Home Starten Bedrijfsvoering Marketing Ontwikkelen Netwerken Forum
Home
 
U bent hier: Home Marketing Acquisitie Offerte Training Offerte maken Het wat, wanneer en waarom van een offerte

Het wat, wanneer en waarom van een offerte

Waarschijnlijk heb je zelf al tientallen keren een offerte aangevraagd. Denk maar aan de offerte van je zorgverzekering bij het wijzigen van een polis, of die van het houtbedrijf voor het leveren van de schutting. Zelf een offerte schrijven vraagt echter om andere vaardigheden dan het beoordelen ervan. Als schrijver is het in de eerste plaats belangrijk te weten wat een offerte nu precies is.

Wat is een offerte?

Communicatiebureau Wegwijs in het Onderwijs wil zijn kring van opdrachtgevers uitbreiden. Nu de prestaties van onderwijsinstellingen scherper in de gaten worden gehouden, lijkt het Wegwijs in het Onderwijs een goed moment om instellingen op het belang van een goed communicatiebeleid te wijzen. Wegwijs in het Onderwijs stuurt een groep onderwijsinstellingen per e-mail een document met daarin informatie over het communicatiebureau (communicatiespecialist in de onderwijsbranche), de diensten (opstellen van persberichten, organiseren van pr-activiteiten, eigen nieuws creëren) en een prijslijst. Dit met het doel het klantenbestand uit te breiden.

Bestudeer de casus en beantwoord de volgende vraag:

Wat denk je: kan het document van communicatiebureau Wegwijs in het Onderwijs worden beschouwd als een offerte? Zo ja, waarom? Zo nee, wat is het dan voor type document?

Antwoord:

Wegwijs in het Onderwijs stuurt zijn aanbod ongevraagd naar een groot aantal potentiële klanten. Hierdoor kun je het document eerder beschouwen als een verkoopbrief, oftewel 'direct mail'. Bij direct mail doe je een potentiële klant een aanbod zonder te weten of hij belangstelling heeft. Een offerte daarentegen, verstuur je meestal op verzoek. Je stemt je aanbod af op de specifieke situatie van een potentiële klant. Een offerte is een schriftelijke aanbieding van een of meerdere diensten of producten tegen een bepaalde prijs. 

Welke soorten offertes kun je onderscheiden?

Tegenwoordig is bijna alles te koop; waar kun je eigenlijk geen offerte van aanvragen? Ondanks de grote diversiteit in producten en diensten, onderscheiden we slechts een paar soorten offertes. 

Voer het volgende offerteonderzoek uit:

Stap 1
Denk terug aan het eerder genoemde voorbeeld van de zorgverzekering en het houtbedrijf. Van allebei ontving je een offerte. De eerste in verband met de wijziging van je verzekeringspolis, de tweede vanwege het leveren van een schutting. Waarin verschillen de offertes? Welk onderscheid kun je als eerste maken?

Antwoord:

Wat waarschijnlijk meteen opvalt is het verschil in aanbod. De zorgverzekering biedt een dienst aan, terwijl het houtbedrijf een product levert. Deze twee typen offertes heten respectievelijk dienstoffertes en productoffertes.    

Stap 2
Als consument maak je gebruik van verschillende diensten. Er bestaan dan ook verscheidene soorten dienstoffertes. Neem bijvoorbeeld de volgende diensten: het ontwerpen van een zomerhuis en het vervangen van een huisslot. Waarin verschillen de offertes van deze twee diensten? Welk onderscheid kun je als eerste maken? 

Antwoord:

De eerste dienst - het ontwerpen van een zomerhuis - onderscheidt zich vanwege het specialistische karakter. Een architect ontwerpt een zomerhuis op basis van de specifieke wensen van de toekomstige eigenaar. Het vervangen van een huisslot is voor een slotenmaker daarentegen een routineklus.

Er bestaan drie typen dienstoffertes:

Tip: Let op dat je niet gratis een heel projectplan aanbiedt in een offerte. Voor een projectvoorstel an sich kun je al een offerte maken en dan word je gewoon betaald voor het uitwerken.

  • Projectvoorstellen: zeer omvangrijke offertes die een voorgestelde aanpak van een project beschrijven. Het uitvoeren van een project beslaat meestal een lange periode en bij de uitvoering zijn meerdere bureaus/disciplines betrokken. De bedragen die in projectvoorstellen worden opgenomen, zijn meestal groot.
  • Maatwerkopdrachten: in dit type offerte staan diensten centraal die minder groots en omvattend zijn dan bij projectvoorstellen het geval is. Wel draait het hier evengoed om het aanbieden van een specialistische dienst: het aanbod is precies afgestemd op de situatie van een potentiële opdrachtgever.
  • Standaardopdrachten: deze offerte beschrijft een dienst die tot het standaardpakket van een freelancer behoort. Het ontwerpen van bijvoorbeeld een elektronische nieuwsbrief, is voor een grafisch vormgever een routineklus. Dit type offerte bevat daarom standaardpassages.

Stap 3
Ook van productoffertes bestaan er verschillende typen. Vergelijk de volgende producten: het leveren van hout voor een schutting en het op maat maken van een keukenkast. Welk verschil valt op?

Antwoord:

Ook bij productoffertes zorgt het specialistische karakter van het product voor onderscheid. Er bestaan twee typen productoffertes: 

  • Maatwerkproducten: deze offertes bieden unieke producten aan; producten die in veel gevallen speciaal voor de potentiële opdrachtgever worden ontworpen of worden aangepast. De leveringstijden van deze producten zijn vaak lang en de kosten zijn hoog. De offertes voor dit type product zijn omvangrijk; ze beschrijven het unieke karakter van het product.
  • Standaardproducten: in deze offerte staat een product centraal dat standaard tot het assortiment van een ondernemer behoort. Hij stemt alleen de hoeveelheid en het type product af op de wensen van een potentiële opdrachtgever. De offerte bestaat verder voornamelijk uit standaardpassages.

Als je moeite hebt met schrijven, schakel dan de hulp in van een grotere taalliefhebber. Stel samen de standaardpassages van een offerte op. Op die manier beschik je altijd over een goede basis.

Wanneer stuur je een offerte en wanneer niet?

Een offerte opstellen doe je niet in een half uur. Het is daarom goed om te weten wanneer het wel en niet zinvol is om een offerte te sturen; je wilt voorkomen dat je onnodig veel werk verricht.

In welke van de onderstaande situaties zou jij een offerte sturen?

  • Je hebt een acquisitiegesprek gevoerd waarna de potentiële opdrachtgever om een offerte heeft gevraagd. Je hebt het idee dat hij serieus belangstelling heeft voor jouw diensten en/of producten.
  • Een potentiële opdrachtgever belt je op nadat hij jouw website heeft bekeken. Hij wil van jouw diensten gebruikmaken, maar wil eerst een offerte ontvangen alvorens hij tot samenwerking overgaat.
  • Een potentiële opdrachtgever benadert jou nadat hij is getipt door een collega over jouw werk. Hij heeft belangstelling voor precies dezelfde soort dienst als zijn collega destijds had en vraagt om een offerte. Hoewel de vorige opdrachtgever tevreden was over je werk, kijk jij met minder plezier terug op die opdracht.
  • Een paar maanden na verzending van je mailing, reageert een bedrijf op jouw brief door om een offerte te vragen. In tegenstelling tot een paar maanden terug heb je het nu razend druk.

Heb je vier keer "ja" geantwoord, dan kun je gerust vaststellen dat jij tot de categorie 'gretige ondernemers' behoort. Zei je vier keer "nee, ik verstuur geen offerte", dan moet je je misschien afvragen of je niet te voorzichtig bent en kansen wel genoeg benut. De praktijk is echter nooit zo zwart-wit. Eigenlijk zou het antwoord in alle vier de gevallen moeten zijn "ja, mits..." of "nee, tenzij...". Want:

Een goede offerte is een offerte waarvan alle onderdelen nauw aansluiten bij een potentiële opdrachtgever. Dit vraagt in de eerste plaats om inleving in de situatie van een klant en je eigen freelancepraktijk. Wat wil een klant nu echt? En kan en wil ik dat ook bieden? Pas als je die vragen afdoende en overtuigd hebt beantwoord, kun je een goede offerte schrijven en heeft het zin om aandacht te besteden aan je schrijfvaardigheden. Wil je alvast wat inspiratie opdoen, lees dan de offertes van collega-freelancers.

  • Wanneer een potentiële opdrachtgever enthousiast is tijdens een acquisitiegesprek, betekent dat niet automatisch dat hij ook daadwerkelijk van jouw dienst gebruik wil maken. Als hij een offerte wenst, ga dan na welke vragen hij in de offerte beantwoord wil zien. Kan hij zijn vragen niet duidelijk verwoorden, stel dan geen offerte op. Hij weet dan namelijk niet precies wat hij van jou verwacht. Zijn de wensen wel duidelijk, dan kun je aan de slag. Je weet nu immers wat de klantvraag is.
  • Het is natuurlijk leuk dat iemand enthousiast is over jouw werk op basis van je website. Zonder een nadere kennismaking is het echter weinig zinvol om een offerte op te stellen. Niet alleen moet jij de potentiële opdrachtgever uitleg geven over jouw manier van werken, honorarium en voorwaarden, maar moet jij ook weten wat hij precies verwacht. Waar heeft hij precies behoefte aan? In welke situatie bevindt hij zich? Heeft hij al eerder van dit type diensten gebruik gemaakt? Zonder deze informatie-uitwisseling heeft het schrijven van een offerte weinig nut. Doe je dat wel, dan bestaat de kans dat de geïnteresseerde afhaakt omdat bijvoorbeeld de prijs van de dienst (ruim) buiten zijn budget valt.
  • Probeer nooit een opdracht binnen te halen waar je bij voorbaat al geen zin in hebt. Grote kans dat je de opdracht dan niet optimaal uitvoert en daardoor een slechte indruk achterlaat. En dat is allesbehalve goede reclame natuurlijk. In dit geval doe je er goed aan om het verloop van je vorige opdracht te analyseren: waar ging het mis? Wat heb jij als vervelend ervaren? Bekijk in hoeverre je het werk nu op een andere, betere manier bij de nieuwe opdrachtgever kunt uitvoeren. Bespreek die nieuwe voorwaarden met je toekomstige opdrachtgever en verwerk ze nauwkeurig in je offerte.
  • Het heeft weinig zin om een offerte te schrijven voor een dienst die je vanwege tijdsgebrek niet kunt leveren. Stuur daarom alleen een offerte als je de dienst in de gewenste periode ook kunt leveren. Anders schep je verwachtingen die je vervolgens niet waarmaakt. Bedank natuurlijk wel altijd een opdrachtgever voor de getoonde interesse.   

Hoe belangrijk is een offerte?

Haal jij opdrachten alleen binnen op basis van een offerte? Of hoef jij je klanten zelden zo’n schriftelijke aanbieding te doen? Kortom: hoe belangrijk is de offerte als verkoopinstrument voor jouw onderneming? Laat je mening achter in het forum en discussieer met collega-freelancers.

Ga verder naar hoofdstuk 2: het voorwerk. Leer wat je moet doen alvorens je begint met schrijven. 

Auteur: Janine Bruinooge 

http://www.lancelots.nl/marketing/acquisitie/offerte/training/wat-wanneer-waarom Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2018 ColofonAdverteren