Voor het declareren van reiskosten en reistijd zijn geen vaste regels. Het is een zaak tussen jou en de opdrachtgever.

Reiskosten

Je kunt op twee manieren tegen reiskosten aankijken:

1. Het zijn je eigen bedrijfskosten die – net als alle andere kosten – zijn inbegrepen in het uurtarief.
2. Reizen doe je op verzoek van de opdrachtgever en de kosten moeten daarom door de opdrachtgever worden vergoed.

Als je relatief weinig hoeft te reizen dan is optie 1 het makkelijkst. Je hoeft minder te administreren en factureren. Als je regelmatig op verzoek van de opdrachtgever grote afstanden moet reizen dan kun je voor optie 2 kiezen, om een prikkel in te bouwen om het reizen te beperken.

Als je kiest voor het doorbelasten van reiskosten dan zijn veelvoorkomende afspraken:

• Treinkaartjes 2^e klas worden 1-op-1 doorbelast.
• € 0,19 per autokilometer. Dit is het tarief dat een werkgever belastingvrij aan een werknemer mag vergoeden voor het gebruik van zijn privéauto. Als freelancer ben je niet aan deze regel gebonden en mag je hogere kosten met de opdrachtgever afspreken, maar € 0,19 wordt vanwege die belastingregel algemeen geaccepteerd.

Let op dat je de kosten correct doorbelast op je factuur. Zo moet je bij treinkaartjes de btw afsplitsen en moet je btw heffen over reiskosten.

Reistijd 

Afspraken die je veel tegenkomt:

• Een redelijke/beperkte reistijd wordt niet in rekening gebracht. Hierbij kun je denken aan 2 uur reistijd per 8 facturabele uren (dit komt overeen met een reistijd woon-werk van 2 uur per werkdag, die alom als normaal wordt beschouwd). Met de trein reizende freelancers kunnen daarentegen soms werken in de resitijd. Dan is het natuurlijk wel mogelijk deze uren te declareren als gewerkte uren.
• Reistijd wordt in rekening gebracht tegen 50% van het normale uurtarief.

Sommige freelancers rekenen reistijd volledig als facturabele uren, maar lang niet elke opdrachtgever zal daarmee instemmen.

Houd het simpel

Vraag je af waarom je reiskosten en reistijd apart in rekening wilt brengen? Dat doe je met allerlei andere kosten toch ook niet? Als je:

• reiskosten en reistijd incalculeert in je uurtarief, en
• werkafspraken maakt om de hoeveelheid reistijd in balans te houden met het aantal facturabele uren

... dan hoef je reistijd en reiskosten niet te administreren en factureren. Bovendien heb je er minder discussie over met opdrachtgevers.

Hier komt bij dat grotere organisaties meestal werken met vastgestelde budgetten met vooraf bepaalde bovengrenzen. Als in jouw offerte staat "de prijs is zoveel plus reiskosten", dan weet je opdrachtgever niet welk budget hij precies moet reserveren en gaat het aanvaarden van jouw offerte met meer discussie en gedoe gepaard.

Auteur: René Pijlman