Home Starten Bedrijfsvoering Marketing Ontwikkelen Netwerken Forum
Home
 
U bent hier: Home Bedrijfsvoering Administratie Urenadministratie

Urenadministratie

Een urenadministratie dient om:

Een elektronische urenadministratie in bijvoorbeeld Excel verdient de voorkeur boven de achterkant van een sigarendoosje. Totalen, gemiddelden en verhoudingen kunnen met Excel namelijk eenvoudig berekend worden.

Is een urenadministratie iets voor jou?

Niet alle freelancers voeren een urenadministratie. Als je twijfelt of je er een op wilt zetten, overweeg dan het volgende:

Is gespecialiseerde urenregistratiesoftware nuttig?
Jozé van Schaik is mede-oprichter van Atimo, een bedrijf dat gespecialiseerd is in urenregistratiesoftware: "Er bestaat wel speciale software voor urenadministratie, maar de vraag is of dit nut heeft voor freelancers. Een van de functies van deze software is om automatisch facturen te genereren op basis van het aantal gemaakte uren. Dit is echter pas handig als er tientallen facturen per maand de deur uitgaan. Dit is voor de meeste freelancers niet aan de orde en wij hebben dan ook geen klanten in die hoek."

  • Een urenadministratie geeft overzicht over je bezigheden. Wat is bijvoorbeeld de verhouding tussen de uren die je besteedt aan je kernactiviteit en de uren die je besteedt aan ondersteunende werkzaamheden? Hoeveel tijd is er afgelopen maand besteed aan acquisitie?
  • Een urenadministratie is een officiële eis van de fiscus voor freelancers die willen voldoen aan het urencriterium. Vooral beginnende freelancers hebben een administratie als bewijs nodig, als zij hieraan willen voldoen. Zij hebben namelijk vaak nog weinig opdrachten en dus weinig gefactureerde uren en omzet.
  • Het houdt je bij de les en motiveert. In magere tijden is het belangrijk om door te gaan met acquisitie. Een middag telefoneren levert niet altijd onmiddellijk resultaat op. Toch is het fijn om aan het eind van die dag in te vullen: "4 uur acquisitie".

Een urenadministratie opzetten

In dit stappenplan gaan we uit van een beginnende freelancer die nog relatief weinig opdrachtgevers heeft en veel tijd besteedt aan ondersteunende activiteiten zoals acquisitie. Een onderscheid dat namelijk in iedere urenadministratie moet zitten, is dat tussen de uren die je voor een opdrachtgever besteedt aan je kernactiviteit (bijvoorbeeld: grafisch ontwerpen) en de uren die je besteedt aan ondersteuning daarvan.

  1. Maak een indeling in categorieën van de ondersteunende uren. Die zou je als volgt kunnen onderverdelen: administratie, acquisitie, vervoer, onderhoud, studie. Je kunt nog wel meer categorieën maken, die toegespitst zijn op je situatie. Ben je beginnend freelancer, dan kun je kiezen voor de categorie opstartwerkzaamheden. Ben je heel veel tijd kwijt met acquisitie? Dan kun je deze uren verder verantwoorden door ze op te splitsen in telefoongesprekken, bedrijfsbezoek en netwerken met collega’s. Pas echter op dat je straks niet tientallen categorieën hebt.

    Ik maak de categorieën: ...

  2. Bepaal hoe je uren bijhoudt die je factureert aan je opdrachtgever. Houd je deze bij in een aparte administratie of in deze administratie? Als je het laatste doet, let dan goed op punt 6. Hoe dan ook moet je alle uren die je besteedt aan je kernactiviteit bijhouden, ook als je ze niet factureert. Dit is immers tijd die je in je bedrijf gestoken hebt en die je wilt kunnen aantonen om aan het urencriterium van de Belastingdienst te voldoen.

    Ik houd wel/niet een aparte administratie bij voor de facturabele uren

  3. Bepaal hoe vaak je de uren bij gaat houden. Een freelancer die weken achtereen aan hetzelfde project werkt, heeft aan eens per week voldoende. Een beginnend freelancer die met veel verschillende zaken bezig is, kan het beste aan het einde van elke dag zijn uren invullen.

    Ik ga de uren eens per ... dagen bijhouden

  4. Open Excel of een ander spreadsheetprogramma en gebruik een tabblad per gewerkte maand. Geef dit tabblad een naam (bijvoorbeeld: gewerkte uren januari) en maak hierin tenminste de volgende kolommen aan: datum, uren, omschrijving, soort werk, en opdrachtgever. Met deze gegevens voldoe je aan de basics van een urenadministratie.
  5. Voeg eventueel de kolom kern/ondersteunend toe. Hierin geef je met een code het onderscheid aan tussen activiteiten die tot je core business behoren en de activiteiten waarvoor dit niet geldt.

      Ik maak wel/geen gebruik van de kolom Kern/ondersteunend

  6. Voeg eventueel een kolom Facturabel toe (zie ook punt 2). Hieronder kun je aangeven welk deel van de uren die je aan een kernactiviteit hebt besteed, ook daadwerkelijk gaat factureren aan de opdrachtgever. In een ideale situatie zijn die uren altijd gelijk, in de praktijk kan het voorkomen dat je de opdrachtgever wat minder of meer in rekening brengt dan je daadwerkelijk gewerkt hebt, bijvoorbeeld omdat er een vaste prijs was afgesproken.
  7. Je hebt zo een goed overzicht voor de in een maand gewerkte uren. Per maand kun je zo een tabblad gebruiken. Als je een overzicht wilt maken van het verloop van je gewerkte uren of van de verhouding tussen totale uren en gefactureerde uren, kun je hier handig tabellen en grafieken van maken in een apart tabblad.

Je urenadministratie is zo op orde. Vergeet niet om ook je agenda te bewaren als toegevoegd bewijsstuk voor de fiscus!

Voorbeeld van een urenadministratie

In benedenstaand voorbeeld staat per dag: 

  • het aantal uren met een beknopte omschrijving.
  • In de volgende kolom staat of het een kernactiviteit (K) of een ondersteunende activiteit (O).
  • De ondersteunende activeiten worden in de kolom 'soort werk' onderverdeeld in een aantal categorieën (bijvoorbeeld acquisitie, vervoer).
  • Voor de kernactiviteiten wordt in de kolom Facturabel gespecificeerd hoeveel uur gedeclareerd wordt aan de oprachtgever.

Voorbeeld van een urenadministratie

Figuur 1. Een voorbeeld van een urenadministratie voor een deel van de maand januari

Voor de liefhebbers: rapporten en grafieken maken

Volgens bovenstaand stappenplan heb je de ruwe data van een urenadministratie. Voor de liefhebbers en Excelfanaten begint het dan pas. Zo zou je bijvoorbeeld kunnen denken aan:

  • Een grafiek van het urenverloop over het jaar, bijvoorbeeld per maand en opgeteld voor kern- en ondersteundend uren (zie figuur beneden).
  • Een berekening van de verhouding tussen uren die je in de kernactiviteit steekt en de ondersteunende uren.
  • Een berekening van de verhouding tussen de kernactiviteit-uren en de uren die je daadwerkelijk gefactureerd hebt.

Je kunt pas goede rapporten maken als je vanaf het begin een goede kolommenstructuur hebt gecreëerd. Daarom is het aan te raden om al in een vroeg stadium na te denken over welke rapporten nuttig zijn.


Het aantal uren per maand

Figuur 2. Een grafiek van het verloop van het aantal gewerkte uren per maand


Auteur: Erik Weijers

http://www.lancelots.nl/bedrijfsvoering/administratie/urenadministratie Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2017 ColofonAdverteren