Hoera, een nieuwe opdrachtgever! Je acquisitie heeft goed uitgepakt. Maar wat als een nieuwe klant zich 'uit het niets' aandient, bijvoorbeeld iemand die op je website of een advertentie reageert? Hoe kom je erachter wat voor vlees je in de kuip hebt? Met behulp van deze checklist verklein je de financiële risico's.

Checklist nieuwe opdrachtgever

Tip
Wees zeer terughoudend als een bedrijf alleen maar een postbusnummer en 06-nummer opgeeft. Misschien heb je met een spookbedrijf te maken, een bedrijf dat in korte tijd veel goederen en diensten afneemt en dan met de noorderzon vertrekt.

• Maak eerst een afspraak voor een persoonlijk gesprek, waarbij je duidelijk maakt dat het wat jou betreft om een kennismakingsgesprek gaat. Houd het vrijblijvend. Spreek bij voorkeur af bij je potentiële nieuwe klant op kantoor. Je kunt hem dan niet alleen in de ogen zien, maar je ziet ook hoe zijn werkomgeving eruitziet.
• Als je aan dit gesprek een onaangenaam gevoel overhoudt - om wat voor reden dan ook -, ga dan niet met deze opdrachtgever in zee. Vertrouw op je intuïtie.
• Verloopt het gesprek plezierig? Mooi, maar zeg nog niets toe. Beloof dus ook nog geen offerte te sturen, zelfs al hebben jullie over een concrete opdracht gesproken. Stel je beslissing nog even uit, desnoods met een smoes, bijvoorbeeld dat je eerst moet navragen of een andere opdracht doorgaat. Zo creëer je tijd voor reflectie en onderzoek.
• Het kan zijn dat je de opdrachtgever wel vertrouwt, maar toch twijfelt of je de opdracht moet aannemen. Bijvoorbeeld omdat je je afvraagt of de opdracht wel bij je past. De checklist Opdracht aannemen kan je helpen.
• Ga je veel tijd en/of geld investeren in een opdracht, dan is het verstandig om eerst onderzoek te doen. Informeer bijvoorbeeld eens bij collega-freelancers. Zij kunnen een goede informatiebron zijn.
• Uit het online Handelsregister kun je tegen een kleine vergoeding belangrijke informatie halen - als het bedrijf daar ingeschreven is. Vooral de uittreksels en jaarrekeningen zijn interessant. In het uittreksel (€ 2,50) kun je zien wat de bedrijfsactiviteit en de rechtsvorm van het bedrijf zijn. Daarnaast staat erin wie de bestuurders zijn en wie er bevoegd zijn om te tekenen. Dat laatste is erg belangrijk. Als je een contract aangaat met iemand die geen tekenbevoegdheid heeft, kan het bedrijf zich namelijk beroepen op ongeldigheid van het contract. De jaarrekening (€ 2,90) gebruik je om te controleren of het bedrijf solide is.
• Voor BV's, VOF's en bepaalde eenmanszaken (afhankelijk van de branche) is inschrijving in het Handelsregister verplicht. Noemt je nieuwe opdrachtgever zijn bedrijf een BV, maar staat dat bedrijf niet in het Handelsregister, dan klopt er dus iets niet!
• Staat het bedrijf niet ingeschreven bij het Handelsregister, probeer dan om het woonadres van de eigenaar te achterhalen. Als je straks je geld niet krijgt en het fraaie kantoor slechts een façade blijkt, dan weet je waar je een deurwaarder naartoe moet sturen.
• Is het bedrijf in Nederland gevestigd? Zaken doen met een bedrijf in het buitenland brengt meer risico's met zich mee. Als de opdrachtgever niet betaalt, moet je een incassoprocedure starten. Incasso's in het buitenland zijn ingewikkeld en erg duur.
• Staan alle lichten op groen? Neem dan nog wel een voorzorgsmaatregel in acht wat de facturering betreft. Vooral als het om grote bedragen gaat, is het verstandig om met een nieuwe opdrachtgever af te spreken dat hij bij aanvang van de opdracht een gedeelte betaalt en bij afronding de rest. Dit geldt zeker als je werk doet voor een jonge onderneming waarvan de levensvatbaarheid onzeker is of voor een bedrijf in het buitenland. Bij een langlopende opdracht is het verstandig om maandelijks of zelfs wekelijks te factureren. Is er sprake van wanbetaling, dan kun je tussentijds de werkzaamheden staken.

Bronnen

• 'Gemakkelijk klanten checken' in Kamerkrant voor ondernemend Utrecht, oktober 2006
• Website van de Kamer van Koophandel.

Auteur: Marieke van Osch

Inhoudelijk adviseur: Olaf van der Linden, advocaat