Interesse wekken

Met een mailing streef je een bepaald doel na. Je wilt dat de ontvanger je boodschap leest en er iets mee doet. Om dat te bereiken, moet je allereerst de interesse wekken van de ontvanger. Bedenk dat de ontvanger van jouw mailing meer post krijgt dan van jou alleen. Hoeveel post en junkmail gooi je zelf ongeopend weg?

Een duidelijke vormgeving en heldere tekststructuur maken een mailing gebruiksvriendelijk: 

• Nodig de ontvanger uit tot lezen: zorg voor een mooie vormgeving.
• Bied de ontvanger herkenning: kies een vaste opmaak van je mailing die aansluit op je huisstijl.
• Bied de ontvanger duidelijkheid: laat meteen weten waar het over gaat, zet de belangrijkste informatie bovenaan, op de envelop of in de onderwerpregel. Voorkom teveel aan informatie en houd je boodschap zo kort mogelijk.

Een goede mailing begint met de tekst op een envelop of in de onderwerpregel van een e-mail om de aandacht te trekken. De brief zelf is helder en pakkend geschreven, en geeft niet meer informatie dan nodig.

Een goede brief beantwoordt direct de eerste vragen van de ontvanger:
Wie stuurt mij dit?
Waarom wil ik dit lezen?

Schrijf in stappen

Schrijf een mailing op basis van de resultaten uit de vorige oefeningen van deze training. Maak eerst een globale opzet, bepaal welke onderdelen je in je mailing wilt gebruiken en schrijf de teksten per onderdeel uit.

In het voorbeeld vind je een opzet van een maandelijkse digitale nieuwsbrief.

1. Maak een opzet

Een handige manier voor het opstellen van commerciële teksten is de AIDA-methode:

• Attention: aandacht trekken. Dit doe je door middel van illustraties en de onderwerp- of kopregel.
• Interest: het belang van de lezer. Nadat je de aandacht van de lezer hebt getrokken, hangt het af van het belang van het onderwerp voor de lezer of hij of zij doorleest. Hier presenteer jij je aanbod.
• Desire: behoefte of verlangen. Met een aantrekkelijke beschrijving speel je in op de behoefte van de lezer.
• Action: actie. Je vraagt de lezer om een reactie en laat weten hoe hij of zij verder kan handelen.

Maak een opzet van je mailing volgens de AIDA-formule. Probeer aan elke letter een inhoudelijk element toe te voegen. Houd het simpel en vergeet niet je eigen creativiteit te gebruiken.

2. Kies de onderdelen

Een traditionele brief begint met een aanhef (de naam en het adres van de afzender, een groet en een aanspreking) en eindigt met een afsluitende groet met nogmaals naam en adres. Voor de ontvanger is het immers belangrijk om te weten wie de afzender is. Naast de aanhef en afsluiting kun je de volgende onderdelen gebruiken:

1. Illustratie.
2. Onderwerp- of kopregel: waar gaat de tekst over? Hiermee trek je de aandacht.
3. Inleiding: welk belang heeft de lezer bij dit aanbod / deze informatie?
4. Kern: Wat is het aanbod? Informeer en motiveer de lezer in enkele alinea’s over je product, dienst of nieuws
5. Slot: hier overtuig je de lezer om snel op je aanbod in te gaan.
6. PS: Wat moet de lezer doen?
7. Pay-off: opvallende afsluitende tekstregel.
8. Aan- en afmeldprocedure: hoe kan de ontvanger zich aan- of afmelden voor een digitale mailing? Bedenk dat je e-mails gemakkelijk kunt forwarden naar derden. Stimuleer dit en zorg dat onbekende lezers zich zelf kunnen aanmelden voor de volgende mailings.
9. Privacyverklaring: hoe waarborg jij de privacy van de ontvanger van een digitale mailing?

• Bepaal welke onderdelen je nodig hebt.
• Vul je opzet aan.

Privacy
De Wet Bescherming Persoonsgegevens stelt eisen aan de manier waarop organisaties omgaan met klantgegevens. In digitale mailings dien je een privacyverklaring op te nemen: een duidelijke omschrijving van je beleid om de privacy te respecteren. Je kunt dit eenvoudig doen door te vermelden dat je geen e-mailadressen ter beschikking van derden zult stellen, of (wanneer de verklaring lang is) door een link op te nemen naar de privacy policy op je website. 

3. Schrijf!

Werk je opzet uit tot de tekst van je mailing. De meeste lezers hebben weinig tijd: houd je tekst eenvoudig en zo kort mogelijk. De onderstaande tips kunnen je daarbij helpen:

• Gebruik eenvoudige woorden, geen vaktaal en geen overbodige plechtigdoenerij. 'Gaarne' is gewoon 'graag', 'betreffende' is gewoon 'over'.
• Maak je zinnen niet te lang en schrijf in de actieve vorm.  In plaats van "hierover zal spoedig contact met u worden opgenomen" schrijf je "ik neem spoedig contact met u op."
• Schrijf in blokken. Deel je kerntekst op in rubrieken of thema's en werk elk tekstblok apart uit in enkele regels.
• Controleer de spelling. Gebruik tijdens het schrijven de spellingscontrole in je tekstverwerkingsprogramma en laat je tekst aan iemand anders lezen voordat je de mailing rondstuurt. 

Succes!

Bronnen

Geraadpleegde boeken

• Janssen, D. (1996). Zakelijke Communicatie 2. Groningen: Wolters-Noordhoff.

• Floor, J.M.G., & Raaij, W.F. van (1995). Marketing-communicatie strategie. Stenfert Kroese.

Aanbevolen boeken

Wil je een digitale nieuwsbrief verzenden? Christien Roovers en Fransien Roovers hebben een boekje geschreven met praktische tips en een handige begrippenlijst:

• Roovers, C. & Roovers, F. (2005). CommunicatieWIJZER Digitale nieuwsbrieven. Wat kun je ermee en hoe pak je het aan? Uitgeverij Kluwer.

Auteur: Irene Koot