Hoe verstuur je een offerte: per post of e-mail?

De twee gangbare manieren waarop je een offerte kunt versturen zijn: per post of per e-mail. De beste manier is het versturen per post.

Verzending per post

• Verstuur je een offerte per post, dan komt de aandacht die je hebt besteed aan de vormgeving het meest tot zijn recht. De potentiële opdrachtgever ontvangt de offerte zoals jij hem hebt verstuurd; inclusief alle kleuren, bijlagen en brochures.
• Per post kun je gemakkelijk meerdere exemplaren sturen.
• Verzending per post neemt minimaal een dag in beslag en je betaalt frankeerkosten.

Wil een opdrachtgever een offerte snel hebben, dan vervang je de postbode door de elektronische brievenbus: je verstuurt je offerte per e-mail.

Verzending per e-mail

• Het sturen van een offerte per e-mail is de snelste verzendmethode.
• Je kunt gemakkelijk meerdere mensen een exemplaar sturen.
• Er zijn geen kosten verbonden aan het verzenden.
• Een e-mail kan afbreuk doen aan de vormgeving van je offerte wanneer de ontvanger een ander e-mailprogramma gebruikt. Dit probleem kun je omzeilen door de offerte te versturen als bijlage. Bijvoorbeeld als een pdf-bestand.
  

Wanneer bel je een offerte na?

Wanneer de offerte de deur uit is, is het wachten geblazen. Maar niet te lang! Houd een periode van maximaal drie weken aan. Heb je dan nog niks gehoord, dan is het echt tijd voor een telefoontje naar de potentiële opdrachtgever. Wanneer je in je offerte een specifieke datum hebt genoemd, hanteer die dan ook en bel de potentiële opdrachtgever op het afgesproken tijdstip.

Welke afspraken moet je maken als een klant akkoord gaat?

Als een klant "ja" zegt, betekent dat niet dat jij achterover kunt leunen. Je moet zorgen dat de vertrouwde en persoonlijke uitstraling van je offerte ook tot uiting komt in je vervolgacties. Wanneer je een opdrachtbevestiging stuurt, zorg dat ook die klantvriendelijk is geschreven. Maak zo snel mogelijk concrete afspraken met de opdrachtgever en evalueer het verkoopproces. Op die manier kun je je acquisitiestijl verbeteren. 

Wat doe je als een klant "ja maar..." zegt: hoe onderhandel je?

Geef niet te snel toe aan de onderhandelingstafel; dat maakt de andere partij alleen maar gretiger. Kijk eens goed naar de verschillende fasen in je aanbod. Misschien kun je de investering in een fase beperken doordat een opdrachtgever bijvoorbeeld niet zo'n behoefte heeft aan een uitgebreide controle. Die fase vervalt dan in het aanbod. Wees echter voorzichtig met het onderhandelen over je uurtarief; als je daarmee zakt, is het bij een volgende opdracht lastiger wel dat hogere tarief te vragen. Heb je geen keus, dan kun je de opdrachtgever een eenmalige korting geven. Dit onder het motto dat het een investering is in jullie relatie.   

Wat doe je als een klant "nee" zegt: hoe ga je om met een afwijzing?

Gooi bij een afwijzing niet boos de hoorn op de haak om vervolgens niks meer van je te laten horen. Op die manier loop je waardevolle informatie mis. Vraag aan de klant waarom jij de opdracht niet hebt gekregen. Reageer niet als een gebeten hond op zijn opmerkingen, maar laat hem zoveel mogelijk vertellen. Op die manier kun je analyseren waar het misging in het verkooptraject. Stuur na afloop van het gesprek een brief. Je bedankt daarin de klant voor de gegeven informatie.

Geraadpleegde boeken

• Boomen, T. van den, & Hoeflaken, W. van (2004). Handboek Freelancen. Uitgeverij Nieuwezijds.
• Bron, J. (1997). De winnende offerte – 20 vragen en antwoorden. Kluwer Bedrijfsinformatie.
• Hermans, M. (2004) Projectvoorstellen en offertes die scoren. Uitgeverij Coutinho.
• Mahieu, J. (2002). Succesvol offertes schrijven. Kluwer.

Auteur: Janine Bruinooge