Een offerte schrijven kan op verschillende manieren, zo bleek uit een rondgang onder freelancers. Terwijl de een complete draaiboeken en een uitgebreide lijst voorwaarden maakt, stuurt de ander een eenvoudige prijsopgave per e-mail. 

Allesbehalve een wit A4'tje

Marieke van Ameijde is één van de oprichters van de Cooking Crew en voorziet feestelijke of zakelijke bijeenkomsten (van zowel particulieren als van bedrijven) van de juiste aankleding en gerechten.

"Voor iedere opdracht maak ik een offerte. Een offerte is voor mij namelijk meer dan alleen een middel om een opdrachtgever te overtuigen, het helpt mij ook om mijn gedachten over een nieuwe klus te ordenen: Welk menu past het best bij een groep? Welke styling is geschikt voor de eetlocatie? Welke kookapparatuur is nodig? Het is de eerste stap naar een goede voorbereiding.

Ik probeer altijd zoveel mogelijk de woorden of gedachten van de opdrachtgever in mijn schrijven te laten terugkomen. Een voorbeeld daarvan is de manier waarop ik de aanleiding voor een kerstdiner heb omschreven. Mijn opdrachtgever, Paul, wilde voor zijn echtgenote Trude een verrassingsdiner organiseren.

'Op tweede kerstdag 2005 wordt Trude 60 jaar. Haar enige wens was helemaal niets hiervoor te hoeven regelen. Paul heeft dit ter harte genomen en organiseert buiten haar medeweten een verjaardagsdiner in eigen huis voor ongeveer 30 gasten, familie en vrienden.' 

Voordat ik begin met het schrijven van een offerte, bezoek ik altijd de opdrachtgever op de plek waar de lunch, borrel of het diner zal plaatsvinden. Ik maak foto's van de locatie en samen met de opdrachtgever vul ik een vragenlijst in. Op basis van die gegevens stel ik vervolgens een offerte op.

Mijn offertes maak ik altijd op volgens mijn huisstijl. Ik heb een speciaal sjabloon voor offertes ontwikkeld; boven iedere pagina staat behalve het logo van de Cooking Crew – styling & food, ook de naam van het offerte-onderdeel (draaiboek, concept, aankleding, et cetera). Verder laat ik een element van het logo (&) regelmatig terugkomen in de tekst. Bijvoorbeeld in de omschrijving van de aankleding.

'De drie tafels worden als volgt gedekt:

& witte tafellakens en linnen servetten

& 30 zilverkleurige stoeltjes met rode zitting

& op iedere tafel staan meerdere schoteltjes met botersterretjes

& de servetten zijn versierd met takjes kruiden'

Dit alles zorgt voor een verzorgde en professionele indruk. Ik wil dat mensen op basis van mijn offertes meteen zin krijgen in de bijeenkomst. Daarom werk ik soms ook met foto's. Allesbehalve een wit A4'tje dus."

Sandwichen met de prijs

Mark Kruiver, is oprichter van marketingbureau Gidappa.

"Een offerte is voor mij het laatste en eigenlijk het minst belangrijke middel om een opdrachtgever te overtuigen. Een opdracht krijgen heeft voornamelijk met vertrouwen te maken. En dat vertrouwen win je gemakkelijker in een persoonlijk gesprek dan met een offerte. De meeste tijd en aandacht besteed ik dan ook aan een acquisitiegesprek; ik schrijf een uitgebreid marketingconcept en licht dat dan, tot in detail, toe. Ik geef dan ook al een indicatie van de kosten. 

De beslissing of een opdrachtgever met mij zaken wilt doen, valt al tijdens zo'n gesprek. De offerte die ik vervolgens stuur, heeft eigenlijk meer weg van een opdrachtbevestiging dan een traditionele aanbiedingsbrief.

Mijn offertes vatten kort het acquisitiegesprek samen en bevatten voornamelijk prijsinformatie. Langer dan twee A4'tjes zijn ze nooit; mijn ervaring is dat opdrachtgevers offertes nauwelijks lezen, ze scannen het document en besteden voornamelijk aandacht aan de prijs. De prijs geef ik weer via de zogenoemde 'sandwichformule': eerst noem ik een voordeel van mijn aanbod, dan de prijs, en daarna nog een voordeel.

Ik presenteer altijd alleen het totaalbedrag, waarna ik opsom wat een opdrachtgever daar allemaal voor krijgt. Wanneer je per onderdeel een kostenberekening maakt, vergroot je de kans op discussies. Een opdrachtgever zal dan per onderdeel bekijken wat er eventueel van af kan: 'ben jij zoveel tijd kwijt aan het schrijven van een tekst voor een website? Dat kan toch veel sneller en goedkoper.' Door één prijs te noemen voorkom je die discussies."

Scherpe voorwaarden

Joris van den Ende, grafisch vormgever bij Absolutus.

"Als ik nu terugkijk naar de eerste offertes die ik heb geschreven, vind ik ze hilarisch. Vaak beschreef ik het aanbod erg gedetailleerd met allerlei technische termen die de meeste opdrachtgevers helemaal niets zeiden. De leveringsvoorwaarden daarentegen waren summier. Zo stond er bijvoorbeeld niet in dat opdrachtgevers verplicht waren om hun website door ons te laten hosten (het huren van webruimte bij een krachtige server zodat je website voortdurend bereikbaar is, red.), met als gevolg dat wanneer een klant een ander hostingbedrijf koos, mijn website-ontwerp daar niet goed werd weergegeven en ik het ontwerp moest aanpassen. Extra werk voor eigen rekening dus.

Inmiddels heb ik mijn offertes aangescherpt. Zo bevatten ze minder technische details en meer informatie over de leveringsvoorwaarden. Ik noem nog altijd welke onderdelen de website zal bevatten, maar de beschrijvingen daarvan zijn korter en algemener. Er staat bijvoorbeeld niet meer in uit hoeveel pixels een gemiddelde webafbeelding bestaat.

Ik ga nu ook anders te werk. Voorheen voerde ik alle acquisitiegesprekken en schreef ik de offerte alleen. Nu doe ik dat laatste samen met een collega. Ik maak een opzet, die hij vervolgens aanvult en redigeert. Uiteindelijk lopen we samen alles nog een keer na. Want mijn grootste angst is dat we iets over het hoofd zien en in het geval van een conflict aan het kortste eind trekken. De leveringsvoorwaarden hebben we inmiddels ook laten nakijken door een jurist, met name op het gebied van auteursrecht. De hoeveelheid tijd die ik aan offerte besteed, is er echter niet minder op geworden. Met een offerte ben ik nog altijd al gauw een dag bezig."

Persoonlijke tint

Janny ter Meer, werkzaam als zelfstandig redacteur/tekstschrijver en als kleur- en stijladviseuse.

"Het geven van kleur- en stijladvies is een persoonlijke aangelegenheid. Mensen willen graag eerst meer van mij weten, voordat ze definitief een afspraak maken. Vandaar dat ik heb geprobeerd om mijn persoonlijkheid zo veel mogelijk in mijn website te laten terugkomen. Zo krijgen klanten een indruk van de manier waarop ik kleuradvies geef, workshops verzorg of een garderobeplanning uitvoer.

In een offerte laat ik die persoonlijke aanpak onder andere terugkomen in de begeleidende brief die ik schrijf. Ook al beslaat een offerte maar twee A4'tjes, ik voeg er altijd een aparte brief aan toe. In de brief benadruk ik mijn enthousiasme voor een opdracht en leg ik uit waarom ik er plezier aan beleef. Op die manier krijgt een zakelijk contact een persoonlijk tintje. Mochten er meningsverschillen ontstaan, dan los je die gemakkelijker op wanneer je een persoonlijk contact hebt.

In de offerte zelf leg ik de nadruk op wat een klant wil leren. Wanneer iemand bijvoorbeeld zijn zakelijke kleding wil aanpassen, leg ik uit welke zakelijke kledingstijlen (formeel, informeel, casual) er zijn, en hoe je je persoonlijkheid in zakelijke kleding kunt laten zien. Ik verwoord altijd wat iemand concreet aan een kleur- en/of stijladvies overhoudt. Op die manier komt de nadruk te liggen op wat een klant krijgt en niet wat hij betaalt. Een voorbeeld hiervan is de offerte die ik schreef voor een groep docenten van een gymnasium. Zij wilden graag deelnemen aan een workshop Kleur.        

'Na afloop weten de deelnemers welke kleuren hen doen stralen en hoe ze hun ComCard (een persoonlijke colourmatching-kaart, red.) moeten gebruiken. Ze kunnen efficiënter winkelen omdat ze de kleuren die niet bij hen passen, gewoon overslaan.'

In de offertes die ik maak in mijn hoedanigheid als tekstschrijver, vermeld ik bij de prijs de zinsnede, ‘de prijs is gebaseerd op nacalculatie’. Dat betekent dat ik het aantal gewerkte uren bijhoud, en alleen die uren in rekening breng. Wanneer ik sneller klaar ben dan gepland, is dit voordelig voor een opdrachtgever. Dat kan een opdrachtgever over de streep trekken om mij die opdracht te geven. Als starter is het handig om een dergelijke bepaling in je offerte op te nemen, omdat je in het begin nog niet zo goed kunt inschatten hoeveel tijd je nodig hebt voor een opdracht."

Auteur: Janine Bruinooge