Home Starten Bedrijfsvoering Marketing Ontwikkelen Netwerken Forum
Home
 
U bent hier: Home Bedrijfsvoering Administratie Software kiezen

Software kiezen

Veel freelancers houden hun administratie bij op hun computer en overhandigen het overzicht eens per kwartaal of eens per jaar ter controle aan hun boekhouder. Sommige freelancers knutselen met Excel of een ander spreadsheetprogramma hun eigen boekhouding in elkaar. Andere geven de voorkeur aan uitgebreide boekhoudpakketten. Bij de keuze van software is het hoe dan ook belangrijk dat je financieel adviseur/boekhouder deze ondersteunt. We lieten enkele (ervarings)deskundigen aan het woord over de voor- en nadelen van alle mogelijkheden.

Vier mogelijkheden

  • "De meest primitieve manier om je boekhouding te doen is met Excel en Word. Dit raad ik overigens af om twee redenen. Ten eerste kost het heel veel tijd om je administratie in Excel te zetten. Dat kan oplopen tot wel honderden uren per jaar. Daarnaast heb je het risico is dat er fouten insluipen: een kommaatje verkeerd, een foute formule.
  • Een tweede optie zijn de goedkopere boekhoudpakketten, zoals Muis, Snelstart, Davilex of  Netsoft. Voor een paar honderd euro heb je een pakketje. Dit geldt dan voor het basispakket, waarin overigens genoeg zit voor de freelancer. Als je echter allerlei dure modules voor automatisch factureren erbij neemt, dan lopen de kosten wel op. Ook is de ondersteuning van deze pakketten niet altijd optimaal.
  • Ten derde zijn er de betere pakketten als AccountView, King en Exact. Geschikt voor zzp'ers. Vanaf ongeveer 700 euro kun je met zo'n pakket je administratie doen en factureren. Deze pakketten gaan lang mee, worden goed geüpdated en je mag veel ondersteuning verwachten.
  • Tenslotte wat in mijn ogen de beste oplossing is voor freelancers: dat is om een online pakket te nemen. Hierbij is het belangrijk dat je accountant mee kan kijken op de site. De kosten hiervan zullen wel hoger zijn. Je betaalt dan niet alleen voor advies en boekhouden, maar ook voor de derde partij die de server beschikbaar stelt. Je moet ook redelijk bedreven zijn in de kunst van het boekhouden. Er zijn overigens ook accountants die dit niet uitbesteden en je op hun eigen servers laten inloggen."

Alfred Cohen is financieel adviseur bij RAAD Amsterdam.

Online boekhouden

Hayke"Ik gebruik voor mijn facturering de online boekhoudservice van Reeleezee. Dit betekent dat ik inlog op de server als ik een factuur wil aanmaken en versturen. Ik ben heel tevreden over het gebruikersgemak en de ondersteuning hiervan. Vroeger stelde ik mijn facturen handmatig op en was ik altijd onzeker over het eindresultaat. Als cateraar is mijn situatie dan ook behoorlijk ingewikkeld, met verschillende btw-percentages voor verschillende producten en diensten.

Een voordeel van online werken vind ik dat software updates automatisch worden geïnstalleerd. Ook vind ik het prettig om op abonnementsbasis te werken. Ik betaal per maand en kan mijn abonnement desgewenst opzeggen. Daarnaast weet ik dat het mogelijk is – maar hier maak ik nog geen gebruik van – om je boekhouder toegang te geven tot je online administratie. Je vult dan zelf je conceptgegevens in en je boekhouder accordeert deze.

Ik ken weinig collega-freelancers die doen aan online boekhouden. Misschien zijn ze huiverig van het idee dat hun eigen gegevens en hun klantgegevens bij een ander bedrijf op een server staan. Ik ben echter niet bang van internetdiensten. Ik koop veel online en ik heb niets te verbergen.

De rest van mijn administratie laat ik door mijn boekhouder doen. Ik ben geen rekenaar en ook bij online boekhouden  moet je natuurlijk wel weten wat je invult. Bovendien kost boekhouden me zo veel tijd en energie. Ieder zijn vak. In de tijd dat mijn boekhouder mijn maandelijkse administratie doet, kan ik drie maaltijden bereiden."

Hayke Rijneveld van HaykeKookt verzorgt exclusieve diners bij mensen thuis.

Gewoon excelsheets

Corona"Ik ben niet zo'n voorstander van boekhoudprogramma’s. Ze beloven ondernemers dat de boekhouding een fluitje van een cent wordt. Ze bevatten allerlei handige snufjes, zoals het genereren van facturen, BTW-aangiften en jaarrekening. Het probleem van de meeste pakketten is dat ze nogal eens wat specialistische kennis vragen en in het gebruik niet aansluiten bij de kleinere ondernemer. Ik zou me daarom in ieder geval goed oriënteren! Vraag zeker om een proefversie van het pakket. Er zijn vast wel pakketten die op maat gesneden zijn van de freelancer. Maar ik denk dat als je Excel goed beheerst, je prima je eigen administratie kan doen.

Ik houd in Excel mijn inkomsten- en uitgaven-administratie bij, op basis daarvan heb ik steeds goed overzicht. Dat is ook een prima basis voor mijn BTW-aangifte. Voor de vierde kwartaalaangifte, de jaarstukken en complexe vragen doe ik een beroep op mijn bedrijfsadviseur. Hij is van alle markten thuis en wijst mij steeds de weg als ik die even kwijt ben."

Corona de Wert is eigenaar van Dommel communicatie en verzorgt (web)teksten, communicatieadvies en trainingen.

Geen afhankelijkheid

René"Het voordeel van het gebruiken van je eigen administratiesoftware vind ik dat je op elk moment de actuele financiële stand van zaken weet. Ik ben niet continu afhankelijk van mijn accountant en weet zelf hoe de zaken ervoor staan. Daarnaast kan ik snel opzoeken of bijvoorbeeld een bepaalde factuur is betaald.

Ik gebruik sinds enkele jaren SnelStart Classic, tegenwoordig online bij mijn accountantskantoor (via Remote desktop van Windows). Daarmee kan ik de bankafschriften (transactiedownloads) van de ING automatisch inlezen.

Welk pakket je ook kiest, belangrijk is dat je er desgewenst de aangifte btw mee kunt doen en dat je administratiekantoor/fiscalist/accountant het ondersteunt."

René Pijlman is oprichter van Applinet, uitgever van websites (waaronder Lancelots).

Aanbevolen websites

Welk boekhoudpakket gebruik jij?

Wat is jouw ervaring met een boekhoudpakket? Welke gebruik je? Ben je er tevreden mee? Deel je ervaring in het forum.

Advies: Alfred Cohen, RAAD Amsterdam

Auteur: Erik Weijers

http://www.lancelots.nl/bedrijfsvoering/administratie/software Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2017 ColofonAdverteren