Een mailing ziet eruit als een brief. Je verstuurt hem per post of per e-mail. Je ontvangt ongetwijfeld regelmatig mailings van organisaties waar jij klant van bent. 

Heb je niet eerder een mailing verstuurd? Bekijk de mailings eens die je onlangs in je brievenbus of inbox hebt ontvangen en beantwoord de volgende vragen:

• Waaraan zie je meteen dat het om een mailing gaat?
• Wat zijn de overeenkomsten tussen de ontvangen mailings?
• Wat zijn de verschillen tussen de ontvangen mailings?

Heb je zelf al eens mailings verstuurd? Maak voor jezelf een korte evaluatie aan de hand van de volgende vragen:

De (digitale) nieuwsbrief is een bekende soort mailing. Het is een eenvoudig opgemaakte brief, bestaande uit een of enkele korte nieuwsberichten.

• Waar gingen de mailings over?
• Hoe vaak heb je mailings verstuurd?
• Heb je veel respons gekregen?
• Hoe waren de reacties?
• Wat heeft de mailing je opgeleverd?

Een belangrijk verschil tussen mailings en andere marketingcommunicatie-uitingen is dat mailings geadresseerd zijn. Ook hebben mailings vaak een responsmogelijkheid.

Analyseer:
∙ Op welke ontvangen mailings heb je gereageerd?
∙ Waarom heb je wel op deze en niet op andere mailings gereageerd?
∙ Hoe heb je gereageerd, bijvoorbeeld door middel van een antwoordbon?
∙ Hoe lang duurde het voor je reactie bevestigd werd?
∙ Hoe is de verzender aan je adres gekomen? 

Wanneer verstuur je een mailing?

Een mailing verstuur je niet zomaar. Net als bij andere soorten brieven, zoals een klachtenbrief of een verkoopbrief, heeft een mailing een aanleiding.

Bedenk drie situaties die jouw onderneming aanleiding geven voor het doen van een mailing.

Regelmaat
Voor ontvangers is het prettig om te weten hoe vaak ze bericht kunnen verwachten. Maak een haalbare planning voor jezelf en maak aan de ontvangers duidelijk wat de frequentie is van verzending.

Of je nu een nieuw product hebt ontwikkeld, een prijsvraag hebt gewonnen of nieuws hebt te melden: een mailing verstuur je met enige regelmaat. Hoe vaak je precies een mailing verstuurt, hangt van je doel en je onderneming af. Stuur vooral niet klakkeloos berichten rond om in de aandacht te blijven, dat kan irritatie opwekken. Irritatie is schadelijk voor je zorgvuldig opgebouwde naam en imago. Hoe vaak wil jij zelf berichten ontvangen van instanties waar je klant van bent? Houd dit in gedachten wanneer je jouw mailing stuurt. Bedenk ook dat een mailing maken en verzenden tijd kost, net als het verwerken van de respons. Heb je regelmatig nieuws, dan kun je een paar keer per jaar een mailing versturen, bijvoorbeeld maandelijks of tweemaandelijks. Voor de meeste eenmanszaken is eens per kwartaal een mailing versturen al voldoende.

Wat is je relatie met de ontvanger?

Een klachtenbrief of een verkoopbrief stuur je naar een persoon of bedrijf waarmee je een relatie hebt; je hebt er iets gekocht of verkocht. Bij een mailing hoeft dat niet het geval te zijn. Een mailing kun je (ook) naar personen en bedrijven sturen met wie je nog geen commerciële relatie hebt.

Wat vind jij ervan als je nieuws in je brievenbus of inbox tegen komt van een onbekende afzender?

Wetten en regels

Zomaar een mailing rondsturen hoort niet. Ook al vind jij de aanleiding nog zo belangrijk, de ontvanger kan het gevoel hebben dat je zijn of haar privacy schendt. Een professionele marketeer is op de hoogte van wetten en regels omtrent gegevensbestanden, zoals de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Telecommunicatiewet. Verdiep je als freelancer altijd eerst goed in de actuele regelgeving voordat je iets rondstuurt. Surf op internet naar de laatste nieuwtjes op dit gebied, of vraag advies aan een marketeer.

Twee belangrijke regels

• Voordat je nieuwe klanten een mailing per e-mail stuurt, heb je eerst hun expliciete toestemming nodig. Dit zogenaamde opt-in principe staat opgenomen in de Telecommunicatiewet.
• Verder dien je alle ontvangers een mogelijkheid te bieden om van je mailinglijst te worden verwijderd.

Een mailing is een brief, brochure of catalogus die je op basis van een adressenbestand verstuurt naar een bepaalde doelgroep. In het volgende onderdeel van deze training bereid je een mailing voor.

Auteur: Irene Koot