Ondernemers en rechtspersonen in Nederland moeten zich binnen een week vóór of na vestiging van hun onderneming inschrijven in het handelsregister. Je kunt je via de Kamer van Koophandel tegelijkertijd ook bij de Belastingdienst  laten registeren.

Wie moet zich inschrijven?

De inschrijvingsverplichting geldt ook voor de zelfstandige zonder personeel (zzp'er), mits die aan de door de Wet op het Handelsregister opgestelde criteria voldoet (zie kader).

Criteria voor een onderneming
De Kamer van Koophandel heeft als criteria voor een onderneming dezelfde als die de Belastingdienst hanteert voor de omzetbelasting (btw).

1. Er worden goederen of diensten geleverd
2. De ondernemer vraagt meer dan een symbolische vergoeding voor de goederen of diensten
3. De ondernemer neemt deel aan het normale economische verkeer en doet dat ook geregeld (duurzaamheid)
4. Er is een organisatie van arbeid en kapitaal
5. Er is sprake van meer dan één opdrachtgever/ afnemer (zelfstandigheid)
6. De ondernemer heeft de vrijheid om de werkzaamheden naar eigen inzicht te verrichten

Als niet duidelijk genoeg is of je op basis van deze criteria als ondernemer wordt aangemerkt, neemt de KvK ook nog in aanmerking hoeveel tijd je in je onderneming steekt. Dat moet in principe minstens 15 uur per week zijn.

Vroeger werd een uitzondering gemaakt voor vrije beroepsbeoefenaars (bijvoorbeeld redacteuren of organisatieadviseurs), maar dat is niet meer het geval! Sinds juli 2008 is de inschrijving ook voor vrije beroepsbeoefenaren verplicht.

Houd er rekening mee dat je wanneer je je niet inschrijft, terwijl dat wel zou moeten volgens de regels van de KvK, je dat een boete van Justitie kan opleveren.

Hoe schrijf je je in?

Je kunt je bedrijf inschrijven via de website van de Kamer van Koophandel. Je moet je vervolgens wel  wel persoonlijk inschrijven en je moet je legitimeren aan de balie. Neem dus een geldig legitimatiebewijs mee. Daarnaast kan je om aanvullende documenten gevraagd worden (bijvoorbeeld een huur- of franchiseovereenkomst).

Vraag zodra je je hebt ingeschreven meteen één of meerdere uittreksels uit het handelsregister aan. Je hebt ze onder meer nodig voor de bank als je krediet wilt aanvragen, voor de belastingdienst, voor je domeinregistratie of als je een bedrijfsruimte wilt huren.

Ook de belastingdienst

Tegenwoordig hoeft een ondernemer zich alleen nog bij de Kamer van Koophandel aan te melden. Die registreert in één keer de gegevens voor zowel de Kamer van Koophandel als voor de Belastingdienst. Je ontvangt direct je KvK-nummer en (indien van toepassing) je btw-identificatienummer.

Binnen ongeveer een week ben je opgenomen in de Belastingdienstsystemen, je ontvangt dan een bevestiging van het btw-nummer. Je hoeft dus geen apart Belastingdienstformulier meer in te vullen.

Kosten

Voor de inschrijving van een nieuwe onderneming betaal je een eenmalige inschrijfvergoeding. Er zijn geen jaarlijkse kosten.

Privacy en ongewenste reclame: bescherm je adres

Je gegevens in het handelsregister zijn openbaar. Ze zijn zelfs op Google Maps te vinden. Je gegevens worden opgevraagd door allerlei partijen, die ermee bedrijvengidsen vullen, reclame toesturen, etc. Voor jou als freelancer, die vanuit huis werkt, kan dit erg vervelend zijn, omdat je bedrijfsadres in het handelsregister ook je privéadres is.

Als je je onderneming inschrijft in het handelsregister, kun je direct laten weten dat je je adres wilt beschermen. Je gegevens worden dan niet meer verstrekt aan afnemers van het Handelsregisterbestand die communicatiegegevens willen gebruiken voor mailingdoeleinden. Als je pas ná inschrijving je adres beschermt, zijn je gegevens al bij veel bedrijven opgenomen in hun databestanden.

Handelsregisternummer: verplicht vermelden

Bij je inschrijving krijg je een door de Kamer toegewezen landelijk uniek nummer, het handelsregisternummer.

Je bent verplicht het handelsregisternummer te vermelden op al je briefpapier, facturen, offertes, orders, opdrachtbevestigingen, website en e-mails. Deze verplichting vloeit voort uit de Handelsregisterwet 2007, artikel 27, lid 1:

"De volgende in het handelsregister ingeschreven ondernemingen of rechtspersonen zorgen ervoor dat op alle van die onderneming of die rechtspersoon uitgaande brieven, orders, facturen, offertes en andere aankondigingen, met uitzondering van reclames, is vermeld onder welk nummer deze in het handelsregister is ingeschreven"

Onder "andere aankondigingen" vallen ook je website(s) en e-mails (bron: Memorie van Toelichting op de wijziging van dit wetsartikel per 1 januari 2006).

Indeling in branche: SBI-code

Elke onderneming krijgt bij inschrijving een zogenaamde SBI-code, zodat aan jouw inschrijving in het handelsregister is af te lezen in welke branche je opereert. Soms is het niet duidelijk onder welke categorie jouw bedrijf valt, zeker als je écht iets nieuws gaat doen. Dit kun je voorkomen door vooraf de SBI-codering door te nemen en zelf je positie te bepalen. Onder welke branche vind jij dat je hoort?

De SBI-code die de Kamer van Koophandel registreert is gebaseerd op de zogenaamde Standaard BedrijfsIndeling (SBI) van het CBS. Dit is een hiërarchische indeling van economische activiteiten die weer is gebaseerd op de wereldwijde NACE codering.

Auteurs: Vera van Dijk en Mariëlle de Groot