BTW berekenen
Als je btw-plichtig bent, maar relatief weinig facturen ontvangt en uitreikt, dan kun je een eenvoudige btw-administratie voeren en je btw-aangifte opstellen met een spreadsheet.
Waarschuwing vooraf
Een spreadsheet is een flexibel hulpmiddel voor allerlei berekeningen, maar voor het voeren van een administratie is het niet het beste instrument. Je kunt er makkelijk fouten in maken, door een bedrag verkeerd in te vullen, een formule te verwijderen of onbedoeld aan te passen etc. Er zitten geen consistentiecontroles in, zoals bij het zogenaamde dubbel boekhouden in een professioneel boekhoudpakket.
Boekhouders en accountants ontraden daarom in het algemeen het gebruik van een spreadsheet voor een financiële administratie. Ze stellen het ook niet op prijs dat jij je administratie in een spreadsheet voert en dan bij hen inlevert met het verzoek de aangifte op te stellen. Als er fouten in zitten dan zijn ze namelijk uren bezig met het uitzoeken.
Toch stellen wij hier een voorbeeld voor een BTW-aangiftespreadsheet beschikbaar. In het allersimpelste geval van een startende freelancer met slechts enkele verkoopfacturen en enkele inkoopfacturen, die zelf zijn administratie voert en BTW-aangiftes doet, kan het toch van pas komen. Je kunt als vuistregel aanhouden dat je alleen een spreadsheet moet gebruiken als je administratie zo klein en eenvoudig is dat je de aangifte evengoed met pen, papier en een rekenmachine had kunnen maken.
Zodra je administratie uitgebreider of complexer wordt is het beter te kiezen voor:
- Je boekhouding bijhouden in een deugdelijk administratiepakket, óf
- Je boekhouding uitbesteden aan een administratiekantoor.
Spreadsheet voor BTW-aangifte
Download de Excel-spreadsheet. Maak één kopie van deze spreadsheet per aangifteperiode (meestal: per kwartaal).
1 Verkoopfacturen invoeren
Voer op het blad Verkoopfacturen van de spreadsheet alle verkoopfacturen in waarvan de factuurdatum valt in de aangifteperiode. Dit zijn de facturen die je uitreikt aan opdrachtgevers.
Je hoeft alleen het nummer van de eerste factuur van de aangifteperiode in te vullen in cel A2. De spreadsheet nummert de overige facturen automatisch door.
Neem per factuur het totaalbedrag exclusief btw per btw-tarief op. Dus:
- De som van alle bedragen exclusief btw waarop het hoge 21%-tarief van toepassing is (dit komt bij freelancers het meeste voor).
- De som van alle bedragen exclusief btw waarop het lage 9%-tarief van toepassing is (dit komt bij freelancers niet veel voor).
- De som van alle bedragen exclusief btw waarop het 0%-tarief van toepassing is, of die (in Nederland) niet met btw zijn belast (dit komt bij freelancers in bepaalde gevallen voor).
- De spreadsheet rekent dan automatisch de btw-bedragen en het totaal inclusief btw uit. Vergelijk deze totalen met de factuur. Als het goed is, komen ze tot op de cent nauwkeurig overeen.
2 Inkoopfacturen invoeren
Voer op het blad Inkoopfacturen van de spreadsheet alle inkoopfacturen in waarvan de factuurdatum valt in de aangifteperiode. Dit zijn de facturen van leveranciers die je betaalt.
Je moet bij elke factuur het factuurnummer en de datum invullen die erop staan vermeld.
Neem in de administratie per btw-tarief het totaalbedrag exclusief btw op. Dus:
- De som van alle bedragen exclusief btw waarop het hoge 21%-tarief van toepassing is en waarvan je de btw mag terugvragen.
- De som van alle bedragen exclusief btw waarop het lage 9%-tarief van toepassing is en waarvan je de btw mag terugvragen.
- De som van alle bedragen exclusief btw waarover je geen btw betaalt, en de bedragen inclusief btw waarvan je de btw niet mag terugvragen.
Let op: neem bij de stappen 1 en 2 alleen de bedragen op waarvan je de btw mag terugvragen. Zie Btw aftrekken op de website van de Belastingdienst. Bij twijfel kun je het navragen bij:
- De belastingtelefoon voor ondernemers (0800 - 0543)
- Je eigen administrateur of accountant
- Het forum van Lancelots
De Excel-spreadsheet rekent automatisch de btw-bedragen en het totaal inclusief btw uit. Vergelijk deze totalen met de factuur. Als het goed is, komen ze tot op de cent nauwkeurig overeen.
3 Aangifte omzetbelasting doen
Nadat je alle facturen van de aangifteperiode hebt ingevuld, staan op het blad Btw-aangifte de gegevens die je kunt overnemen in je aangifte btw.
De bedragen komen op dit blad komen niet tot op de cent overeen met het totaal van alle facturen, omdat ze op hele euro's worden afgerond. Dat moet zo van de Belastingdienst. Je mag de bedragen in jouw voordeel afronden, maar wij doen niet flauw en de spreadsheet rondt op de normale rekenkundige manier af.
Let op: kijk de gegevens, berekeningen en aangifte zorgvuldig na. Je bent zelf verantwoordelijk voor je aangifte.
4 Beperkingen van de spreadsheet
De spreadsheet voldoet uitsluitend in eenvoudige gevallen. We nemen aan dat:
- Je het factuurstelsel hanteert.
- Je geen kas (contant geld) en kasboek gebruikt.
- Je alleen leveringen of diensten verricht die belast zijn met 21, 6 of 0 procent btw.
- Je geen privégebruik aangeeft (misschien neemt je boekhouder of accountant bij de laatste aangifte van het jaar of in een suppletie-aangifte wel bepaalde correcties wegens privégebruik mee).
- De verleggingsregeling niet van toepassing is.
- Je geen zaken doet met het buitenland.
- De kleineondernemersregeling niet van toepassing is
- Je geen schattingen aangeeft.
- Je geen memoriaalboekingen hebt.
Indien jouw situatie afwijkt van deze aannames dan zul je de spreadsheet of de aangifte zelf moeten aanpassen, een uitgebreider boekhoudpakket moeten gebruiken of in overleg met je boekhouder of accountant een oplossing moeten zoeken.
4.1 Uitbreiden van de spreadsheet
In de spreadsheet is ruimte voor een beperkt aantal inkoop- en verkoopfacturen. Als je meer facturen hebt, dan zul je de spreadsheet zelf moeten uitbreiden (of overstappen op een boekhoudpakket). Om een factuur toe te voegen, kopieer je drie aaneengesloten rijen van één factuur. Daarna doe je op de regel onder de laatste factuur met de rechter muisknop: gekopieerde cellen invoegen. Pas na het toevoegen van facturen de sommeerformules onderaan de pagina aan, want die extra facturen moeten natuurlijk wel in de aangifte worden meegenomen.
Bronnen
- Inhoudelijk adviseur: RAAD Amsterdam
Auteur: René Pijlman