Een acquisitiegesprek is een gesprek tussen jou en een potentiële opdrachtgever, waarin je met elkaar kennismaakt. Jij vertelt over jouw werk als zelfstandige: Wat doe je? Wat is je expertise? Over hoeveel ervaring beschik je? De opdrachtgever informeert jou over zijn bedrijf en vertelt aan welke zakelijke dienst hij behoefte heeft. Naast kennismaken, heeft een acquisitiegesprek ook vaak als doel het binnenhalen van een opdracht. 

Hoe verloopt een acquisitiegesprek?

Het verloop van een acquisitiegesprek is grofweg in vier fasen onder te verdelen.

1. Voorbereiding

Wil je een acquisitiegesprek succesvol laten verlopen, dan is een gedegen voorbereiding vereist. Want hoe meer je weet over je potentiële opdrachtgever, des te gerichter je vragen zijn tijdens een acquisitiegesprek en hoe beter je op zijn wensen kunt inspelen. Verdiep je daarom vooraf in je gesprekpartner en zijn bedrijf. Bedenk eveneens wat hij van jou verwacht. Welke wensen heeft hij? Beschik je over genoeg kennis om zijn vakinhoudelijke vragen te beantwoorden? Maak tevens een checklist met vragen waarop jij absoluut antwoord wilt krijgen.

2. Opening

Het eerste deel van een acquisitiegesprek is bedoeld om elkaar af te tasten. Let daarom aan het begin vooral op het non-verbale gedrag van je gesprekspartner. Zeker wanneer jullie elkaar nog nooit ontmoet hebben; lichaamstaal vertelt je wat voor type persoon er tegenover je zit. Hoe je een acquisitiegesprek op een ontspannen en persoonlijke manier kunt beginnen, leer je in de training acquisitiegesprek voeren.

3. Middengedeelte (kern)

Het verzamelen van zoveel mogelijk informatie staat nu centraal. Je analyseert allereerst de behoeften en wensen van je gesprekspartner. Door middel van je voorkennis en door het stellen van vragen, breng je zijn wensenlijst in kaart. Vervolgens doe je je gesprekspartner een aanbod: je legt uit in hoeverre en op welke manier jij hem van dienst kunt zijn. In deze fase kun je veel vragen en kritische opmerkingen van een potentiële opdrachtgever verwachten. Probeer alle vragen zo gestructureerd en zo volledig mogelijk te beantwoorden.

4. Afsluiting

Een spannend moment in het acquisitiegesprek; je gesprekspartner velt een oordeel over jouw aanbod. Let ook nu wederom goed op de non-verbale signalen van je gesprekspartner. Kijk of wat hij zegt ook overeenkomt met zijn lichaamstaal. Wanneer hij bijvoorbeeld zegt dat hij jouw aanbod interessant vindt terwijl je twijfel bespeurt in zijn gezichtsuitdrukking, moet je dat bespreekbaar maken. Kun je hem echter niet overtuigen, accepteer dan de afwijzing en probeer niet met alle macht je gesprekspartner alsnog van gedachten te laten veranderen. Stemt hij in met je aanbod, maak dan concrete afspraken voor het vervolgtraject. Wil de opdrachtgever bijvoorbeeld een offerte ontvangen, vraag dan welke vragen hij in de offerte beantwoord wilt zien.

Welke rollen neem je tijdens een acquisitiegesprek aan?

In een acquisitiegesprek neem je verschillende rollen aan. Je bent acquisiteur, adviseur en vakexpert. De rollen vloeien in elkaar over. Ze vullen elkaar aan. Hoe je gemakkelijk van rol kunt wisselen, leer je in de training acquisitiegesprek voeren.

• Acquisiteur

Als acquisiteur heb je iets te verkopen; je presenteert je dienst zo goed mogelijk. Je verzandt echter niet in oeverloos wervend gebabbel, maar bent ten alle tijden gespitst op je gesprekspartner. Merk je dat hij behoefte heeft aan meer informatie, dan schakel je over naar de rol van vakexpert (deskundige). Bespeur je twijfel, dan stap je in de schoenen van adviseur/consultant en denk je met hem mee.

• Adviseur/consultant

Het kan zijn dat je gesprekspartner niet meteen zijn wensen en vragen helder kan verwoorden. Het is dan jouw taak om met hem mee te denken en te adviseren. Op deze manier krijg je al zijn vragen boven tafel.

• Vakexpert (deskundige)
  

Je weet alles van de dienst die je aanbiedt. Als vakexpert beantwoord je moeiteloos elke vraag en kun je inschatten voor welke zaken je gesprekspartner bij jou aan het goede adres is, en voor welke vragen hij bij een ander moet zijn.     

Waarop moet je letten tijdens een acquisitiegesprek?

Vragen stellen

Het is van belang dat je gedurende een acquisitiegesprek zoveel mogelijk informatie verzamelt; dan kun je bepalen of je iets voor je gesprekspartner kunt betekenen. Informatie verkrijg je door gedurende het gesprek de juiste vragen te stellen: open en gesloten vragen wissel je af met verdiepingsvragen (doorvragen). Wanneer je welke vraagtechniek toepast, leer je in de training Acquisitiegesprek voeren.

Luisteren

Door goed te luisteren naar je gesprekspartner, kun je de juiste vragen stellen en krijg je de benodigde informatie op tafel. Goed luisteren is meer dan alleen stil zijn. Je moet onder andere contact houden met je gesprekspartner (door bijvoorbeeld te knikken en 'humgeluiden' te maken), letten op zijn lichaamstaal (wanneer aarzelt hij) en onduidelijkheden in zijn verhaal opmerken.

Houding

De non-verbale communicatie is bij een acquisitiegesprek net zo belangrijk als de verbale. Toon daarom je betrokkenheid door je in te leven in je gesprekspartner en zijn situatie. Zorg dat je gesprekspartner je vertrouwt. Doe geen beloftes die je niet kunt waarmaken. Wees verder enthousiast. 

In welke valkuilen kun je trappen?

• Jij bent voortdurend aan het woord waardoor je gesprekspartner zijn verhaal niet (goed) kan doen. De kans bestaat dat je gesprekspartner zich genegeerd voelt.
• Je blijft vragen stellen, omdat je vergeet samen te vatten en conclusies te trekken. Je rondt een gesprek daardoor niet goed af.
• Je spreekt te uitvoerig over je eigen kunnen en successen. Dit zorgt voor irritatie en wantrouwen bij je gesprekspartner.
• Je maakt je concurrenten zwart. Dit zorgt voor een onprofessionele indruk.
• Je hebt van tevoren niet goed nagedacht over de onderhandelingsmarge (wat zijn je minimum- en maximumtarieven en voorwaarden) waardoor je te snel ja of nee zegt bij een tegenbod.

Aanbevolen websites

• Op Carrièretijger vind je uitleg over verschillende vaardigheden die van pas komen in een verkoopgesprek: vragen stellen, luisteren, doorvragen,  samenvatten en reflecteren en adviseren.

Geraadpleegde boeken

• Boomen, T. van den & Hoeflaken, W. van (2004) Handboek Freelancen. Uitgeverij Nieuwezijds.
  Handige tips voor ontmoetingen met opdrachtgevers in levende lijve.
• Jacobs, M. (2001). Opdracht binnen - het verkoopgesprek in de praktijk. Uitgeverij Samsom.
  Aan de hand van de meest voorkomende vragen van zijn managementcursisten, legt Martijn Jacobs uit hoe je een acquisitiegesprek goed doorloopt
• Kwakman, F. (2003). Acquireren (n)iets voor mij. Uitgeverij Academic Service.

Auteur: Janine Bruinooge