Factureren
Het is een van de plezierigste, administratieve activiteiten van de ondernemer: factureren. Als je wilt dat klanten betalen, moeten je facturen aan een aantal eisen voldoen.
Klantvriendelijke factuur: maak betalen voor een klant makkelijk
- Weinig klanten begroeten een factuur met blijdschap. Het is daarom belangrijk dat de factuur geen aanleiding geeft tot ergernis. Doe je klant daarom een plezier door een factuur te sturen die correct, duidelijk en verzorgd is.
Factuurvereisten: je facturen opstellen volgens de regels
- Om er zeker van te zijn dat je betaald krijgt voor je diensten, is het belangrijk dat je facturen voldoen aan alle eisen. Zo moet iedere factuur een uniek volgnummer hebben. Wil je weten of jij goed factureert, loop dan de lijst met factuurvereisten na.
Voorbeeldfactuur: je laten inspireren door de Lancelots-voorbeeldfactuur
- Alle factuurvereisten en –tips kunnen je soms doen duizelen. Vandaar dat Lancelots een voorbeeld heeft opgesteld van een factuur waarin alle regels worden gecombineerd met een duidelijke vormgeving.
Incasseren: op tijd betaald krijgen
- Als het goed is, betaalt je opdrachtgever netjes binnen de afgesproken termijn. Echter, sommigen nemen het niet zo nauw. Wat doe je in zo'n geval? Je begint met herinneren. Mocht dat niet helpen, dan ga je sommeren: je start daarmee een juridisch traject. Lukt het niet met een sommatie, dan schakel je een gerechtsdeurwaarder of een advocaat in. Ook op lancelots: voorbeelden van herinneringsfacturen, voorbeelden van sommaties en een tijdschema om planmatig te incasseren.
Declareren: gemaakte onkosten doorbelasten aan je opdrachtgever
- Reiskosten, literatuur een hotelovernachting. Soms maak je kosten die je weer door kunt belasten aan je opdrachtgever. Let op: dat doe je als freelancer anders dan als werknemer. Zo bereken je bijvoorbeeld btw op wat je declareert.
Creditfactuur: een kwijtschelding of verlaging uitschrijven
- Het kan gebeuren dat een reeds verstuurde factuur niet meer klopt. Bijvoorbeeld doordat jouw dienstverlening minder kost dan je aanvankelijk in rekening hebt gebracht. Je moet dan een creditfactuur opstellen.
Regels voor bijzondere gevallen
- Er gelden bij het factureren enkele regels voor uitzonderingsgevallen. Deze zullen niet vaak voorkomen in de praktijk van de meeste freelancers. Denk aan situaties als levering aan het buitenland en de levering van tweedehands goederen.