Home Starten Bedrijfsvoering Marketing Ontwikkelen Netwerken Forum
Home
 
U bent hier: Home Marketing Marketingcommunicatie Training mailing 2. Mailing voorbereiden

2. Mailing voorbereiden

Voordat je aan de mailing begint, bepaal je - net als bij andere marketingcommunicatie-instrumenten - eerst je doel, je doelgroep en je boodschap. 

Bepaal jouw doel, doelgroep en boodschap aan de hand van de volgende vragen:

  • Doel: wat wil je bereiken met de mailing? Formuleer een meetbare en realistische (SMART) doelstelling, zoals: "met deze mailing wil ik binnen drie maanden honderd aanvragen voor een brochure verkrijgen." Dan kun je achteraf meten of de mailing een succes was.
  • Doelgroep: wie wil je aanschrijven? Bestaande of potentiële klanten?
  • Boodschap: waarmee wil je ze bereiken? Wat wil je vertellen? De boodschap in een digitale nieuwsbrief kan bijvoorbeeld zijn: "ik heb een nieuwe website (informerend) … bekijk hem via deze link (wervend)."

Doelstellingen worden vaak vaag en vrijblijvend geformuleerd als wensen, intenties, of goede voornemens. Met behulp van de SMART-formule kun je doelstellingen concreet maken. SMART staat voor:
Specifiek
Meetbaar
Acceptabel
Realistisch
Tijdgebonden

Nadat je het doel, de doelgroep en de boodschap hebt bepaald, bedenk je hoe je je boodschap wilt verpakken. Een mailing kan bestaan uit de volgende onderdelen:

  • Een brief.
  • Een envelop.
  • Een bijlage in de vorm van een flyer, brochure, folder, gimmick of catalogus.
  • Een antwoordmogelijkheid.

De verschillende onderdelen stem je goed op elkaar af en je let daarbij op je huisstijl. Een digitale mailing ziet eruit als een e-mail. Je hebt dan geen envelop nodig, maar je kunt wel aan bijlagen als e-flyers denken. Ook een digitale mailing stem je af op je huisstijl, bijvoorbeeld op de look&feel van je website.

De envelop is het visitekaartje van de papieren mailing. Zorg er daarom voor dat de envelop er aantrekkelijk uitziet en meteen interesse opwekt. Een mooie vormgeving die bij je huisstijl aansluit en een pakkende tekstregel heeft, maakt een groot verschil met een standaard witte envelop.

Post of digitaal?

Kies je voor een mailing per post of voor een digitale mailing? Beide opties hebben hun voor- en nadelen:

DigitaalPer post 
Relatief goedkoopPapier-, druk en portokosten
Snel te maken en te versturen        Afhankelijk van de post 
Afhankelijk van de techniek Prettig leesbaar, je hebt geen beeldscherm nodig 


Kijk nog eens naar de door jou ontvangen mailings, per post en per e-mail. Bedenk per optie nog minimaal een voor- en een nadeel.

Wat kies jij?
Loop de voor- en nadelen eens langs en bepaal welke optie voor jou het meest aantrekkelijk is.

Veel freelancers kiezen voor digitaal: de mailing is snel en goedkoop te produceren en te verzenden. Een groot nadeel is de afhankelijkheid van de techniek: heb je een goede mailing met een mooie opmaak en handige links gemaakt, klagen je ontvangers dat het onleesbaar is!

Ben je zelf genoeg technisch onderlegd om dit soort problemen op te lossen? Bij twijfel: begin er niet zelf aan, besteed het uit!

Uitbesteden

Zowel een mailing per post als een digitale mailing kun je geheel of gedeeltelijk uitbesteden. Bedrijven die in mailings gespecialiseerd zijn, kunnen alles overnemen: van het printen van de mailing tot het afleveren van producten. Heeft je mailing een niet al te hoge oplage, dan kun je het in eigen beheer doen en slechts enkele activiteiten uitbesteden, zoals:

  • Ontwerpen: vormgevers kunnen je brief, envelop of e-mail opmaken.
  • Schrijven: tekstschrijvers kunnen de tekst verzorgen.
  • Adressen: bij onder andere de Kamer van Koophandel kun je een selectie van adressen opvragen.
  • Drukken: voor een omvangrijke papieren mailing kun je bij een drukker terecht.
  • Handlen: in het adresseren, vouwen en insteken van een papieren mailing is een handlingbedrijf gespecialiseerd.
  • Verzenden: bij bijvoorbeeld PostNL kun je enveloppen laten bedrukken met een port betaald-aanduiding, je de mailing laten ophalen en verzenden.

Wil je onderdelen uitbesteden? Neem de volgende stappen:

  1. Bedenk welke onderdelen je wilt uitbesteden en welke je zelf wilt uitvoeren.
  2. Maak een begroting: hoeveel budget heb je beschikbaar?
  3. Vraag per onderdeel een offerte aan.
  4. Stel een heldere briefing op voor de uit te besteden onderdelen.

Adressenbestand

Een goed adressenbestand is een onmisbaar instrument in de marketingcommunicatie. Als freelancer bouw je zo'n bestand op. Houd het goed bij. Je kunt het gebruiken bij je relatiemanagement en hebt het nodig voor de verspreiding van je mailing.

Neem je adressenbestand onder de loep aan de hand van de volgende vragen:

  • Is je adressenbestand up-to-date?
  • Staan er geen dubbele adressen in?
  • Welke adressen uit je bestand wil je opnemen in je mailing?
  • Heb je toestemming om deze mensen te benaderen?
  • Welke adressen ontbreken in je bestand?
  • Hoe maak je je adressenlijst compleet voor je de mailing doet?

Een stapel visitekaartjes en het adresboek in je e-mailprogramma maken samen een aardig adressenbestand. Ook op facturen en offertes vind je adressen terug van je relaties.

Heb je weinig geschikte adressen in je bestand en wil je het groots aanpakken, dan kun je adressen huren of kopen bij bijvoorbeeld de Kamer van Koophandel. Ook kun je zelf extra adressen verzamelen uit telefoonboeken, de Gouden Gids, ledenlijsten van brancheverenigingen en op internet.

Het voordeel van een goed eigen bestand is dat je altijd mensen benadert die je al kent en die in principe bereid zijn met jou zaken te doen. Bovendien is de aanschaf van adressen niet gratis. Voor € 0,03 koop je een adres, maar met alleen een adres ben je er niet. Je maakt ook nog een selectie uit verschillende criteria, zoals regio, branche, grootte van het bedrijf of bedrijfsactiviteit, waar je voor betaalt. 

Responsverwerking

Kwaliteit of kwantiteit?
Maak een goede adresselectie: het gaat om de kwaliteit van je mailinglist en niet om de kwantiteit. Let bij de selectie op de kans op respons.

Een mailing versturen doe je niet zomaar. Je hebt een bepaald doel voor ogen en verwacht een bepaalde reactie van de ontvangers, bijvoorbeeld:

  • Het bestellen van een product of dienst.
  • Het aanvragen van informatie.
  • Het invullen van een enquête.
  • Het maken van een afspraak.

Ook als je doel puur informatief is, zoals bij een nieuwsbrief, moet je rekening houden met de respons. De ontvangers van jouw mailing verwachten dat jij daar iets mee doet. Iemand die de moeite neemt om te reageren op jouw mailing kun je niet laten wachten.

Een snelle reactie op respons is een voorwaarde voor het succes van je mailing.

Bereid je voor op respons:

  • Hoe wil je de reacties ontvangen: telefonisch, per post of per e-mail? Maak het zo gemakkelijk mogelijk voor de ontvanger om te reageren. Zorg voor een duidelijke vermelding van je telefoonnummer, post- of e-mailadres en eventueel voor een (gefrankeerde) retourenvelop.
  • Verwijs je naar een website voor meer informatie? Zorg er dan voor dat die up-to-date is voordat je de mailing uitdoet.
  • Reserveer tijd om telefoontjes of mailtjes te beantwoorden en afspraken te maken.
  • Bied je een bepaalde vervolgactie aan in je mailing, bijvoorbeeld de verzending van een product of toezending van meer informatie? Plan hiervoor voldoende capaciteit in: zorg dat je voldoende producten op voorraad hebt of dat je informatiepakketten klaar zijn voor verzending.

Evalueren

Na het versturen van een mailing en verwerken van respons, is het tijd om te evalueren. Wat heeft de mailing opgeleverd? Stel jezelf na iedere mailing minimaal de volgende vragen om inzicht te krijgen in het resultaat van je inspanningen:

  • Heb je je doel bereikt?
  • Hoeveel respons heb je gekregen?
  • Welke andere gevolgen heeft je mailing gehad?

Bedenk drie aanvullende vragen om je mailing mee te evalueren. 

Heb je zelf al eens mailings verstuurd? Kijk terug naar je antwoorden bij de evaluatieoefening aan het begin van deze training. Wat zou je voortaan anders doen?

Checklist voorbereiding

  • Bepaal je doel, doelgroep en boodschap.
  • Bedenk hoe je de boodschap wilt verpakken en verzenden (post of digitaal).
  • Stem de vorm af op je huisstijl.
  • Bepaal welke onderdelen je eventueel wilt uitbesteden.
  • Selecteer adressen en maak een verzendlijst.
  • Zorg voor een snelle responsverwerking.
  • Evalueer.

Nu je de mailing hebt voorbereid en keuzes hebt gemaakt, ben je klaar voor het schrijven van de mailing. Heb je besloten om het tekstwerk uit te besteden? Gebruik dan het volgende onderdeel als basis voor je briefing aan de tekstschrijver. 

Auteur: Irene Koot

http://www.lancelots.nl/marketing/marketingcommunicatie/mailing/voorbereiden Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2017 ColofonAdverteren