Stress door slecht timemanagement
- "Haast, haast, haast. Nog snel even dit mailtje sturen, dan gauw even naar het postkantoor, dan vlug, vlug, even die artikelen nog de deur uit werken. Dan kan ik daarna nog mooi even de vergaderstukken voor onze netwerkbijeenkomst van morgen snel doornemen en misschien nog even bellen met het cursusinstituut waar ik volgende week een cursus geef, om te zeggen dat ik wat later kom, omdat ik eerst nog even een afspraak heb met een potentiële opdrachtgever."
- "Ach, die klus doe ik morgen wel. Dan ga ik vanmiddag wat opruimen, de administratie doen en even wat mensen bellen."
- "Mm, 'ns kijken, die rechtszaak is overmorgen. Het schrijven van dat pleidooi kost, schat ik, een uur of twee, dat kan mooi morgenmiddag" (de volgende dag blijkt dat het schrijven van het pleidooi vier uur kostte. Om half acht 's avonds zat deze advocaat nog te tikken).
Herkenbaar? Een (vermeend) gebrek aan tijd is een grote bron van stress.
Oorzaken
Het gebrek aan tijd kan veel oorzaken hebben.
Uitstelgedrag
Als je opziet tegen een klus, zul je snel uitstelgedrag vertonen. Je gaat eerste tien andere klusjes doen die minder lastig zijn, of die sneller klaar zijn. Zo komt de grote of lastige klus in het gedrang. Tijdnood is het gevolg. Het is zaak streng te zijn en juist als eerste aan de moeilijke, grote klus te beginnen. Het opzien tegen een klus komt vaak voort uit (overdreven) perfectionisme. Maar ook gebrek aan motivatie of te weinig zelfdiscipline zijn oorzaken van uitstelgedrag.
Onduidelijke prioriteiten
De ene klus is urgenter dan de andere. Een uitgever van een wekelijks verschijnend tijdschrift zal met smart op de foto's te zitten te wachten die jij voor het volgende nummer moet aanleveren. Als je daar een dag te laat mee bent, is dat rampzalig. Je zult je in het zweet moet werken om de klus nog nét op tijd te klaren. Moet je nog wat foto's maken voor een boek dat over een half jaar verschijnt, dan is één dag later inleveren niet zo'n halszaak (ook al moet je er geen gewoonte van maken de afgesproken deadlines te overschrijden). Maak dus de foto's voor het tijdschrift eerst. Werk daarna aan de foto's voor het boek. Prioriteiten stellen heeft alles te maken met doelen stellen en realistisch plannen.
Volg de training Plannen en organiseren!
Onrealistische planning
Veel mensen plannen te optimistisch of 'vergeten' bepaalde activiteiten in te calculeren. Als je een stuk moet schrijven, moet je informatie verzamelen en misschien nog wat telefoontjes plegen om dingen na te vragen. Als je dan alleen de tijd die je nodig hebt voor het schrijven inplant, dan kom je tijd te kort. Wees alert op het woordje 'even'. 'Even' een stuk schrijven, of 'even' de administratie doen duidt erop dat je niet hebt nagedacht over hoeveel uur de klus werkelijk kost.
Geen 'nee' durven zeggen
Vol is vol. En of de agenda vol is, bepaal jij zelf. Zeg "nee" tegen een klus als je vol zit of probeer een andere einddatum te bedingen. Een klus toch accepteren omdat je bang bent dat je anders een klant verliest, is contraproductief. Je raakt gestresst, je raffelt het werk af, je haalt ook deadlines voor andere opdrachtgevers niet. Kortom, chaos. In plaats daarvan kun je opdrachtgever ook laten weten dat je het heel jammer vindt, maar dat je de klus echt niet op zo'n korte termijn kunt doen. Wellicht kan de deadline iets opgeschoven worden?
Lees nogmaals de paragraaf Nee zeggen en vervolgens de artikelen Assertief omgaan met opdrachtgevers en Assertiever worden.
Ongeorganiseerde werkplek
Stapels papier op je bureau, een uitpuilende inbox, niet de dingen die je nodig hebt bij de hand... het zijn allemaal bronnen van ergernis en tijdverlies. Een goed georganiseerde werkruimte geeft rust in je hoofd en levert tijdwinst op.
Veel dingen tegelijk en door elkaar doen
Multitasken mag dan modern en efficiënt klinken, in de praktijk veroorzaakt deze manier van werken een vol hoofd, onrust en stress.
Advies 10:
Een goede tijdsindeling voorkomt veel stress. Als je vaak in tijdnood bent, bepaal dan de oorzaak daarvan.
Behalve een goede tijdsindeling is inspiratie een belangrijke factor om stress tegen te gaan.
Auteur: Ysolde Bentvelsen