Net zoals de eerste indruk belangrijk is, is ook de laatste dat. Besteed daarom eveneens aandacht aan de afronding van een gesprek. Het gesprek samenvatten, concrete vervolgafspraken maken en een korte social talk: het zijn allemaal elementen die bijdragen aan een goed afscheid.

Leer goed af te ronden
Als freelancer voer je regelmatig allerlei zakelijke gesprekken. Variërend van een acquisitiegesprek, tot aan een korte werkbespreking of presentatie. Bij al die ontmoetingen neem je op een gegeven moment afscheid van je gesprekpartner. Hou eens twee weken bij op welke manieren je een gesprek afrondt. Schrijf je bevindingen op. Bedenk vervolgens met behulp van de checklist of je meer uit je afronding kan halen.

Afscheids-checklist

• Als het aanbod op tafel ligt en je de eventuele bezwaren hebt besproken, is het een goed moment om het acquisitiegesprek kort samen te vatten. Zet nog even op een rijtje wat de wensen van je gesprekspartner zijn en loop nog even je aanbod door. Eventuele onduidelijkheden komen zo nog aan het licht.
• Of een opdrachtgever nu "ja" of "nee" tegen je aanbod zegt, blijf beleefd en behoud het initiatief. Maak concrete vervolgafspraken. Dit kan het maken van een offerte zijn of het toesturen van nadere informatie. 
• Het is belangrijk dat je het gesprek duidelijk afrondt en daarbij het initiatief neemt. Zo breng je de ander niet in verlegenheid als hij een eind aan het gesprek wil maken, maar je ook niet bot wil weg sturen. Dit kun je doen met een simpel bedankje. "Meneer Roelofs, ik vond het een prettig gesprek. Het was leerzaam om met u van gedachten te wisselen."
• Als je het gesprek formeel hebt afgesloten, is het tijd voor heel korte social talk. Maak een klein grapje. Als de handen zijn geschud, verlaat dan rustig het pand. 

Maak jezelf niet blij met een dode mus

Als jij vraagt: "Zal ik een offerte voor u maken?" en de ander zegt "Ja hoor, doe maar", denk jij dan: "Fijn, ik mag een offerte schrijven! Ik heb een vervolg uit het gesprek gesleept"? Vraag jezelf af wat de waarde daarvan is. Wil de ander van het gesprek af en je ook niet teleurstellen dan kan hij heel makkelijk toezeggen dat hij je offerte gaat bekijken: uitstel van executie voor hem, maar misschien een zinloze bak werk voor jou. Maak het de klant niet te makkelijk en vraag door: "Goed, die ga ik voor u schrijven. Mag ik vragen waar u dan vooral naar gaat kijken?" Zo dwing je hem nog eens stil te staan bij de vraag of hij wel echt een offerte van je wil.

Vraag om duidelijkheid als een opdrachtgever vaag blijft wat betreft zijn intenties. Je kunt dan een vraag stellen als: "Zal ik dan met de voorbereidingen aan de slag gaan?" of "Zal ik ons gesprek samenvatten in een offerte?" Als je die vraag stelt, is het belangrijk dat je daarna vooral stil bent. Wacht zijn reactie rustig af. Ga bijvoorbeeld niet je aanbod opeens wijzigen omdat je gesprekspartner niet direct enthousiast reageert.

• Ga verder naar hoofdstuk 7: De afloop. Ontdek wat je moet doen bij thuiskomst.

Auteur: Janine Bruinooge