Geen enkele freelancer zal compleet blanco aan een acquisitiegesprek beginnen. Iedereen verricht wel wat voorwerk; zoekt het een en ander op over zijn gesprekspartner. Een goede voorbereiding behelst echter meer; je moet niet alleen een potentiële opdrachtgever onder de loep nemen, maar ook jezelf. Heb jij genoeg in huis om aan alle wensen van een klant te voldoen? Als je je zowel vakinhoudelijk als mentaal voorbereidt op het contact met een opdrachtgever, kom je beslagen ten ijs.

Iedereen bereidt zich op zijn eigen manier voor op een acquisitiegesprek. Om je voorbereiding te verbeteren – en daarmee een acquisitiegesprek soepeler te laten verlopen –, moet je op zoek gaan naar je blinde vlekken in je voorbereiding. Denk daarom eens terug aan een belangrijk, zakelijk gesprek dat je eerder voerde. Dat kan een acquisitiegesprek zijn, maar ook een sollicitatiegesprek of een onderhandeling over de arbeidsvoorwaarden (toen je nog een baan in loondienst ambieerde).

Voorbereiding

• Welke informatie had je van tevoren op papier gezet? Wist je bijvoorbeeld hoe de bedrijfsstructuur in elkaar stak?
• Had je nagedacht over het verloop van het gesprek? Had je een opzet gemaakt?

Tijdens het gesprek

• Op welke vragen wist je tijdens het gesprek geen antwoord? Had je dat kunnen voorkomen?
• Wat was je houding tijdens het gesprek? Luisterde je voornamelijk of voerde je veelal zelf het woord?
• Hoe presenteerde je jezelf? Kon je dit zonder haperingen doen? Kon je gesprekspartner je verhaal volgen? Of verviel je in jargon?
• Hoe ging je om met tegenargumenten? Reageerde je rustig of nam je meteen een defensieve houding aan? Was je in staat je eigen argumenten goed te formuleren?
• Hoe ging je om met je zenuwen?

Enkele tips voor een efficiënte voorbereiding

1. Breng in kaart wie je opdrachtgever is. Zoek bijvoorbeeld uit in welke branche zijn bedrijf opereert, wie zijn klanten en concurrenten zijn en welke ontwikkelingen er spelen. Achterhaal informatie over je gesprekpartner: welke functie bekleedt hij precies en wat is zijn achtergrond (opleiding, werkervaring et cetera). Informatiebronnen kunnen zijn:

• De brochures, jaarverslagen en website van een potentiële opdrachtgever.
• Krantenartikelen en publicaties in vakbladen.
• Het register van de Kamer van Koophandel.

Let op!
Als je een afspraak maakt voor een acquisitiegesprek, probeer er dan achter te komen of je gesprekspartner ook beslissingsbevoegdheid heeft. Je weet dan of hij degene is die de knoop doorhakt, of dat jouw aanbod eerst nog aan anderen moet worden voorgelegd. Weten wie beslissingsbevoegdheid heeft, helpt je misverstanden en teleurstellingen te voorkomen, omdat je gesprekspartner de beslissing weer blijkt uit te moeten stellen. Dit zal met name van belang zijn als je in gesprek gaat met grotere organisaties. 

2. Verplaats je in je gesprekspartner. Probeer je voor te stellen met welke moeilijkheden hij worstelt. Welke ontwikkelingen zijn er bijvoorbeeld momenteel in zijn branche gaande? Waar denk je dat je opdrachtgever behoefte aan heeft?

3. Gebruik de informatie die je hebt gevonden om je aanbod af te stemmen op de wensen van je gesprekspartner. Probeer al vast enkele concrete voorstellen op papier te zetten. Je hoeft ze niet per se precies zo tijdens het gesprek te presenteren. Het kan ook als voorbeeld dienen voor wat jij allemaal in huis hebt. Het zorgt er bovendien voor dat je zelf je aanbod kritisch kunt toetsen. Stel je zelf de vraag: "Als een opdrachtgever dit wil, kan ik dat ook bieden?" Het is altijd goed om verschillende oplossingen aan te dragen voor een probleem, bijvoorbeeld een minimale en een maximale variant. Verder kun je voorbeelden verzamelen van soortgelijk werk dat je hebt verzet voor andere opdrachtgevers.

4. Bedenk welke relatie je met deze opdrachtgever wilt aangaan. Hoop je er een eenmalige klus uit te slepen, of zie je mogelijkheden voor een langlopende samenwerking? De soort zakelijke relatie die je wenst, heeft gevolgen voor je aanbod en houding tijdens een gesprek. Als je bijvoorbeeld inzet op een langdurige samenwerking, is het slim om minder te focussen op de prijs en meer op de context van de opdracht: te kijken welke acties (stappen) uit deze opdracht kunnen voortvloeien en hoe jij daar goed op kunt inspelen.

5. Zet alvast het verloop van het gesprek op papier. Je kunt bijvoorbeeld je vragen in een logische volgorde opstellen. Als je weet wanneer je wat wilt bespreken, schakel je makkelijker tussen onderwerpen en rollen (zie hoofdstuk 2) in een gesprek dan wanneer je dat niet doet. Zonder een duidelijke opbouw bestaat de kans dat je van de hak op de tak springt. Het is verstandig om rekening te houden met verschillende scenario's. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat je het gesprek opeens met meerdere mensen voert en niet met één persoon zoals je had verwacht. Je kunt je echter niet op alles voorbereiden. Enige flexibiliteit is nodig als een gesprek niet verloopt zoals je had gepland.  

• Ga verder naar hoofdstuk 2: De verschillende fasen en rollen. Ontdek welke rol je aanneemt tijdens de verschillende gespreksfasen.

Auteur: Janine Bruinooge