Home Starten Bedrijfsvoering Marketing Ontwikkelen Netwerken Forum
Home
 
U bent hier: Home Bedrijfsvoering Bedrijfsruimte Vergaderplek huren

Vergaderplek huren

Als je vanuit huis werkt of vanuit een klein kantoor, kom je soms ruimte tekort. Gelukkig kun je ook buiten de deur vergaderen. Daar zijn veel mogelijkheden voor.

Waar kun je een vergaderplek huren?

Toets het woord "vergaderruimte" in in Google en je krijgt ruim 80.000 hits. Er zijn namelijk vele aanbieders in de markt. In vrijwel iedere plaats, prijscategorie en uitstraling zijn er geschikte locaties te vinden.

  • Hotels, gespecialiseerde vergadercentra, congrescentra, buurthuizen, theaters, landgoederen, stations en soms zelf gemeentehuizen: ze verhuren allemaal vergaderruimtes.
  • Spreek je af met twee of drie mensen, dan kun je overwegen om voor een rustig café te kiezen.
  • Als je een kantoor huurt in een bedrijfsverzamelgebouw, kun je waarschijnlijk in het pand zelf iets huren.

Wat zoek je?

Wie met minder voorzieningen en luxe genoegen wil nemen, kan behoorlijk veel geld besparen door te kiezen voor een budgetlocatie, zoals een laaggeprijsd vergadercentrum of buurthuis. De uitstraling is dan wel aanmerkelijk minder professioneel.

Wil je indruk maken op een opdrachtgever, kun je ervoor kiezen een luxe locatie te huren. Luxe locaties zijn bijvoorbeeld beschikbaar in viersterrenhotels hotels, kastelen, landhuizen of de duurdere vergadercentra.

Als je veel voorzieningen nodig hebt, kun je kiezen voor een gespecialiseerd vergadercentrum. Je kunt daar naast printen, kopiëren en een overheadprojector, beamer en flip-over huren. Ook veel hotels bieden service op dit gebied. Soms zijn een deel van de voorzieningen bij de prijs inbegrepen, soms moet je ze er los bij reserveren en betalen. 

Wil je lunchen bij je vergadering, en hoe luxe moet dat zijn? Belangrijk in de totale kosten voor de locatie zijn de kosten van de catering. Daar horen ook basics als koffie en thee bij. Vraag daarom altijd een volledige prijsopgaaf voordat je definitief reserveert.

Je kiest natuurlijk een plek uit die voor alle deelnemers goed bereikbaar is. Als je vergadert met mensen uit verschillende hoeken van het land, boek dan een ruimte aan een snelweg of vlakbij een treinstation.

Hoe gaat het huren van een vergaderlocatie in zijn werk?

  • Maak een afspraak met de verhuurder om de locatie te bezichtigen /voor een korte rondleiding. Doe dit in ieder geval als het gaat om een belangrijke vergadering.
  • Als je je keuze hebt gemaakt vraag je vooraf om een prijsopgaaf. Vergeet niet om ook de extra´s mee te begroten, zoals een beamer en een flipover.
  • Je reserveert door een optie te nemen. Vraag vooraf wanneer de optie bevestigd moet worden. Voor de uiteindelijke bevestiging kun je kosteloos annuleren. Daarna zul je een deel van de kosten moeten betalen.
  • Veel aanbieders werken met offertes. Ze werken jouw aanvraag uit en faxen of sturen die naar je toe. Kijk ook naar de voorwaarden waaronder je de boeking ongedaan kunt maken. Als je tekent is de reservering rond.

Wat doen andere freelancers?

Op zoek naar iets speciaals of gebonden aan een budget? Vraag rond in je netwerk of in het forum naar goedkope of juist hele bijzondere plekken.

Auteur: Mariëlle de Groot

http://www.lancelots.nl/bedrijfsvoering/bedrijfsruimte/vergaderruimte Sitemap © Copyright Applinet B.V. 2004-2018 ColofonAdverteren