswijk. Het kan dus niet via de KvK worden aangevraagd.

Stap 3: Verzekeringen

Zeker als de freelance opdrachten een groot deel van je inkomen uitmaken, is het belangrijk verder te kijken. Voor de uren die je in je eigen onderneming steekt, ben je niet automatisch verzekerd voor ziekte, oudedagsvoorziening, werkloosheid en arbeidsongeschiktheid. Je zult je voor dit soort risico's zelfstandig moeten verzekeren. Een ziektekostenverzekering moet je zeker afsluiten.

Net als een werknemer in loondienst ben je als zelfstandige, naast een nominale premie voor de zorgverzekering, ook een inkomensafhankelijke bijdrage verschuldigd. De bijdrage is verschuldigd over de belastbare winst uit je onderneming en wordt geheven door de Belastingdienst. Het premiepercentage bedraagt 4,4 procent (2006).

Als ondernemer kun je aansprakelijk worden gesteld wanneer afgeleverde producten of diensten lichamelijk letsel of materiële schade veroorzaken. Je privé-verzekering dekt deze schade niet. Daarom is het zeer verstandig een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering af te sluiten. Gelukkig is het ook geen dure verzekering.

Stap 4: hoe verder?

Veel parttime ondernemers maken na een tijd de overstap naar het fulltime ondernemen.
Dit heeft onder andere gevolgen voor de wijze waarop de Belastingdienst je inkomsten aanmerkt. Het is verstandig om je over de gevolgen van deze overstap goed te (laten) informeren.

Bronnen

• Boomen, T. van den, & Hoeflaken, W. van, (2005) Handboek Freelancen. Uitgeverij Nieuwezijds.
• Belastingdienst (2004). Handboek ondernemen.
• Inhoudelijk adviseur: RAAD Amsterdam

 Auteur: Marieke van Oosterhout